Online Terminkalender DSGVO-konform nutzen

Die Online Terminvereinbarung wird für viele Unternehmen immer interessanter. Schon kleine Selbstständige nutzen praktische Buchungssoftwares mit integriertem Online Terminkalender.

Der Grund: Es spart eine Menge Arbeit und Verwaltungsaufwand und Kunden lieben es, für ihre Termine nicht zum Hörer greifen zu müssen. Trotzdem gilt auch hier die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, die zur rechtssicheren Nutzung von Online Buchungssystemen eingehalten werden muss.

Kurz zusammengefasst - Was ist die DSGVO?

Die Datenschutz Grundverordnung, kurz DSGVO, gehört zu den europaweiten Verordnungen. Dort wird hauptsächlich der Umgang mit personenbezogenen Daten geregelt. Sie ist seit dem 25.05.2018 in Kraft. Unternehmen mussten sich teils extrem umstellen und jederzeit in der Lage sein, die Rechtmäßigkeit ihrer Datenverarbeitungen nachzuweisen.

Warum ist eine Terminvereinbarungssoftware nützlich?

Wer als Kunde etwa in einem Friseursalon einen Termin haben wollte, musste zu gegebenen Öffnungszeiten im Salon anrufen und einen Termin vereinbaren. Gleiches gilt auch für Arztpraxen und andere Unternehmen, die nach Terminen arbeiten.

Auch Seminarplätze oder Ähnliches mussten per Mail oder Telefon reserviert und gebucht werden. Umständlich, kennt doch jeder die teils schwierige Erreichbarkeit gestresster Firmen.

Eine Terminbuchungssoftware übernimmt an dieser Stelle und ermöglicht den Online Termin für Kunden. Das Unternehmen stellt freie Termine online zur Verfügung, der Kunde kann sich seinen Wunschtermin oder Seminarplatz einfach selbst aussuchen und verbindlich buchen. Und das zu jeder Zeit, ohne Anruf von unterwegs aus oder Zuhause binnen weniger Sekunden.

Praktisch für den Kunden, aber vor allem für das Unternehmen. Hier bedarf es keiner Mitarbeiter mehr, die zusätzlich zu ihrer Arbeit Anrufe entgegennehmen müssen. Oder E-Mails hin und her schicken müssen, um auf den für den Kunden passenden Termin zu kommen. Der Online Terminplaner übernimmt bisher gewohnte Geschäftsabläufe!

Beinhaltet die Terminbuchungssoftware sogar eine Terminerinnerung für den Kunden für seinen bestehenden Termin, kommt es zudem zu weniger Terminausfällen.

Verwaltet werden die offenen oder belegten Termine und Zeiten vom Unternehmer oder Administrator selbst. Eine Mitarbeiterbesprechung am Montag Vormittag? Einfach blocken und Termine erst wieder ab Mittag freigeben! Schön und gut, aber ist das rechtlich auch in Ordnung? Ja!

Kundendaten für die Online Terminbuchung erheben – was sagt die DSGVO dazu?

Die Erhebung und Verarbeitung von Kundendaten wird streng in der DSGVO geregelt. Beides ist generell erlaubt, sofern der Kunde dies erlaubt. Ist dies der Fall, so kann der Unternehmer in der Online Buchungssoftware, die Daten des Kunden erfassen (vrgl.: Art. 6 Abs. 1 lit. a&b DSGVO).

Natürlich dürfen nicht willkürlich alle Daten einfach so erfasst werden. Wichtig ist, dass die erhobenen persönlichen Daten des Kunden, zum benötigten Zweck passen.

Wird etwa der eingestellte Termin für ein Telefongespräch gebucht, so ist es nicht notwendig, die Adresse des Kunden zu erfassen. Bei einer Warenanlieferung hingegen kann die Erfassung der Kundenadresse notwendig sein.

Online Terminkalender einrichten und bewerben – darf ich das?

Wer auf den Zug der Online Terminvereinbarung aufspringt, möchte dies natürlich so schnell wie möglich unter seinen Kunden bekannt machen! Dann doch einfach eine Rundmail an alle Kunden schicken, oder? "Hey, wir haben einen Online Termin für Sie!"

Lieber nicht! Per Mail oder Telefon dürfen Kunden nur dann kontaktiert werden, wenn diese vorher darin eingewilligt haben (Opt In / Double Opt In). Und dabei handelt es sich nicht nur um klassische Werbemails – bereits Info-Mails über Neuerungen mit Firmenlogo reichen aus, um eine Abmahnung zu riskieren.

Besser: Über die Neuerungen zur Terminbuchung für Kunden lässt sich beispielsweise über soziale Netzwerke informieren. Hier können sogenannte "Biographie-Links" oder sonstige Link-Möglichkeiten genutzt werden, um Endkunden einen einfachen Einstiegspunkt in die eigene Terminbuchungssoftware zu ermöglichen.

Gleichzeitig kannst du den eigenen Google MyBusiness Eintrag nutzen, um ebenfalls in den Suchergebnissen deinen Kunden sofort deine Dienstleistung zur Buchung freizugeben.

Der große nutzen einer DSGVO-konformen Terminvereinbarungssoftware besteht jedoch in der Integration mit deinen Endgeräten. So kannst du z.b. deinen eigenen DSGVO-konformen Kalender in dein Smartphone oder Tablet schnell und einfach einbinden und so auch von unterwegs Termine verwalten.

Oder: Im persönlichen Gespräch beim Kunden können diese ebenfalls auf die neue Funktion im Unternehmen informiert werden.

INFO: Opt In Kästchen mit dem Hinweis: „Hiermit willige in die Verarbeitung meiner Daten zur Online Terminvereinbarung ein“ schadet nicht und sichert ab. Rechtlich erforderlich ist es aber nicht!

Was jedoch zwingend erforderlich ist, um die Online Terminbuchung DSGVO konform zu gestalten: Ein Hinweis auf die Verarbeitung der Daten. Dieser muss zwingend für den Kunden ersichtlich sein. Ein vorab eingestelltes Opt In genügt auf keinen Fall, kann aber zusätzlich verwendet werden.

Hinweis für den Kunden:

„Ihre Daten werden im Rahmen unserer Datenschutzvereinbarung (inkl. Link zur Datenschutzvereinbarung der Website) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Terminvereinbarung verarbeitet“.

DSGVO – Weitervergabe von Daten an Dritte

Für die Weiterverarbeitung der Kundendaten über einen Dritten, muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen werden. Der Dritte muss den Anweisungen des Unternehmens Folge leisten und beispielsweise Kundendaten löschen, wenn es verlangt wird.

Geschlossen wird ein solcher Vertrag mit dem gewählten Anbieter für Online Terminbuchung. Bietet das Buchungssystem einen solchen Vertrag nicht an, darf es nicht verwendet werden.

orbnet bietet auch hier eine solide und für das Unternehmen unkomplizierte und DSGVO-konforme Komplettlösung: Die Auftragsdatenverarbeitung wird automatisch für das Unternehmen erstellt. Von dort lässt sie sich einfach auf das Portal herunterladen und zu den Akten legen.

Information über die Datenvereinbarung an den Kunden

Kunden müssen darüber informiert werden, WIE ihre Daten verarbeitet werden. Und welche Rechte sie diesbezüglich haben. Bei einer Online Buchungssoftware im Unternehmen, wird auch der Anbieter der Software die Kundendaten erhalten. Eingeschlossen sind dabei etwa die IP-Adresse und weitere Daten wie E-Mail-Adresse, der Name oder gar das Surfverhalten.

Wichtig ist, dass der Kunde bei der Online Terminbuchung darüber informiert wird! ABER: Es ist nicht notwendig, den Kunden über all diese Details aus der DSGVO vor der Terminbuchung zu informieren. Unternehmen sollten einfach darauf achten, deutlich und klar auf die Datenschutzerklärung hinzuweisen. Kann der Kunde diesen Hinweis nicht übersehen, ist alles perfekt und der anstehende Termin kann wahrgenommen werden.

Online Terminkalender mit in die Datenschutzerklärung aufnehmen

Einige Anbieter liefern Muster für eine korrekte Datenschutzerklärung. Doch Vorsicht: Nicht alle sind ausreichend und konform mit der Datenschutzerklärung. Mit Hinweis auf die Nutzung von orbnet gehen Kunden auf Nummer sicher. Dort wurden bereits korrekte DSGVO-Klauseln integriert – die User müssen sich entsprechend nicht weiter um eine rechtssichere Nutzung ihres Online Terminkalenders kümmern.

HINWEIS: Laut DSGVO müssen alle Webseiten verschlüsselt sein, auf denen User personenbezogene Daten eingeben. Da aber ohnehin empfohlen wird, die komplette Website mit SSL zu verschlüsseln, wäre diese Anforderung damit bereits gedeckt. Ein SSL Zertifikat schützt bei der Internetkommunikation vor dem Zugriff Dritter.

Online Terminbuchungssoftware – wie treffe ich die beste Wahl?

Die Anforderungen an eine gute Online Buchungssoftware sind gestiegen, viele Anbieter erfüllen diese inzwischen. Aber auch die rechtlichen Anforderungen gilt es zu erfüllen. Schließlich ist der Unternehmer dafür verantwortlich, dass hier alles DSGVO-sauber abläuft. Abmahnungen und Bußgelder sind teuer, können im im Vorfeld vermieden werden. Mit der richtigen Software für Online Terminbuchung.

Worauf also achten? In erster Linie können sich Unternehmen auf EU-ansässige Anbieter verlassen. Diese unterliegen nämlich automatisch der europäischen Datenschutzgrundverordnung. Neben orbnet kann somit auch der deutsche Anbieter Cituro punkten.

Sitzt der Anbieter des Online Terminkalenders nicht innerhalb der EU, sieht es anders aus. Hier müssen Unternehmen darauf achten, dass ein vergleichbares Datenschutzniveau besteht. Anbieter aus der Schweiz wären somit in Deutschland zuverlässig nutzbar, wie etwa Calenso. Wer aber auf Nummer sicher gehen will, der bleibt innerhalb der Europäischen Union.

Online Terminkalender erstellen – mit orbnet den einfachsten Weg gehen!

Viele serviceorientierte Unternehmen profitieren bereits von orbnet’s Online-Terminkalender-Lösung. Dank der risikofreien Testphase lässt sich die Funktion ganz einfach jederzeit kostenlos testen.

Egal ob Workshops, einzelne Termine für Dienstleistungen aller Art oder ganze Seminarplätze – als Unternehmer werden die verfügbaren Termine einfach für den Kunden freigegeben. Der Kunde erhält den Terminkalender online zur Ansicht und kann zum Beispiel von seinem Smartphone oder Laptop buchen. Die integrierte automatisierte Terminerinnerung für den Kunden verhindert dabei zu einem großen Teil lästige Terminausfälle.

Mühelos, unter voller Kontrolle für sich und die Mitarbeiter und natürlich DSGVO-konform! Moderne und zeitgemäße Terminvereinbarung ohne E-Mailverkehr oder lästige Telefonanrufe, die dem Kunden und dem Unternehmer Spaß machen. Und das alles ohne großen Konfigurationsaufwand und mit automatische Synchronisierung.

Schön und gut, aber was ist mit den Kundendaten? Muss ich meine Homepage mit entsprechenden Hinweisen versehen? Worauf sollte ich bei der Auswahl des richtigen Buchungssystems achten? Wir beantworten die Fragen rund um das Thema Online Terminkalender für Kunden und der DSGVO!

Fazit zur DSGVO konformen Online Terminvereinbarung

In vielen Unternehmen hat sich die Online Terminvereinbarung inzwischen etabliert. Und was für die Firma Zeitersparnis, weniger Organisationsaufwand und einen verbesserten Arbeitsablauf bedeutet, ist für den Kunden ebenso praktisch in der Anwendung.

Unter Einhaltung der DSGVO können Unternehmen die unterschiedlichen Anbieter einer Terminbuchungssoftware auch problemlos nutzen. Anbieter aus Deutschland sind hier zu empfehlen. Sie unterliegen der europäischen Datenschutzverordnung, sodass sich Software-Lösungen wie orbnet, einfach und sicher in die Geschäftsabläufe integrieren lassen.