Du möchtest deinen Kunden auf deiner Website Onlinetermine anbieten, suchst aber noch nach der richtigen Software dafür? Wir stellen dir die Top 5 Online Buchungssysteme vor und verraten dir, worauf du achten musst!
Online Buchungssysteme finden wir immer häufiger auf verschiedenen Websites von Dienstleistern. Ob Friseure, Kosmetikstudios, Handwerker, Ärzte, Physiotherapeuten - wer seine Terminverwaltung online organisiert, der genießt zahlreiche Vorteile. Der Grund: Kunden lieben die Option, ihre Termine online buchen zu können. Und was Kunden lieben, kann für den Unternehmer nur gut ausgehen.
Der wohl größte Vorteil der Online Terminverwaltung: Deine Kunden können sich ihren Termin rund um die Uhr buchen. Verfügbare Termine werden deinen Kunden also auch Sonntag Nachmittag angezeigt, während diese ihren Feierabend genießen oder spät am Abend - je nachdem, wann diese Zeit haben, sich um einen Termin bei dir zu bemühen.
Und auch du kannst deinen Online Terminkalender jederzeit organisieren und brauchst dafür nicht im Geschäft zu stehen. Plane Mitarbeitergespräche, private Termine oder den Urlaub deiner Angestellten wann und wo du möchtest.
Wir leben im Zeitalter der Digitalisierung und wenn du hier mitgehen willst, nutze deine Terminverwaltung online und nicht offline per Stift und Papier. Ein moderner Online-Auftritt, zusammen mit der Möglichkeit der Online Terminvereinbarung und schon erkennen deine Kunden, dass du ein modernes Unternehmen bist, welches sich an die Bedürfnisse der Kunden anpasst.
Inzwischen können wir behaupten, dass viele - vordergründig jüngere Menschen - ihre Termine vorzugsweise online buchen. Heißt, sie bevorzugen Dienstleister, die sie für einen Termin nicht erst zu genannten Öffnungszeiten telefonisch erreichen oder per E-Mail anfragen müssen. Und du kannst deine Marketing-Methoden entsprechend ausrichten.
Natürlich stellen Unternehmen verschiedene Anforderungen an Online Buchungssysteme. Während die einen mit mehreren Mitarbeitern planen müssen, legen andere Wert auf die Integration einer Buchhaltung zur Rechnungsstellung. In der Regel findet man verschiedene Tarife mit unterschiedlichem Funktionsumfang.
*Mit orbnet lässt sich neben der Terminvereinbarung auf der Website, eine Landingpage erstellen, die per Link für deine Kunden zu erreichen ist. Diese Option ist primär für Anbieter von Schulungen oder Kursen interessant. Und auch Unternehmen, die Kundenverwaltung und Buchhaltung in einem System haben möchten, können orbnet als All-in-One-Anbieter betrachten.
Alternativen hierzu finden viele Unternehmen beispielsweise im Anbieter Calendly, einem der größten Buchungssoftware-Anbieter in Deutschland.
Entgegen so mancher Vorurteile gegen Online Buchungssysteme sind Online Terminbuchungssysteme einfach in sein eigenes System zu integrieren. Du brauchst also auf keinen Fall einen Spezialisten, um sie in dein Business zu integrieren. Die meisten Systeme sind auch nach der Integration einfach zu bedienen und übersichtlich gestaltet - sowohl für dich, als auch für deine Kunden.
Mehrsprachige Websites müssen natürlich darauf achten, dass auch ihre Buchungssysteme entsprechend der genutzten Sprache funktionieren. Dies ist aber bei vielen Online Softwares der Fall, sodass oft schon von Beginn an, mehrere Standard-Sprachen genutzt werden können.
Übrigens: Online Terminbuchungen können von Kunden aus aller Welt getätigt werden. Kommt insbesondere ein alter Kunde von einem längeren Auslandsaufenthalt zurück, vereinfacht die Online-Option die Buchung eines Termins bei dir.
Platzt ein Termin, entweder seitens des Kunden oder weil dir etwas dazwischenkommt, so können Termine beiderseitig verschoben oder abgesagt werden. Das Ganze ist dann so einfach wie drag-and-drop und der Kunde erhält natürlich eine Bestätigungsmail.
Die automatisierte Terminerinnerung hat vor allem den Vorteil, dass es zu weit weniger Terminausfällen kommt. Standardmäßig werden die Kunden etwa einen Tag vor dem Termin per SMS oder E-Mail an den bevorstehenden Termin erinnert. Kunden vergessen diesen damit weniger häufig und können ihren gebuchten Termin entweder verschieben, absagen oder wahrnehmen.
Einige Anbieter ermöglichen die Integration eines automatischen Kundenfeedbacks. Nach dem Termin wird der Kunde per Mail gefragt, was ihm besonders gut gefallen hat oder welche Verbesserungsvorschläge er hat. Es war nie einfacher an ehrliches Kundenfeedback zu kommen, wie auf diese Weise.
Wer mehrere Mitarbeiter/innen beschäftigt, der wird für jeden davon einen eigenen Kalender benötigen, bzw. Termine vergeben. Kunden können bei der Online Terminbuchung bereits einen Mitarbeiter auswählen, der Termin wird dann im jeweiligen Kalender zugeordnet.
Oftmals werden auch private Termine per Cloud-Kalenderdienst geführt, etwa der Google Kalender oder Ähnliches. Hier ist es möglich, dass sich gebuchte Kundentermine direkt mit dem privaten Kalender synchronisieren. Und andersherum genauso: Auch eigene eingetragene Termine werden automatisch mit dem Buchungssystem synchronisiert, die Zeiten also für die Kunden geblockt.
Die Option der Gruppenbuchung ist vorwiegend für solche interessant, die mehrere Plätze auf eine Uhrzeit zu vergeben haben. Also unter anderem Yoga-Kurse oder Seminare oder Vorträge. Kunden können sich auf einen Kurs einbuchen - wenn die Anzahl an Plätzen vergeben ist, wird der Termin zur Buchung nicht mehr angezeigt.
Interessant für Unternehmen mit mehreren Standorten ist die Verwaltungsoption für unterschiedliche Orte. Dies könnte allerdings auch damit umgangen werden, indem die Bezeichnung der Dienstleistung angepasst wird.
Verfügbare Termine sollen immer zu den gleichen festgelegten Arbeitszeiten angezeigt werden? Je nachdem, zu welchen Zeiten der Mitarbeiter seinen Dienst verrichtet, können Kunden einen Termin online buchen. Weiterhin ist es bei den meisten Anbietern aber auch möglich, spezielle Anlässe, Feiertage, Urlaube oder Mitarbeiterbesprechungen einzutragen und entsprechend zur Buchung zu blockieren.
Eine integrierte Kundenverwaltung, wie sie beispielsweise bei orbnet zur Verfügung steht, ist auch bei einigen anderen Anbietern vorhanden. Und absolut praktisch. So können Mitarbeiter/innen Daten zu ihren Kunden hinterlegen, beispielsweise zu einer bestimmten Behandlung oder besprochenen Dienstleistung.
Und: Das Online Buchungssystem merkt sich die Kunden, sodass du das nicht machen musst. Wiederkehrende Kunden werden ohne Aufwand direkt gespeichert.
Direkt, schnell, ohne Aufwand: Online Terminbuchungen sind praktisch. Vor allem, weil Kunden auch von Unterwegs schnell und einfach an einen Termin kommen. Auch vom Smartphone oder Tablett aus. Und weil so viele Smartphone-User täglich nichts anderes tun, als auf Websites zu surfen, kann die Option der virtuellen Terminvereinbarung nur vorteilhaft sein.
Ein Vorteil nur für deine Kunden? Absolut nicht! Denn wer seine Dienstleistung sofort bezahlt hat, der kommt auch mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit zum Termin. Du kannst allerdings auch Anzahlungen verlangen oder Kreditkartendaten deiner Kunden speichern, falls diese stornieren.
Kunden schätzen außerdem die Option der Online-Zahlung, denn auch das ist bequem. Immer weniger Menschen laufen mit Bargeld herum und du kannst es deinen Kunden ersparen, erst zur Bank zu gehen.
Eine integrierte Buchhaltungs-Software ermöglicht neben der Terminvereinbarung online auch die Abwicklung der Buchhaltung. So lässt sich etwa eine Schnittstelle zum Steuerberater herstellen, sodass dieser direkten Zugriff auf sämtliche wichtigen Unterlagen hat. Und auch du kannst Rechnungen und Zahlungsaufforderungen binnen weniger Sekunden an deine Kunden verschicken.
Du bietest deinen Kunden spezielle Rabatte oder Gutscheine an? Dann integriere einfach Gutscheincodes in dein Buchungssystem und biete den Kauf von Gutscheinen direkt online an.
Deine Kunden, wenn sie online einen Termin bei dir buchen, geben personenbezogene Daten in das Buchungsformular ein. Die Einhaltung der DSGVO nach gesetzlichen Anforderungen muss hierbei gewährleistet werden. Der Vorteil: Online Buchungssysteme MÜSSEN DSGVO-konform sein.
Du willst wissen, in welchem Zeitraum du wann am meisten Buchungen hast? Oder wie sich die Zahl deiner Terminbuchungen erhöht hat, seitdem du die Terminvereinbarung online anbietest? Wenn du eine solche Software nutzt, hast du entsprechende Auswertungen meistens direkt vorliegen und kannst deine Planung entsprechend danach ausrichten.
In vielen Buchungssystemen ist eine geeignete Software-Schnittstelle integriert, sodass du deine Software in deine Systeme einbinden kannst. Achte beim Kauf einer Software darauf, dass du diese auch in deine Systeme einfügen kannst.
Eigentlich ein selbsterklärender Vorteil: Wer heutzutage die Option der Online Terminvereinbarung nutzt, der wird voraussichtlich und mit großer Wahrscheinlichkeit, mehr Buchungen erhalten. Der Grund: Kunden bevorzugen diese Art der Terminvereinbarung und entscheiden sich häufig aufgrund dessen für eine Buchung und gegen einen Anruf beim Wettbewerber am nächsten Tag.
Die meisten Anbieter stellen eine kostenlose Version der Online Terminvereinbarung zur Verfügung. Und das ist gut so, um die Software im Detail testen zu können. Auch mit orbnet lässt sich die Online Terminvereinbarung kostenlos ausprobieren, beispielsweise mit der Integration einer buchbaren Dienstleistung. Wer mehr will, muss auch bei anderen Anbietern upgraden. Spezielle Funktionen wie etwa Buchhaltung und Kundenverwaltung sind im Free-Paket nicht immer dabei.
Es gibt verschiedene Anbieter, bei denen Unternehmen beispielsweise für erfolgreiche Buchungen Provisionen bezahlen müssen oder auf andere Art und Weise abhängig sind. Online Buchungssysteme - also eigene Systeme - schaffen die Freiheit, sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können.
Wo Vorteile stehen, finden wir auch Nachteile und auch mit ihnen sollten wir uns vertraut machen:
Grundsätzlich sollte man auch bei der Arbeit online sein, um seinen Buchungskalender jederzeit zur Verfügung zu haben, was in den meisten Fällen auch umsetzbar ist. Eher weniger Systeme funktionieren auch offline, was schade ist. Aber: Wird das Buchungssystem extern gehostet, so ist man auch dann erreichbar, wenn es die Website nicht ist.
Immer noch scheuen sich viele Kunden davor, ihre Daten „irgendwo online“ einzutragen und rufen stattdessen auch lieber an oder kommen vorbei. Du hast hier aber nichts zu verlieren, wenn du neben der Onlinebuchung auch diese Option der Terminvereinbarung anbietest.
Und: Vor allem die ältere Generation wird mit „diesem modernen Kram“ vielleicht nicht immer etwas anfangen können. Doch auch hier gilt: Biete zu Anfang einfach beide Möglichkeiten an und sprich mit den Kunden.
Du bietest auf deiner Seite ein Formular an. Dieses kann natürlich auch missbräuchlich verwendet werden - etwa von Hackern oder Menschen, die dir Schaden möchten. Für optimalen Spamschutz eignen sich Captchas hervorragend, welche du entsprechend integrieren kannst. Im Grunde sind diese Onlinebuchungssysteme dann genauso sicher wie die Website selbst.
Seine Terminverwaltung online zu verlagern, hat unglaublich viele Vorteile und inzwischen nutzen immer mehr Unternehmer diese zeitsparende Option. Denn eines ist sicher: Für alles, was automatisch passiert, braucht es keine kostenpflichtige Arbeitskraft.
Welches das richtige Buchungssystem ist, solltest du anhand deiner Unternehmensbedürfnisse entscheiden. Inzwischen finden sich neben orbnet auch viele weitere Anbieter, die einen ähnlich guten, sicheren und modernen Auftritt hinlegen. Einfach ausprobieren und loslegen!
Du möchtest deinen Kunden auf deiner Website Onlinetermine anbieten, suchst aber noch nach der richtigen Software dafür? Wir stellen dir die Top 5 Online Buchungssysteme vor und verraten dir, worauf du achten musst!
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