Die E-Rechnung beschreibt die Vorgabe bei der Abrechnung von Dienstleistungen und Produkten an Bundesministerien und Verfassungsorgane.
Seit dem 17.04.2020 ist diese Art der Rechnungsstellung für die Dienstleister, welche an Kommunen, Länderregierungen und Ministerien Rechnungen ausstellen, verpflichtend.
Im Übrigen kennst du sicherlich die Stichwörter “B2B” (Business to Business) und “B2C” (Business to Customer). Im Bereich von öffentlichen Einrichtungen spricht man von sog. “B2G” (Business to Government) Rechnungen.
In diesem Artikel erläutern wir die Hintergründe und geben dir wichtige Tipps mit auf den Weg, damit deine Rechnungen auch akzeptiert werden.
Aktuelles zum Thema Wir haben dir sämtliche Informationen rund um das Thema Rechnung schreiben in einem großen orbnet All-in-one-Guide zusammengefasst. Dort findest du auch aktuelle Downloads mit Vorlagen für eine perfekte Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung eigentlich?
Wie bei vielen Vorgaben seitens der Bundesregierung ist auch hier eine Richtlinie für die Namensgebung, sowie Definition zuständig.
Dieses Mal ist es jedoch eine EU-Richtlinie, da die Vorgabe für die E-Rechnung auf EU-Ebene entschiedenen wurde, um sämtliche Mitgliedsstaaten bei der Rechnungsverarbeitung zu entlasten.
Die Europäische Richtlinie 204/55/EU (16.04.2014) beschreibt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (dem sogenannten E-Invoicing). Die zugrundeliegende EU-Norm ist EN 16931.
Öffentliche Einrichtungen müssen demnach Rechnungen in einer besonderen “Form” verarbeiten. Somit ist diese Form für alle Dienstleister dieser Einrichtungen verbindlich.
Bei der E-Rechnung gab es seit der offiziellen Einführung am 27.11.2018 mehrere Stadien, in denen diese flächendeckend bis zur kommunalen Ebene eingeführt worden ist.
Technisch gesehen ist eine E-Rechnung ein besonderes PDF-Format, das sogenannte PDF/A3-Format, mit zusätzlichen Strukturdaten im XML-Format.
Das hört sich jetzt erst einmal sehr technisch an, im Grunde ist es eine PDF, die im Anhang die Rechnungsinformationen enthält, welche von Drittsoftware weiterverarbeitet können.
Die XRechnung ist somit der deutsche Standard für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber und soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vereinheitlichen und vereinfachen.
Wichtig zu wissen:
Aufgrund der Definition der EU-Richtlinie sind “elektronische Rechnungen” Rechnungen in diesem besonderen Format.
Nicht inbegriffen, somit auch nicht konform, sind alle weiteren Rechnungen, welche im umgangssprachlichen Gebrauch ebenfalls “elektronisch” sind.
Bedeutet:
Eingescannte Bilder, PDFs, usw. welche zwar elektronisch erstellt, jedoch im Nachgang nicht elektronisch verarbeitet werden können, sind keine “elektronischen Rechnungen”.
Was ist ZUGFeRD?
Die XRechnung wurde zwar als Standard für die elektronische Rechnungsstellung definiert, es gibt jedoch aber auch weitere Formate, welche den Definitionen der EU-Richtlinie entsprechen.
ZUGFeRD ist eine Spezifikation für elektronische Rechnungen und steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”.
Es ist erstaunlich, wie bestimmte Instanzen sich einfach zu merkende Akronyme ausdenken, damit Unternehmen und Privatpersonen auf jeden Fall schnell und einfach erkennen, um was es sich handelt.
ZUGFeRD gibt es in unterschiedlichen Versionen.
Um den Verwirrungsgrad nicht noch mehr zu erhöhen, sprechen wir immer von der aktuell neuesten Version, welche 2.1 ist und seit 24.03.2020 eingeführt worden ist.
Unabhängig davon, erhalten wir im Bereich der Rechnungsstellung immer wieder die Frage “Was ist denn Zugpferd eigentlich?”
Um zu verstehen, was genau der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung ist muss man sich die Begrifflichkeiten und Definitionen im Bereich “E-Rechnung” ansehen.
Es gibt verschiedene “Rechnungsformate”!
Per Definition ist die Rechnung an sich lediglich ein steuerrechtliches Dokument, welches in verschiedenen Formaten ausgestellt werden kann. Einige dieser Formate werden somit von öffentlichen Auftraggebern akzeptiert, andere wiederum nicht.
Folgende Rechnungsformate gilt es zu unterscheiden:
Strukturierte Daten nennt man Daten, die in einem bestimmten Format mit Zusatzinformationen bestückt werden.
Du kennst strukturierte Daten sicherlich aus dem Online-Marketing im Zusammenhang mit “Schema.org”.
Damit kannst du HTML mit Zusatzinformationen anreichern, um bei Google z.B. Rich Snippets zu erhalten, also erweiterte Suchergebnisse von Google, die zusätzlich interessante Informationen enthalten.
Hier ein Beispiel auf die Google-Suche “Rezept Kekse” und ein Suchergebnis mit zusätzlichen Inhalten.
Unstrukturierte Datenformate sind Formate, die umgangssprachlich als “elektronisch” bezeichnet werden. Heißt, wenn du eine Rechnung mit deinem Handy “einscannst” und als Foto bzw. PDF abspeicherst, wäre das ein unstrukturiertes Datenformat.
Zu guter Letzt noch das hybride Datenformat.
Hybride Datenformate, darunter eben auch das ZUGFeRD-Format, unterstützen das beste aus beiden Welten.
Du kannst eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ganz normal öffnen und lesen, jedoch kann diese ebenfalls sehr gut maschinell verarbeitet werden, da sie zusätzlich noch weitere Inhalte als XML-Anhang in der PDF-Datei hat.
Wir bei orbnet erstellen grundsätzlich alle Rechnungen im ZUGFeRD-Format, sodass du dir keine Gedanken, um deinen Auftraggeber mehr machen musst.
Egal, ob Privatpersonen, Unternehmen oder öffentliche Einrichtung, du bist auf der sicheren Seite.
Was ist nun der Unterschied von XRechnung und ZUGFeRD?
Zusammenfassend kann man sagen, dass die XRechnung nicht von Menschen lesbar ist, da sie lediglich für die Verarbeitung von Maschinen erstellt wurde.
Große ERP-System können eine XRechnung schnell und einfach verarbeiten, ohne, dass ein Mensch die Rechnungsprüfung machen muss. Das spart viel Zeit und Geld.
Das ZUGFeRD-Format hat ebenfalls Strukturdaten, jedoch auch eine Bilddatei, welche es dem Empfänger möglich macht, den Inhalt zu lesen.
Das ZUGFeRD-Format ist somit das Beste beider Welten.
Welchen Vorteil hat eine E-Rechnung?
Grundsätzlich kann man sagen: Alle
Der Rechnungsersteller, also du, spart sich Geld und Zeit.
Einerseits musst du nicht mehr Rechnungen ausdrucken kuvertieren und zur Post bringen, sondern kannst diese ganz einfach per Mail an den Rechnungsempfänger verschicken.
Auf der Empfängerseite ist jedoch das Einsparpotenzial ebenfalls sehr große.
Der Rechnungsempfänger bzw. dein Auftraggeber muss nicht umständlich manuell die Rechnungen in sein ERP-System einpflegen, sondern kann diese direkt maschinell verarbeiten.
Zusätzlich gelangt die Rechnung meisten über einen digitalen Weg zum Auftraggeber (z.B. E-Mail). Durch die schnellere Verarbeitung beim Kunden hast du somit auch schneller das Geld in der Tasche.
Auch bei etwaigen Unregelmäßigkeiten oder Fragen zu Rechnungen kannst du und dein Auftraggeber schnell durch das digitale Archiv und die digitale Belegvewaltung die richtige Rechnung finden und gegebenenfalls nachbearbeiten.
Da das EU-Ausland sich ebenfalls an die Digitalisierungsrichtlinie der Europäischen Union halten muss, sind Rechnung ins EU-Ausland somit ebenfalls einfacher und schneller zu bearbeiten.
Einige EU-Mitgliedsstaaten sind im Bereich E-Invoicing schon viel weiter als Deutschland. Vor allem die nordischen Länder, wie Dänemark, Schweden, Norwegen usw. gelten hier als Vorreiter.
Norwegen z.B. hat bereits schon 2012 seine Zulieferer von Regierungsbehörden zum E-Invoicing bzw. zur E-Rechnung verpflichtet.
E-Rechnung ist Pflicht ab November 2020
Wie du siehst, ist das Thema E-Rechnung schon jetzt relevant.
Stichtag: 27. November 2020
Ab diesem Tag sind Unternehmen, die öffentliche Einrichtungen als Auftraggeber haben, verpflichtet Rechnungen im elektronischen Format zu stellen.
Bzw. seitens der Richtlinie dürfen Bundesbehörden nur noch Rechnungen im E-Format weiterverarbeiten und auch annehmen.
Das gilt für alle Rechnungen, außer sogenannte “Direktaufträge”, welche eine Grenze von 1000 EUR nicht überschreiten dürfen.
Die Verantwortung zur Umsetzung liegt bei den Unternehmen. Diese müssen nun ihre System auf das neue Format umstellen.
Vorteilhaft hat sich hierbei das weiter oben beschriebene hybride Forma “ZUGFeRD” in der Version 2.1.1. herausgestellt, da es Bilddaten und Strukturdaten kombiniert.
Solltest du mit öffentlichen Einrichtungen arbeiten und Rechnungen an diese stellen, haben sie dir wahrscheinlich schon alle relevanten Informationen hierzu mitgeteilt.
Jeder Lieferant braucht somit eine “Leitweg-ID” seitens der Bundesbehörde.
Diese Leitweg ID identifiziert nicht den Lieferanten, sondern bestimmt den genauen Rechnungsempfänger der Rechnung, wenn eine Rechnung in die zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes eingereicht wird.
Somit kann die Behörde genau ermittelt werden und die Weiterleitung an diese durch die Systeme automatisch erfolgen.
Die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes schaut z.B. so aus:
Puh, das Thema elektronische Rechnung kann schon teilweise sehr trocken wirken, oder?
Damit du dir keinen Kopf um Details machen brauchst und dich auf das fokussieren kannst, was dir Spaß macht und worin deine Kompetenz besteht, gibt es glücklicherweise Online-Rechnungsprogramme, die dich bei der Rechnungsstellung unterstützen.
Der große Vorteil hierbei:
Die gesamte Implementierung und steuerrechtliche Konformität bleibt nicht an dir hängen.
Bei orbnet hast du das zuvor angesprochene digitale Rechnungsformat “ZUGFeRD” und "XRechnung" schon automatisch bei jeder Rechnung implementiert.
Sämtliche Strukturdaten sind in jeder Rechnung integriert.
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