5. Mai 2021
Nina | @orbnet

Fokus Booster - Die 10 besten Zeitmanagement Methoden

    Die Uhr tickt, Tag für Tag. Die Zeit vergeht in immer gleicher Geschwindigkeit. Dennoch scheint so mancher Tag oftmals nicht genug Stunden für alle To-Do’s zu haben. Glücklicherweise gibt es Hilfsmittel, wie Zeitmanagement Methoden.

    Es ist hilfreich, die Zeit, die uns ein Arbeitstag von etwa 8 Stunden schenkt, gut zu verwenden. Zeitmanagement ist jedoch selten unser aller Stärke.

    Das Smartphone, die Sozialen Medien, die neuesten Nachrichten oder der Wäscheberg, der seit Tagen herumliegt: Zeitfresser und Ablenkungen lassen sich an allen Ecken und Enden finden. Doch nicht nur Zeitfresser dürfen dafür verantwortlich gemacht werden, dass Aufgaben liegen bleiben, nicht geschafft oder vergessen werden. Manchmal fehlt auch einfach die richtige Herangehensweise und eine sinnvolle Struktur der Arbeitsaufgaben.

    Daher ist es von Vorteil, auf wirkungsvolle Methoden zurückgreifen zu können, welche dir dabei helfen den Arbeitstag effizienter und erfolgreicher zu strukturieren und dadurch die Zeit zweckmäßig zu nutzen.

    Was sind Zeitmanagement Methoden?

    Zeitmanagement bedeutet einen strukturierten, effizienten Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit zu haben. Da die Zeit jedoch sowieso vergeht, können wir nicht die Zeit an sich „managen“, sondern vielmehr unsere persönliche Art und Weise, wie wir die uns geschenkte Zeit nutzen. Somit kann man Zeitmanagement auch eine Art Selbst-Management bezeichnen.

    Zeitmanagement Methoden sind daher Herangehensweisen, welche dich dabei unterstützen sollen deine Zeit bestmöglich einzuteilen.

    Was sind Zeitmanagement Methoden?
    Was genau sind Zeitmanagement Methoden eigentlich?

    Warum brauchen wir Zeitmanagement Methoden?

    Heute in Zeiten der Digitalisierung und der Smartphones ist es leichter denn je, sich ablenken zu lassen und den Fokus auf die Arbeitsaufgaben zu verlieren.

    So haben wir alle unsere nie enden wollenden To-Do-Listen und meistens einen Arbeitstag von +/- 8 Stunden am Tag.

    Da es vielen Menschen schwerfällt, zu analysieren, sich zu fokussieren und die richtigen Prioritäten bezüglich der anstehenden Aufgaben zu setzen, sind Methoden, die dabei helfen gefragt.

    Wir kennen alle diese Tage, an denen wir einfach nichts gebacken kriegen und die Zeit nur so verstreicht, ohne dass wir das Gefühl haben etwas Produktives geschafft zu haben. Dann gibt es wiederum Tage, an denen uns alles leicht zu fallen scheint und wir alle Aufgaben mit links erledigen.

    Hier kann ein Rahmen, der eine erfolgreiche Einteilung der anstehenden Aufgaben vorgibt und hilft den Fokus zu setzen, sehr förderlich sein.

    Dabei grenzen wir die Methoden zum Zeitmanagement klar von Zeitmanagement Tipps ab. Zeitmanagement Tipps sind eher wie ein guter Rat, der dir hilft, weniger eine Anleitung.

    Du hast bestimmt einen der folgenden Tipps schon Mal gehört:

    • „Schalte dein Handy auf Flugmodus!“
    • „Trenne deinen Arbeitsbereich klar vom privaten Bereich ab!“
    • „Halte deinen Arbeitsbereich so schlicht wie möglich, um jegliche Ablenkung zu vermeiden!“

    Diese Tipps ergeben durchaus Sinn und sind Denkanstöße für mehr Fokus während der Arbeitszeit.

    Liste mit Tipps fürs Zeitmanagement
    Tipps sind keine richtigen Zeitmanagement Methoden

    Zeitmanagement Methoden dagegen schließen zusätzlich beispielsweise Analyse, Prioritätensetzung, Einteilung, Abwägung, Listen oder eine Anleitung zur Anwendung mit ein.

    Im Folgenden setzen wir uns mit verschiedenen Methoden auseinander. Welche Methode für dich am besten funktioniert, kannst du durch Ausprobieren herausfinden.

    Beachte:

    Vergesse dabei nicht den Spaß an der Sache und zwinge dich bitte nicht dazu unbedingt der einen Methode nachgehen zu wollen. Falls Methode XY nichts für dich ist, dann probiere eine andere.

    Behalte dabei ebenso im Hinterkopf, dass dir diese Methoden dein Leben erleichtern sollen, anstatt es zu erschweren.

    Die Rechnung hierbei ist einfach: Je effektiver du arbeitest, desto mehr kannst du deine freie Zeit genießen. Klingt das nicht gut?

    Also sehen wir uns die Methoden im Einzelnen an.

    Die besten Zeitmanagement Methoden

    Es gibt mittlerweile unzählige Zeitmanagement Methoden und es gibt sicher nicht die eine allgemeingültige Methode, welche auf jeden Menschen passt.

    Damit du eine Auswahl hast, haben wir einige Methoden herausgepickt, die wir vorstellen möchten. Dabei haben wir einerseits recht bekannte Methoden und Techniken angesehen und auch weniger populäre Methoden.

    Diese 10 Methoden haben wir unter die Lupe genommen:

    1. Das Pareto Prinzip
    2. Die Pomodoro Technik
    3. Das Eisenhower Prinzip
    4. Die ALPEN Methode
    5. Eat the frog
    6. Die Not-To-Do-Liste
    7. Die ABC-Methode
    8. Das Parkinsonsche Gesetz
    9. Die 10-10-10 Methode
    10. Die Kanban Tafel

    Im Folgenden gehen wir auf jede dieser Methoden zum Zeitmanagement einzeln ein, erklären dir, wie diese funktionieren und fassen die Vor- und Nachteile davon zusammen.

    Zeitmanagement Methoden Begriffe Grafik
    Wir klären auf, was sich hinter den Bezeichnungen verbirgt!

    Das Pareto Prinzip

    Vielleicht hast du von dem Pareto Prinzip schon einmal gehört, denn es gehört zu den eher bekannten Methoden.

    Der Fokus liegt beim Pareto Prinzip darauf, dass du deine zu erledigenden Aufgaben nach Priorität einteilst und die wichtigen Aufgaben, welche klar zur Umsatzsteigerung führen, erledigst, während du andere Aufgaben nicht weiterverfolgst.

    Hierbei werden Effizienz und Produktivität gesteigert.

    Das Pareto Prinzip richtet sich danach, mit 20 Prozent Aufwand 80 Prozent der Ergebnisse zu erzielen. Somit wird vermieden, dass du dich mit wenig wichtigen Details aufhältst oder dich gar darin verlierst. Für die verbleibenden 20 Prozent zum vollen 100-Prozent-Ergebnis brauchen wir im Vergleich sehr viel länger.

    Pareto beruft sich auf die Annahme, dass 80 Prozent des Aufwands den wir in Aufgaben stecken, zu keinem nennenswerten Ergebnis bzw. nur zu 20 Prozent davon führt. Wieso also alles perfekt machen, wenn es auch einfacher geht?

    Es ist zu empfehlen hierbei immer das große Ganze im Auge zu haben und eine Analyse zu machen, welche Aufgaben oder Teilaufgaben deinen Umsatz steigern und dich wirklich mit deinem Unternehmen voranbringen.

    Am genannten Beispiel wird das Pareto Prinzip in seiner Umsetzung deutlicher.

    Beispiel:

    Du betreibst einen Blog, den du wöchentlich mit Inhalten füllst. Die Blogbeiträäge haben bei dir höchste Priorität. Dafür gibst du dir auch bei den Bildern der Artikel immense Mühe und fotografierst selbst passende Motive. Anschließend bearbeitest du die Motive mit einem Fotoprogramm, um sie dann in den Blogbeitrag miteinzubinden.

    Nun analysierst du, ob dich diese Stunden der Bildaufnahme und Bearbeitung monetär wirklich weiterbringen und fragst dich, ob dein Blog nicht genauso informativ wäre, wenn du Stockphotos von Plattformen wie Pixabay verwenden würdest. Dein Ergebnis: Höchstwahrscheinlich schon. So streichst du also die selbstgemachten Fotoaufnahmen und die Fotobearbeitung aus der Aufgabenliste für deine Blogbeiträge und verwendest Stockphotos. Diese sind in deinen Augen vielleicht nicht perfekt, aber du sparst dir eine Menge Zeit und erhältst am Ende ebenso ein zufriedenstellendes und schönes Ergebnis.

    Das Pareto Prinzip anschaulich erklärt
    Das Pareto Prinzip verdeutlicht, dass Perfektionismus manchmal sehr viel Zeit raubt.

    Pro & Contra Pareto Prinzip

    Vorteile:

    • Wichtige Aufgaben werden erledigt
    • Aufgaben werden automatisch nach Wichtigkeit gescannt
    • Kein Verlieren in Details
    • Zeitersparnis durch Weglassen von unwichtigen Details

    Nachteile:

    • Gute Analysefähigkeit der Aufgaben ist Voraussetzung
    • Keine 100%ige Bearbeitung der Aufgaben
    • Nicht für Perfektionisten geeignet
    • Oberflächliche oder ungenaue Bearbeitung von Aufgaben
    • Das gewisse Etwas geht eventuell verloren

    In aller Kürze: Priorisierung nach Wichtigkeit für dein Unternehmen!

    Die Pomodoro Technik

    Die Pomodoro Technik hat als Kerngedanken einen Arbeits-Pausen-Rhythmus.

    Sie wurde vom Italiener Francesco Cirillo in den achtziger Jahren entwickelt. Sie hat nicht direkt etwas mit Tomaten zu tun, aber wurde nach einem Tomatenwecker (eine Eieruhr in Tomatenform) benannt.

    Konkret setzt Cirillo bei der Technik auf einen 30-Minuten-Takt. Das heißt du arbeitest 25 Minuten konzentriert und machst anschließend eine fünfminütige Pause, bevor die nächste Einheit startet. Dies wiederholst du ca. 4 Mal, bis du dann eine etwas längere Pause machst, die etwa deine Mittagspause sein kann.

    Natürlich kannst du diese Einheiten für dich individuell anpassen und die Fokuszeit verlängern, sowie Pausen dementsprechend ausweiten. Allgemein sollten die Pausen jedoch nie länger als die Fokuszeit werden, denn das bringt deiner Produktivität im Endeffekt garnichts.

    Pausen von etwa 1/6 deiner Fokuszeit sind ein guter Anhaltspunkt, wenn man Pomodoro folgt. Hast du dich vielleicht für einen 60-Minuten-Rhythmus entschieden, arbeitest du also 50 Minuten konzentriert und machst dann eine Pause von 10 Minuten.

    Die Pomodoro Technik hat auch einen psychologischen Effekt: Die Pausen wirken wie eine Belohnung nachdem du 25 Minuten fokussiert gearbeitet hast, wodurch es dir automatisch leichter fällt die knappe halbe Stunde konzentriert zu arbeiten.

    Beispiel:

    Dein Arbeitspensum beträgt 8 Stunden am Tag. Diese 8 Stunden teilst du in 16 mal 30 Minuten Einheiten auf. Davon arbeitest du 16 mal 25 Minuten konzentriert und baust 15 mal 5 Minuten Pause und einmal eine halbe Stunde Pause ein. Du hast also 400 Minuten produktives Arbeiten und 75 Minuten kleine Pausen, plus eine längere Pause an einem Arbeitstag. Die Grafik verdeutlicht das Ganze visuell.

    Die Pomodoro Technik visuell dargestellt
    Die Pomodoro Technik hat eigentlich nichts mit Tomaten zu tun!

    Pro & Contra Pomodoro Technik

    Vorteile:

    • Fokussiertes Arbeiten
    • Belohnungs-Prinzip
    • Einfache Anwendung
    • Zeitintervalle können individuell angepasst werden

    Nachteile:

    • Ein Leben für die Pausen
    • Man kann sich dennoch in Details verlieren
    • Arbeits-Flow wird ggf. von Pausen unterbrochen
    • Persönliche Leistungskurve nicht inbegriffen

    In aller Kürze: Pausen fördern die Produktivität!

    Das Eisenhower Prinzip

    Das Eisenhower Prinzip ist auch unter dem Namen Eisenhower Matrix bekannt, da du hier zur Priorisierung deiner Aufgaben eine Matrix erstellst.

    Diese Matrix besteht aus den 4 folgenden Kategorien:

    • Dringend und wichtig
    • Dringend, nicht wichtig
    • Wichtig, nicht dringend
    • Nicht wichtig, nicht dringend

    Zu diesen 4 Kategorien ordnest du anschließend deine anstehenden Aufgaben von A bis D:

    • A: Sofort selbst erledigen
    • B: Selbst erledigen, an einem bestimmten Termin
    • C: An Mitarbeiter oder Freelancer delegieren
    • D: Nicht bearbeiten und aussortieren

    Bildlich veranschaulicht, sieht die Eisenhower Matrix dann wie folgt aus (siehe Grafik):

    Zeitmanagement Methode - Eisenhower Matrix
    Die Eisenhower Matrix hilft dir deine Aufgaben übersichtlich und sinnvoll zu priorisieren!

    Morgens oder am Abend vorher sortierst du die Tagesaufgaben in die Matrix ein und bestimmst, wer die von dir delegierten Aufgaben übernehmen soll, was du selbst erledigst und was nicht bearbeitet wird.

    Pro & Contra Eisenhower Prinzip

    Vorteile:

    • Wichtige Aufgaben werden sofort erledigt
    • Methode ist einfach zu verstehen und anzuwenden
    • Flexibilität der Mitarbeiter wird gefördert
    • An unwichtige Aufgaben wird keine Zeit verschwendet

    Nachteile:

    • Nicht alle Aufgaben können einfach abgegeben werden, da bei Mitarbeitern evtl. die Kenntnisse oder Befugnis dafür fehlen (z.B. Buchhaltung)
    • Schwierig, wenn Aufgaben voneinander abhängen oder aufeinander aufbauen
    • Wiederkehrende Aufgaben können schwer in die Matrix eingeordnet werden
    • Kann dazu führen, dass Aufgabenverteilung einseitig verläuft
    • Unliebsame Aufgaben werden mit höherer Wahrscheinlichkeit abgegeben
    • Aufgabenfelder der Mitarbeiter verschwimmen
    • Aufgabenfelder werden nicht mehr voneinander abgegrenzt

    In aller Kürze: Priorisierung und Delegation nach Wichtigkeit!

    Die ALPEN-Methode

    Die ALPEN-Methode hilft dir aktiv dabei, die für deine Aufgaben benötigte Arbeitszeit realistisch einschätzen zu können. Damit kannst du deine Arbeitsweise effizienter gestalten und nach und nach optimieren.

    Entwickelt wurde die Methode von Lothar Seiwert, welcher Wirtschaftswissenschaftler und ebenfalls Zeitmanagement-Experte war.

    ALPEN bildet in diesem Fall ein Akronym für:

    1. A: Aufgaben aufschreiben
    2. L: Länge einschätzen
    3. P: Pufferzeit einplanen
    4. E: Entscheidungen treffen
    5. N: Nachkontrollieren

    Die ALPEN Methode wendest du an, indem du am Tag vorher all deine Termine, Aufgaben und Aktivitäten zusammenschreibst (= A) und im nächsten Schritt die Dauer bzw. Länge der einzelnen Aufgaben, verteilt auf deinen Arbeitstag, einschätzt (= L). Achte auf eine realistische Einschätzung!

    Der Trick hierbei ist, dass du nur ca. 60% deiner gesamten Arbeitszeit mit Aufgaben verplanst.

    Den Rest der Zeit verwendest du für Puffer, die für unvorhersehbare Events und Ereignisse Raum geben sollen (= P). Damit hast du 40% deiner Zeit für Puffer, um die eingeteilten Aufgaben zu Ende zu bringen, sollte es nicht nach Plan laufen.

    Nun heißt es Entscheidungen zu treffen (= E) und die Aufgaben zu priorisieren. Gehe die aufgelisteten Aufgaben durch und entscheide, welche wichtig und dringend ist, welche weniger wichtig aber dringend, welche dringend aber weniger wichtig ist, welche weniger dringend und weniger wichtig ist. So ähnlich, wie du es bei der Eisenhower-Matrix machst (siehe oben).

    Tipp:

    Du kannst Teile der Eisenhower-Matrix, wie die Priorisierung gerne mit der ALPEN Methode verbinden, wenn es für dich Sinn ergibt und dir hilft.

    Du entscheidest und streichst Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind weg oder vertagst sie.

    Aufgaben die wichtig und dringend sind erledigst du zuerst, und Aufgaben die nicht wichtig aber dringend sind gibst du ab bzw. priorisierst sie entsprechend.

    Danach kommen Aufgaben oder Termine, die wichtig, aber nicht dringend sind.

    Nach und nach wirst du mit dieser Methode mehr Feingefühl für die benötigte Zeit und die Wichtig- und Dringlichkeit der einzelnen Aufgaben in deinem Arbeitsalltag bekommen und kannst so wirksam planen.

    Am Tagesende schaust du auf alles, was du erledigt hast und kontrollierst (= N), wie gut du mit dem angelegten Zeitplan vorangekommen bist und was du gegebenenfalls nicht geschafft hast.

    Du ziehst Bilanz und merkst, wo der eingeplante Puffer gereicht hat, wo nicht und wie gut du die Aufgaben zeitlich eingeschätzt hast.

    Beachte:

    Die ALPEN Methode ist umso effektiver, umso länger sie angewandt wird. Das heißt, du solltest sie mindestens zwei bis drei Wochen nutzen, um wirklich davon zu profitieren und zu merken, wie du deine Aufgaben realistisch und sinnvoll abarbeitest.

    Die ALPEN Methode für erfolgreiches Zeitmanagement
    Eine Übersicht über die ALPEN Methode

    Pro & Contra ALPEN Methode

    Vorteile:

    • Schafft gute Übersicht über die Tagesaufgaben
    • Fokussiertes Arbeiten durch Zeitangaben
    • Anwendung der Methode ist einfach und immer möglich
    • Fördert Erfolgserlebnisse bei der Arbeit
    • Schließt durch Puffer Unvorhersehbares mit ein
    • Realistisch

    Nachteile:

    • Pufferzeit verleitet dazu die Erledigung der Aufgaben in die Länge zu ziehen
    • Nicht an allen Tagen, je nach Deadlines anwendbar sein
    • Hohe Selbstdisziplin nötig
    • Mitarbeiter oder Freelancer können nicht jede Aufgabe aufgrund fehlender Kenntnis oder Befugnis übernehmen
    • Puffer kann an manchen Tagen zu lang sein, an anderen zu wenig

    In aller Kürze: Arbeitszeit einschätzen und optimieren!

    Eat the frog

    Die Eat-the-frog-Methode (Friss-den-Frosch-Methode), welche von Brian Tracy bekannt gemacht wurde, baut darauf auf, die für uns schlimmsten bzw. unliebsamsten Aufgaben zuallererst zu erledigen.

    Der Frosch symbolisiert die schwierigste Aufgabe. Nachdem die harten Brocken dann geschafft sind, kann es theoretisch nur noch besser werden.

    Eat the frog bedient sich demnach Sätzen, die wir bestimmt aus der Kindheit von unseren Eltern kennen, wie: „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen.“

    In ihrem Ursprung lässt sich die Methode auf folgendes Mark Twain Zitat zurückführen:

    Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.“

    Klingt eigentlich ganz einfach oder? Viel mehr Geheimnisse verbergen sich hinter dieser Methode auch nicht.

    Du siehst dir an, welche Aufgaben du schon seit langer Zeit vor dir herschiebst und setzt sie bewusst als ersten Punkt auf deine To-Do-Liste. Es ist sicher ein gewisses Durchhaltevermögen deinerseits gefragt, damit du die Aufgabe diesmal bis zum Ende durchziehst.

    Größere Aufgaben kannst du auch in kleinteilige Aufgaben unterteilen und jeden Tag einen signifikanten Anteil der Aufgabe abarbeiten.

    Bedeutend für den Erfolg ist, dass du die Reihenfolge deiner zu erledigenden Aktivitäten nicht vertauschst und täglich mit der unschönen bzw. schwierigsten Aufgabe startest.

    Beispiel:

    Deine Buchhaltung der letzten Wochen schiebst du schon seit Ewigkeiten vor dir her. Plane nun bewusst zum Beispiel am Montagmorgen 2 bis 3 Stunden für buchhalterische Angelegenheiten ein.

    Eat The Frog first - visuelle Darstellung der Zeitmanagement Methode
    Wenn du unliebsame Aufgaben zuerst erledigst, ist das Schlimmste geschafft!

    Pro & Contra Eat the frog

    Vorteile:

    • Motivationssteigerung, nachdem das Schlimmste geschafft ist
    • Das Prinzip ist einfach anwendbar
    • Morgendliche Disziplin wird gut genutzt
    • Unliebsame Aufgaben werden endlich angegangen

    Nachteile:

    • Unliebsame Aufgaben sind nicht gleichzeitig auch wichtige Aufgaben
    • Es kommt viel auf das eigene Empfinden an
    • Selbstdisziplin ist gefordert, um sich den unbeliebten Aufgaben zu widmen

    In aller Kürze: Worst things first!

    Die Not-To-Do-Liste

    Die Not-To-Do-Liste gehört wohl zu den weniger bekannten Methoden, um deinen Arbeitsalltag lohnend zu gestalten.

    Hier geht es auch vielmehr darum, Zeitfresser zu eliminieren und dadurch mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben im Berufsalltag zu haben.

    Gehe einen gewöhnlichen Arbeitstag in Gedanken durch. Schreibe dann ehrlich auf, welche Dinge und Aufgaben du immer wieder tust, die deine belangreichen To-Dos jedoch nicht voran bringen.

    Dazu gehören beispielsweise:

    • Private Social Media Kanäle checken
    • Private Emails checken und beantworten
    • Sinnloses Surfen im Internet
    • Das Erledigen von privaten Aufgaben
    • Zu ausgedehnte Gespräche am Telefon
    • Tagträumereien
    • Das Smartphone nach neuen Ereignissen checken

    Entscheide dich bewusst dafür, diese Not-To-Dos heute nicht in den Arbeitstag einzubinden, indem du sie auf einer Liste festhältst.

    Tipp:

    Hänge dir die Liste am besten neben deinem Schreibtisch auf oder suche einen Platz in deinem Sichtfeld, so dass du immer wieder automatisch mit deinen Zeitfressern konfrontiert wirst.

    Hänge deine Not-To-Do-Liste zum Beispiel gemeinsam mit deinem Vision Board auf. Wenn du deine Ziele und Träume klar im Fokus hast, wird es dir leichter fallen deine Zeit effektiv zu nutzen und Zeiträubern keinen Raum zu geben.

    Diese Methode erfordert natürlich maximale Ehrlichkeit deinerseits.

    Die Not-To-Do-Liste hält Zeitfresser fern
    Die Not-To-Do-Liste hilft dir den Fokus zu behalten.

    Pro & Contra Not-To-Do-Liste

    Vorteile:

    • Immer und überall anwendbar
    • Hält Zeitfresser fern

    Nachteile:

    • Disziplin und Ehrlichkeit erforderlich
    • Hilft nicht dabei die eigentlichen Arbeitsaufgaben zu strukturieren

    In aller Kürze: Zeitfresser analysieren und eliminieren!

    Die ABC-Methode

    Die ABC-Methode gehört mit zu den bekanntesten und gleichzeitig beliebtesten Praktiken des Zeitmanagements. Bei dieser Methode, teilst du deine verschiedenen Aufgaben des Arbeitstages in drei Kategorien ein.

    • Kategorie A: Wichtig und hat höchste Priorität = sofort selbst erledigen
    • Kategorie B: Weniger wichtig mit mittlerer Priorität = terminieren und zeitnah selbst erledigen oder deligieren
    • Kategorie C: Geringste Priorität, wie Routine-Aufgaben und/oder unwichtige Aufgaben = deligieren oder verwerfen

    Durch die richtige Kategorisierung merkst du schnell welches deine wichtigste Aufgabe ist und welche die unwichtigste. Das Wesentliche wird vom Unwesentlichen getrennt.

    Genau in dieser Einteilung liegt oftmals auch die Schwierigkeit. Manche Aufgaben lassen sich nicht so leicht einordnen und die Priorität kann sich selbst innerhalb eines Arbeitstages verändern, wenn neue oder unvorhergesehene Aufgaben hinzukommen, die wichtiger sind.

    Die richtige Priorisierung von Aufgaben erfordert immer Feingefühl, einen realistischen Blick über das Tagesgeschehen hinaus und einen guten Überblick über den Terminkalender und Deadlines.

    Unterstützend kannst du deinen A-, B- oder C-Kategorien nach der Einteilung noch eine genaue Zeiteinteilung hinzufügen, um deinen Tag zu strukturieren. Schaue hierzu auch die ALPEN-Methode an oder kombiniere eventuell beide Zeitmanagement Methoden miteinander.

    Stelle in jedem Fall sicher, dass die A-Aufgaben zuerst erledigt werden, danach erst die B-Aufgaben und wenn dringend oder wichtig, anschließend auch die C-Aufgaben.

    ABC-Methode Grafk
    Bessere Priorisierung durch die ABC-Methode

    Pro & Contra ABC-Methode

    Vorteile:

    • Simple Anwendung
    • Anwendung zu jeder Zeit möglich
    • Fokus auf die wichtigsten Aufgaben
    • Motiviert dazu, sich nicht unnötig mit unwichtigen Aufgaben aufzuhalten

    Nachteile:

    • Nicht alle Aufgaben können von allen Mitarbeitern, aufgrund von fehlender Befugnis oder Kenntnis erledigt werden
    • Schwierigkeit die Aufgaben richtig zu priorisieren
    • Aufgaben können über- oder unterbewertet werden
    • An manchen Tagen nicht anwendbar, da nur A-Aufgaben anstehen

    In aller Kürze: Kategorisierung nach Wichtigkeit von Aufgaben!

    Das Parkinsonsche Gesetz

    Das Parkinsonsche Gesetz gehört eher zu den weniger bekannten Praktiken guten Zeitmanagements.

    Dies liegt eventuell daran, dass das Parkinsonsche Gesetz eigentlich Inhalt eines Essays über bürokratische Ineffizienz, 1955 geschrieben vom Historiker Cyril Northcote Parkinson war. Parkinson veröffentlichte damals im Wirtschaftsmagazin “The Economist” den Essay mit der Überschrift “Parkinson’s Law”, indem er folgende Behauptung aufstellt:

    Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht (und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist).

    Parkinsons Essay und seine Behauptung stützten sich zwar nicht auf wissenschaftlich basierte Fakten, jedoch lässt sich die Theorie oft genug im Alltag nachweisen.

    Wie oft hast du dich schon dabei erwischt für ein fünfminütige Aufgabe, eine ganze Stunde zu brauchen, weil du eh noch Arbeitszeit abzusitzen hast? Oder, wenn man es andersherum betrachtet, wie oft bist du kurz vor einer Deadline schon in Panik geraten und hast im Endeffekt in der letzten Stunde so viel geschafft, wie in den 6 Stunden davor zusammen?

    Sind wir ehrlich: Wir kennen das alle! Gerade deshalb mag Parkinsons Theorie uns ansprechen. Wir schöpfen unsere Zeit gerne voll aus!

    Beispiel:

    In einem Geschäftsmeeting von 3 Stunden werden genau die gleichen Beschlüsse am Ende gefasst, wie in einem Meeting von 2 Stunden. Die Beschlüsse fallen immer erst am Ende. Ob davor eine Stunde mehr oder weniger geredet wird, tut meist nicht viel zur Sache.

    Das Parkinsonsche Gesetz erinnert uns stets daran, unsere Zeit effizienter ausschöpfen zu können, wenn wir die Aufgaben von vornherein zeitlich realistisch eingliedern und dementsprechend diszipliniert abarbeiten würden.

    Quasi nach dem Motto: Mehr handeln, weniger rumdaddeln!

    Grafik Parkinsonsches Gesetz
    Laut Parkinsonschem Gesetz ist die Produktivität kurz vor dem Ende am höchsten

    Pro & Contra Parkinsonsches Gesetz

    Vorteile:

    • Bewusstsein für die Zeit wird gestärkt
    • Motiviert dazu die Zeit nicht zu verplämpern, sondern die Dinge anzugehen

    Nachteil:

    • Keine richtige Strategie zum managen der vorhandenen Zeit

    In aller Kürze: Abgearbeitet wird kurz vor Schluss!

    Die 10-10-10-Methode

    Wenn man es genau nimmt, ist die 10-10-10-Methode keine Zeitmanagement-Methode, sondern vielmehr eine effektive Methode, um schneller und effizienter Entscheidungen zu treffen.

    Die 10-10-10-Methode eignet sich fantastisch, um deine Tagesaufgaben schnell einzuteilen und wichtige von unwichtigen Aufgaben zu trennen.

    Für die richtige Priorisierung, stelle dir zu jeder Aufgabe die folgenden drei Fragen:

    1. Was sind die Konsequenzen der Entscheidung in 10 Minuten?
    2. Was sind die Konsequenzen in 10 Monaten?
    3. Was sind die Konsequenzen in 10 Jahren?

    Bestimmt merkst du direkt, wie dir diese 3 einfachen Fragen helfen können. Hat eine Entscheidung Konsequenzen, vielleicht sogar negative Konsequenzen in den nächsten 10 Minuten, so solltest du sie sofort fällen bzw. die Aufgabe erledigen. Spielt die Entscheidung dagegen keine Rolle in 10 Minuten, aber hat dafür Konsequenzen, in etwa 10 Monaten, so kannst du sie noch etwas aufschieben.

    Beispiel:

    Du willst für den Blog auf deiner Website mal wieder einen Blogartikel schreiben, hast aber zum jetzigen Zeitpunkt keine Lust. In 10 Minuten wird deine Entscheidung ihn zu schreiben oder nicht keine Konsequenz für dein Unternehmen haben, in 10 Monaten aber sehr wohl. Das heißt, du kannst den Blogartikel auch noch morgen oder die Tage darauf schreiben, solltest ihn aber nicht zu lange vor dir herschieben. Setze dir in den kommenden Tagen einen klaren Termin, wann du zu schreiben beginnst!

    Tipp:

    Natürlich kannst du die Zeitabschnitte anpassen und z. B. aus den “Jahren” einfach “Tage” machen. Was sind die Konsequenzen in 10 Tagen? Das macht die Planung greifbarer, da wenige Menschen 10 Jahre im Blick haben. 😉

    10-10-10-Methode Grafik
    Frage dich mit der 10-10-10-Methode nach den Auswirkungen deines Handelns

    Pro & Contra 10-10-10-Methode

    Vorteile:

    • Simple Anwendung
    • Hilft bei Aufgabenpriorisierung

    Nachteil:

    • Keine wirkliche Zeitmanagement Methode

    In aller Kürze: Schnelle Einschätzung der Konsequenzen einer Handlung oder Nicht-Handlung!

    Die Kanban Tafel

    Die Methode um die Kanban Tafel hat ihren Ursprung in Japan und man könnte vermuten, dass sich einige Apps zum Zeit- oder Projekt-Management heutzutage, von dieser Methode inspirieren haben lassen.

    Am besten funktioniert die Methode mit Hilfe eines Whiteboards, einer Pinnwand oder eines großen Blatt Papiers. Man teilt das gewählte Medium in die drei Spalten “zu erledigen”, “in Arbeit” und “erledigt” ein. Anschließend schreibt man alle zu erledigenden Aufgaben auf Post-Its oder kleine Zettel und ordnet diese in der ersten Spalte “zu erledigen” an.

    Fängsts du eine Aufgabe an, so verschiebst du sie eine Spalte weiter “in Arbeit” und nach Abschluss schließlich in die “erledigt”-Spalte.

    Die Methode lässt sich auch einfach digital übertragen, indem du zum Beispiel eine Excel Liste oder ein Word Dokument mit drei Spalten anlegst.

    Die Kanban Tafel ist eine einfache Methode um Prozesse und Aufgaben visuell übersichtlich zu gestalten. Die Kanban Tafel eignet sich auch hervorragend für Team-Projekte, indem jedes Teammitglied z. B. Post-Its einer anderen Farbe erhält und auf der Tafel einteilt.

    Zeitmanagement Methode Grafik Kanban Tafel
    Die Kanban Tafel verleiht Übersicht über die Fülle an Aufgaben

    Pro & Contra Kanban Tafel

    Vorteile:

    • Gute Übersicht über Aufgaben und Status der Aufgaben
    • Einfache Anwendung
    • Digital oder analog möglich

    Nachteile:

    • Priorisierung der Aufgaben wird nicht beachtet

    In aller Kürze: Visuelle Darstellung von Aufgaben und Prozessen

    Fazit und Kritik an Zeitmanagement Methoden

    Einerseits ist es wichtig anzumerken, dass die Zeitmanagement Methoden fast alle auf die eine oder andere Weise die Produktivität steigern. Infolgedessen hast du mehr Zeit für gleichartige Aufgaben und deine gewünschten Ergebnisse werden wahrscheinlicher erreicht.

    Zeitmanagement Methoden anzuwenden hat einige Vorteile für dich:

    • Du erhältst einen guten Überblick über anstehende (Tages-) Aufgaben
    • Priorisierung von Aufgaben wird erlernt und nach und nach verfeinert
    • Wichtige Aufgaben werden nicht vergessen
    • Reduktion von Stress
    • Höhere Work-Life-Balance

    Andererseits sind es je nach Berufssparte oftmals auch die nicht offensichtlich produktiven Momente, die Prozesse voranbringen.

    In kreativen Berufen sind beispielsweise Zeiten der Inspiration sehr wichtig. Gerade die paar Minuten, die du aus dem Fenster in die Ferne blickst, können dir wieder neue Inspiration und Raum zum Denken und für neue Ideen geben.

    „Und dann muss man ja auch noch Zeit haben, einfach dazusitzen und vor sich hin zu schauen.“ Astrid Lindgren

    Zudem solltest du, wie anfangs erwähnt auch nicht vergessen, dass Arbeit Spaß machen sollte, und dass du keine Hochleistungsmaschine bist, die jeden Tag gleich effizient funktioniert.

    Methoden zum Zeitmanagement sind kontraproduktiv, wenn du dich durch sie noch mehr unter Druck setzt.

    Dazu haben unvorhersehbare Ereignisse, die persönliche Leistungskurve oder die eigene Verfassung ebenfalls immer einen gewissen Einfluss auf unsere Produktivität.

    Behalte also bitte immer im Hinterkopf, dass dich die vorgestellten Methoden unterstützen und bestärken sollen. Tun sie das nicht oder nicht mehr, probiere neue Dinge aus.

    Nicht jede Methode funktioniert gleich gut für alle. Welche Methode die richtige für dich ist, kannst du nur selbst herausfinden.

    Letztendlich lohnt es sich jedoch immer, eine neue Methode auszuprobieren und den Horizont an Möglichkeiten für dich selbst zu erweitern. Im besten Fall findest du dabei deine Lieblings-Zeitmanagement-Methode und arbeitest in Zukunft stressfreier, ohne wichtige Aufgaben zu vergessen.

    So veranlassen dich auch manche Methoden dazu, dir Fragen über deine dir gegebene Zeit zu stellen und diese daraufhin sinnvoll zu nutzen. Das bringt dich ebenso weiter!

    Tipp:

    Neben all den Methoden hilft dir orbnet bei deinem Zeitmanagement, indem es dir wichtige organisatorische Aufgaben in deinem Unternehmen abnimmt und du somit extrem viel Zeit sparen kannst. Widme dich in deinen alltäglichen Aufgaben als Unternehmer*in den wichtigen Dingen, und lass Dinge, wie die Rechnungserstellung, die Belegverwaltung oder die Terminvereinbarung einfach die Software von orbnet übernehmen. orbnet ist die Zeitmanagement Methode des Jahres 2021 😉!

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