Eine korrekte Rechnung schreiben – für jeden Unternehmer nach erbrachter Leistung die wichtigste Aufgabe. Es gibt dabei einige Punkte zu beachten – zum Beispiel, dass die Rechnung den formalen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums entspricht.
Außerdem sollte sie durch Layout und leicht verständlichen Positionen bei euren Kunden für ein gutes Gefühl sorgen – das fördert einen schnellen Zahlungseingang und baut Vertrauen auf. Wir haben euch die wichtigsten Formalien und Angaben zusammengestellt, die eure Rechnung unbedingt enthalten muss.
Rechnung schreiben – VIDEO ZUM BEITRAG
Der Inhalt
- 1 Rechnung schreiben – VIDEO ZUM BEITRAG
- 2 Was beinhaltet eine Rechnungsstellung?
- 3 Die Rechnung
- 4 Welche Pflichtangaben muss die Rechnung enthalten?
- 5 Kundenbindungen, Zahlungsfristen, Forderungsmanagement – Freiwillige Angaben auf Rechnungen
- 6 Bevor ihr Rechnungen schreibt…
- 7 Warum die Pflichtangaben?
- 8 Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen oder fehlerhaft sind?
- 9 Es geht auch einfacher…
Was beinhaltet eine Rechnungsstellung?
Die Rechnungsstellung ist ein Prozess – sie kann mehrere Schritte umfassen. Zur Rechnungsstellung gehört zunächst eine verständliche Rechnung zu schreiben. Ihr solltet sie immer in Verbindung mit einem freundlichen Anschreiben an den Kunden senden.
Sollte der Zahlungseingang nicht stattfinden, folgt eine freundliche Zahlungserinnerung. Bleibt die Rechnung weiter offen, solltet ihr eine Mahnung aussprechen – so wird der Kunde in Verzug gebracht. Nicht selten liegt ein Missverständnis vor. Deshalb ist es hilfreich, gleichzeitig persönlichen oder telefonischen Kontakt zu euren Kunden zu suchen. So haltet ihr eure Vertrauensbasis und die gute Beziehung aufrecht.
Die Rechnung
Die Rechnung ist ein Schriftstück, das der Lieferant dem Kunden zusendet mit der Einzelaufstellung von Kosten, gelieferten Produkten und Dienstleistungen mit der Aufforderung um Begleichung. Rechnungen können in Papierform oder – wenn das Einverständnis des Empfängers vorliegt – ganz einfach auf elektronischem Wege übermittelt werden.
Ab 2017 gelten ohne Wenn-und-Aber die GoBD. Eine Rechnungssoftware ist die optimale Lösung. Mit dieser könnt ihr die Rechnung sehr schnell und automatisch formal korrekt erstellen und per Email versenden, eure Belege verwalten und die Kommunikation mit eurem Steuerberater wesentlich vereinfachen. Die Software erinnert euch zudem automatisch an weitere Schritte der Rechnungsstellung wie Zahlungserinnerungen oder Mahnungen.
Ein ausgeklügeltes Rechnungsprogramm kann euch somit schon beim Start eures Unternehmens ordentlich unter die Arme greifen, sodass ihr euch voll und ganz auf euer Unternehmen fokussieren könnt.
Welche Pflichtangaben muss die Rechnung enthalten?
Rechnung schreiben: Unternehmer müssen bestimmte Pflichten erfüllen.
Rechnungen im Sinne des § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) und §§ 31-34 UStDV (Umsatzsteuerdurchführungsverordnung) sind alle Dokumente, die über eine Lieferung oder sonstige Leistungen abrechnen. Wenn ihr eine Rechnung schreibt, müssen nach diesen Gesetzen folgende Angaben enthalten sein – egal ob die Rechnung schriftlich oder elektronisch erstellt und verschickt wird.
- Rechnungssteller und Rechnungsempfänger: Wer stellt die Rechnung und an wen ist die Rechnung gerichtet? Der vollständige Name und die vollständige Anschrift der leistenden Person bzw. des leistenden Unternehmens sowie des Rechnungsempfängers müssen angegeben sein.
- Steuernummer: Die Steuernummer, die euch vom Finanzamt zugeteilt wurde, und/oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) müssen in den Formalien der Rechnung enthalten sein.
- Ausstellungsdatum der Rechnung: Es ist unbedingt anzugeben, wann ihr die Rechnung ausgestellt habt.
- Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer ist eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen und – falls gewünscht – auch Buchstaben. Sie dient zur Identifizierung der Rechnung durch den Rechnungsaussteller. Die Nummern müssen nicht fortlaufend vergeben werden – aber jede Nummer darf nur einmalig verwendet werden. Ein Beispiel: FU-2013-12448 oder FU 07/2013- 12448.
- Menge und Artikelbezeichnungen: Wofür erstellt ihr die Rechnung? Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistungen müsst ihr in der Rechnung aufführen.
- Leistungs-/Lieferungsdatum: Wann wurde die Leistung erbracht? Das Datum oder den Zeitraum (es reicht der Monat) der Leistungserbringung oder Lieferung müsst ihr auf die Rechnung schreiben. Im Falle von Abschlagszahlungen müsst ihr den Zeitpunkt der Vereinbarung des Entgelts bzw. eines Teils des Entgelts vereinbaren, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.
- Rechnungsbetrag: Der Netto Betrag (also ohne Steuersätze) der Rechnung gehört zu den Pflichtangaben, ebenso wie der jeweils anzuwendende Steuersatz sowie die Höhe des entsprechenden Steuerbetrags.
- Grund einer Steuerbefreiung: Der Grund einer eventuellen Steuerbefreiung muss angegeben werden. Die Erläuterung einer Steuerbefreiung lautet beispielsweise: „Umsatzsteuerfreie sonstige Leistung nach § 4 Nr. 21b Umsatzsteuergesetz.“ (z.B. steuerfreie Unterrichtsleistungen selbständiger Lehrer, die unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienen).Auch Kleinunternehmer müssen den Grund für die fehlende Umsatzsteuer in der Rechnung angeben. Da Lieferungen und Leistungen von Kleinunternehmen in den wenigsten Fällen wirklich „steuerfrei“ sind, verwendet ihr am besten den Hinweis: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
- Rabatte/Skonto: Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts müsst ihr in der Rechnung anführen – sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. Solltet ihr euren Kunden ein Skonto einräumen, wisst ihr noch nicht, ob sie diese Möglichkeit auch nutzen. Formuliert daher beispielsweise als Zusatz zur Rechnung: „4% Skonto bei Zahlung der Rechnung innerhalb von 3 Wochen nach Rechnungserhalt“.
- Aufbewahrungspflicht (nur bei Bauleistungen): Ein Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht (2 Jahre) des Empfängers der Leistungen muss nur bei Werkslieferungen oder Leistungen im Bau oder Ausbau an Privatkunden angegeben werden.
Sonderfall Kleinbetragsrechnungen
„Kleinvieh produziert weniger Mist“ – zumindest in diesem Fall. Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro) genügen laut § 33 Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung die folgenden Angaben:
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Das Ausstellungsdatum
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung
- Der Bruttobetrag und der Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer
Bei „Peanuts“ könnt ihr folglich die Angabe des Empfängernamens, der Rechnungs- und Steuernummer sowie den separaten Ausweis des Umsatzsteuerbetrags vernachlässigen.
Kundenbindungen, Zahlungsfristen, Forderungsmanagement – Freiwillige Angaben auf Rechnungen
Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtbestandteilen von Rechnungen gibt es eine Reihe an freiwilligen – aber sehr wichtigen – Zusatzangaben, die ihr unbedingt auf eurer Rechnung aufführen solltet.
Rechnung schreiben: Zahlungsfristen und Forderungsmanagement gehören auch zum Rechnungsprozess.
- Persönliche Kontaktdaten: Damit euch eure Kunden bei offenen Abrechnungsfragen schnell und einfach erreichen können, solltet ihr Telefonnummer und Email-Adresse zur Verfügung stellen. So können Fragen und Missverständnisse schnell geklärt werden.
- Zahlungsinformationen: Wenn ihr Wert darauf legt, dass eure Kunden die Rechnung möglichst schnell begleichen, solltet ihr die Zahlungsinformationen deutlich hervorheben. Das gilt auch für die Bankdaten. Hinterlegt die Bankverbindung nicht nur in der Fußzeile eures Briefbogens, sondern wiederholt sie im Rechnungstext noch einmal.
- Zahlungsfristen: Fällig sind Rechnungen normalerweise sofort. Eine konkrete Frist (z.B. „Zahlbar ohne Abzüge bis zum 14. Februar 2017“) benötigt ihr nur für den Eintritt des Zahlungsverzugs. Damit habt ihr die Möglichkeit, sofort ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten oder eine gerichtliche Klage einzureichen. Standardmäßig tritt der Verzug gemäß § 286 BGB „30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung“ ein. Privatleute müsst ihr bereits bei Rechnungsstellung oder in einer Mahnung darauf hinweisen. Falls ihr Geschäftsleute unter euren Kunden habt, braucht ihr theoretisch überhaupt keine Mahnung zu schreiben: Ihr habt sofort die Möglichkeit eure Rechte vor Gericht zu erstreiten.
Bevor ihr Rechnungen schreibt…
- Lasst euch nicht zu lange Zeit für die Erstellung der Rechnung. Rechnungen an Unternehmen müssen innerhalb von sechs Wochen nach Erbringung eurer Leistung gestellt werden. An Privatkunden könnt ihr die Rechnung auch noch länger schreiben.
- Beachtet die Aufbewahrungsfrist für eine Rechnung von 10 Jahren.
- Rechnungen erfordern keine Unterschrift – ihr braucht als nicht per Hand unterschreiben, wenn ihr die Rechnung ausstellt.
- Lasst euer Rechnungsmuster von einem Steuerberater prüfen – so müsst ihr die Rechnung nicht im Nachhinein nochmal schreiben und es entstehen keine Probleme mit dem Finanzamt.
- Sollten Bewirtungskosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, muss eine Rechnung als Nachweis erfolgen. Diese muss maschinell erstellt und registriert worden sein.
Warum die Pflichtangaben?
Es mag bürokratisch erscheinen, dass jede Rechnung ganz bestimmte Anforderungen erfüllen muss. Dahinter steckt jedoch ein guter Grund: Im Gegensatz zur Besteuerung der Arbeitnehmer muss sich der Unternehmer bei der Umsatzsteuer weitgehend selbst um Berechnung und Nachweis kümmern.
Als Unternehmer zieht ihr – sozusagen stellvertretend für das Finanzamt – Steuern von euren Kunden ein. Genauer gesagt: Die Umsatzsteuer. Diese eingenommenen Steuern zahlt ihr monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt zurück – unter Abzug der Vorsteuer. Besonders diesen Vorsteuerabzug, der eure Zahllast gegenüber dem Staat mindert, müsst ihr belegen.
Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen oder fehlerhaft sind?
Als Unternehmer habt ihr die Pflicht, Rechnungen ordnungsgemäß – mit allen Pflichtangaben – auszustellen. Umgekehrt solltet ihr aber auch von euren Geschäftspartnern vollständige Rechnungen verlangen, denn sonst ist euer Vorsteuerabzug gefährdet:
Fehlt in der Rechnung eine notwendige Angabe wie z.B. das Ausstellungsdatum oder die Rechnungsnummer, ist der Vorsteuerabzug daraus so lange nicht möglich bis die Rechnung vom Aussteller berichtigt wurde. Für die Berichtigung der Rechnung wird ein neues Dokument angefertigt, das eindeutig auf die Rechnung Bezug nimmt.
Am besten setzt ihr einen Hinweis auf die fortlaufende Rechnungsnummer. Außerdem müsst ihr Angaben dazu machen, welche Punkte im Einzelnen berichtigt wurden. Wer einzelne Pflichtangaben bei der Rechnung vergisst, braucht also keine harten Konsequenzen zu befürchten. Nicht jede kleine Nachlässigkeit wird mit einer Geldstrafe bedroht.
Solltet ihr als Unternehmer jedoch gegen die Vorschriften des Steuerrechts verstoßen, könnt ihr wegen Ordnungswidrigkeit belangt werden – dann droht euch eine Geldbuße. Wer jedoch verabredet, über eine Leistung keine Rechnung zu erstellen, um die Zahlung der Umsatzsteuer zu umgehen, begeht eine Straftat (Steuerhinterziehung), die sogar mit Freiheitsstrafe geahndet werden kann.
Es geht auch einfacher…
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