Rechnung schreiben – welche Pflichtangaben?

Beim Rechnung schreiben folgende Pflichtangaben beachten

Eine korrekte Rechnung schreiben – für jeden Unternehmer nach erbrachter Leistung die wichtigste Aufgabe. Es gibt dabei einige Punkte zu beachten – zum Beispiel, dass die Rechnung den formalen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums entspricht.

Außerdem sollte sie durch Layout und leicht verständlichen Positionen bei deinen Kunden für ein gutes Gefühl sorgen, denn das fördert einen schnellen Zahlungseingang und baut Vertrauen auf.
Wir haben dir die wichtigsten Formalien und Angaben zusammengestellt, die deine Rechnung unbedingt enthalten muss.

Rechnung schreiben mit VIDEO ZUM BEITRAG

Was beinhaltet eine Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung ist ein Prozess  und sie kann mehrere Schritte umfassen. Zur Rechnungsstellung gehört zunächst eine verständliche Rechnung zu schreiben. Du solltest sie immer in Verbindung mit einem freundlichen Anschreiben an den Kunden senden.
Sollte der Zahlungseingang nicht stattfinden, folgt eine freundliche Zahlungserinnerung. Bleibt die Rechnung weiterhin offen, solltest du eine Mahnung aussprechen, so wird der Kunde in Verzug gesetzt. Nicht selten liegt ein Missverständnis vor, deshalb ist es hilfreich, gleichzeitig persönlichen oder telefonischen Kontakt zu deinem Kunden zu suchen. So hältst du die Vertrauensbasis und die gute Beziehung aufrecht

Die Rechnung

Die Rechnung ist ein Schriftstück, das der Lieferant dem Kunden zusendet mit der Einzelaufstellung von Kosten, gelieferten Produkten und Dienstleistungen, mit der Aufforderung um Begleichung. Rechnungen können in Papierform oder – wenn das Einverständnis des Empfängers vorliegt – ganz einfach auf elektronischem Wege übermittelt werden.

Seit 2017 gelten ohne Wenn-und-Aber die GoBD Vorschriften. Eine Rechnungssoftware ist die optimale Lösung. Mit dieser könnt ihr die Rechnung sehr schnell und automatisch formal korrekt erstellen und per Email versenden, eure Belege verwalten und die Kommunikation mit eurem Steuerberater wesentlich vereinfachen. Die Software erinnert euch zudem automatisch an weitere Schritte der Rechnungsstellung wie Zahlungserinnerungen oder Mahnungen.
Ein ausgeklügeltes Rechnungsprogramm kann dir somit schon beim Start deines Unternehmens gut unter die Arme greifen, so dass du dich voll und ganz auf dein Unternehmen fokussieren kannst.

Die wesentlichen Pflichtangaben auf einer Rechnung

Rechnungen im Sinne des § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) und §§ 31-34 UStDV (Umsatzsteuerdurchführungsverordnung) sind alle Dokumente, die über eine Lieferung oder sonstige Leistungen abrechnen. Wenn du eine Rechnung schreibst, müssen nach diesen Gesetzen folgende Angaben enthalten sein – egal ob die Rechnung schriftlich oder elektronisch erstellt und verschickt wird.

• Rechnungssteller und Rechnungsempfänger: wer stellt die Rechnung und an wen ist die Rechnung gerichtet? Der vollständige Name und die vollständige Anschrift der leistenden Person bzw. des leistenden Unternehmens sowie des Rechnungsempfängers müssen angegeben sein.

• Steuernummer: die Steuernummer, die dir vom Finanzamt zugeteilt wurde, und/oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) müssen in den Formalien der Rechnung enthalten sein.

• Ausstellungsdatum der Rechnung: es ist unbedingt anzugeben, wann du die Rechnung ausgestellt hast.

• Rechnungsnummer: die Rechnungsnummer ist eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen und falls gewünscht, auch Buchstaben. Sie dient zur Identifizierung der Rechnung durch den Rechnungsaussteller. Die Nummern müssen nicht fortlaufend vergeben werden – aber jede Nummer darf nur einmalig verwendet werden. Ein Beispiel: FU-2013-12448 oder FU 07/2013- 12448.

• Menge und Artikelbezeichnungen: wofür erstellst du die Rechnung? Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistungen musst du in der Rechnung aufführen.

• Leistungs-/Lieferungsdatum: wann wurde die Leistung erbracht? Das Datum oder den Zeitraum (es reicht der Monat) der Leistungserbringung oder Lieferung musst du auf die Rechnung schreiben. Im Falle von Abschlagszahlungen musst du den Zeitpunkt der Vereinbarung des Entgelts bzw. eines Teils des Entgelts vereinbaren, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.

• Rechnungsbetrag: der Nettobetrag, also der Betrag ohne Steuersätze, gehört zu den Pflichtangaben einer Rechnung, ebenso wie der jeweils anzuwendende Steuersatz sowie die Höhe des entsprechenden Steuerbetrags.

• Grund einer Steuerbefreiung: der Grund einer eventuellen Steuerbefreiung muss angegeben werden. Die Erläuterung einer Steuerbefreiung lautet beispielsweise: „Umsatzsteuerfreie sonstige Leistung nach § 4 Nr. 21b Umsatzsteuergesetz.“ (z.B. steuerfreie Unterrichtsleistungen selbständiger Lehrer, die unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienen). Auch Kleinunternehmer müssen den Grund für die fehlende Umsatzsteuer in der Rechnung angeben, da Lieferungen und Leistungen von Kleinunternehmen in den wenigsten Fällen wirklich „steuerfrei“ sind, verwendet ihr am besten den Hinweis: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

• Rabatte/Skonto: jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts musst du in der Rechnung anführen – sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. Solltest du deinem Kunden ein Skonto einräumen, ist noch nicht klar, ob sie diese Möglichkeit auch in Anspruch nehmen. Formuliert daher beispielsweise als Zusatz zur Rechnung „4% Skonto bei Zahlung der Rechnung innerhalb von 3 Wochen nach Rechnungserhalt“.

• Aufbewahrungspflicht (nur bei Bauleistungen): ein Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren des Empfängers der Leistungen muss nur bei Werkslieferungen oder Leistungen im Bau oder Ausbau an Privatkunden angegeben werden.

Sonderfall Kleinbetragsrechnungen

„Kleinvieh produziert weniger Mist“ – zumindest in diesem Fall. Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen, bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro genügen laut § 33 Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung folgende Angaben:

• Name und Anschrift des Ausstellers: bitte achte darauf, dass die Anschrift korrekt ist, sowie die Firmierung (GmbH, UG usw.) ebenfalls stimmt.

• das Ausstellungsdatum: auch hier muss das Rechnungsdatum ausgewiesen werden. Bitte achte darauf, dass du deine Rechnungen innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung stellst.

• Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung: bitte achte darauf, dass deine Dienstleistung bzw. dein Produkt "klar erkennbar" ist. Hierzu kannst du bei orbnet z.B. das Feld "Beschreibung" nutzen.

• der Bruttobetrag und der Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer: Brutto = Nettobetrag zzgl. USt

Bei „Kleinigkeiten“ könnt ihr folglich die Angabe des Empfängernamens, der Rechnungs- und Steuernummer sowie den separaten Ausweis des Umsatzsteuerbetrags vernachlässigen.

Freiwillige Angaben beim Rechnung schreiben

Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtbestandteilen von Rechnungen gibt es eine Reihe an freiwilligen, aber sehr wichtigen Zusatzangaben, die du unbedingt auf deiner Rechnung aufführen solltest.

Rechnung schreiben: Zahlungsfristen und Forderungsmanagement gehören ebenfalls zum Rechnungsprozess.

• Persönliche Kontaktdaten: damit dich deine Kunden bei offenen Abrechnungsfragen schnell und einfach erreichen können, solltest du eine Telefonnummer und Email-Adresse zur Verfügung stellen. So können Fragen und Missverständnisse schnell und unkompliziert geklärt werden.
• Zahlungsinformationen: wenn du Wert darauf legt, dass deine Kunden die Rechnung möglichst schnell begleichen, solltest du die Zahlungsinformationen deutlich hervorheben. Das gilt auch für die Bankdaten. Hinterlegt die Bankverbindung nicht nur in der Fußzeile eures Briefbogens, sondern wiederholt sie im Rechnungstext noch einmal.
• Zahlungsfristen: fällig sind Rechnungen normalerweise sofort. Eine konkrete Frist, z.B. „zahlbar ohne Abzüge bis zum 14. Februar 2017“, benötigst du nur für den Eintritt des Zahlungsverzugs. Damit hast du die Möglichkeit, sofort ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten oder eine gerichtliche Klage einzureichen. Standardmäßig tritt der Verzug gemäß § 286 BGB „30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung“ ein. Privatleute musst du bereits bei Rechnungsstellung oder in einer Mahnung darauf hinweisen. Falls du Geschäftsleute unter deinen Kunden hast, brauchst du theoretisch überhaupt keine Mahnung zu schreiben: du hast sofort die Möglichkeit deine Rechte vor Gericht zu erstreiten.

Sonstige Informationen für die Rechnungsstellung

Wir haben für dich einige Tipps zusammen gestellt, die du unbedingt beachten solltest, bevor du eine Rechnung schreibst.

• Lass dir nicht zu viel Zeit für die Erstellung der Rechnung. Rechnungen an Unternehmen müssen laut Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 2 Satz 2 innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung deiner Leistung gestellt werden. An Privatkunden kannst du die Rechnung auch noch länger schreiben.
• Beachte die Aufbewahrungsfrist für eine Rechnung von 10 Jahren.
• Rechnungen erfordern keine Unterschrift – du brauchst also nicht per Hand unterschreiben, wenn du die Rechnung ausstellst.
• Word-, Excelvorlagen für eine Rechnung nutzen? Lass dein Rechnungsmuster von einem Steuerberater prüfen – so musst du die Rechnung im Nachhinein nicht abermals schreiben und es entstehen keine Probleme mit dem Finanzamt. Grundsätzlich sind jedoch Rechnungen, welche mit Word oder Excel erstellt worden sind NICHT GoBD konform. Bitte achte darauf!

Wenn du mehr zum Thema GoBD erfahren möchtest und was du beachten solltest:

Die Sache mit den Bewirtungskosten

Sollten Bewirtungskosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, muss eine Rechnung als Nachweis erfolgen. Diese muss maschinell erstellt und registriert worden sein. 

Warum überhaupt Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung

Es mag bürokratisch erscheinen, dass jede Rechnung ganz bestimmte Anforderungen erfüllen muss. Dahinter steckt jedoch ein guter Grund. Im Gegensatz zur Besteuerung der Arbeitnehmer muss sich der Unternehmer bei der Umsatzsteuer weitestgehend selbst um Berechnung und Nachweis kümmern.

Als Unternehmer ziehst du, sozusagen stellvertretend für das Finanzamt, Steuern von deinen Kunden ein. Genauer gesagt, die Umsatzsteuer. Diese eingenommenen Steuern zahlst du monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt zurück, unter Abzug der Vorsteuer. Besonders diesen Vorsteuerabzug, der deine Zahllast gegenüber dem Staat mindert, musst du belegen.

Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen oder fehlerhaft sind

Als Unternehmer hast du die Pflicht, Rechnungen ordnungsgemäß, mit allen Pflichtangaben auszustellen. Umgekehrt solltest du aber auch von deinen Geschäftspartnern vollständige Rechnungen verlangen, denn sonst ist euer Vorsteuerabzug gefährdet.

Fehlt in der Rechnung eine notwendige Angabe wie z.B. das Ausstellungsdatum oder die Rechnungsnummer, ist der Vorsteuerabzug daraus so lange nicht möglich bis die Rechnung vom Aussteller berichtigt wurde. Für die Berichtigung der Rechnung wird ein neues Dokument angefertigt, das eindeutig auf die Rechnung Bezug nimmt.

Am besten setzt ihr einen Hinweis auf die fortlaufende Rechnungsnummer. Außerdem musst du Angaben dazu machen, welche Punkte im Einzelnen berichtigt wurden. Wer einzelne Pflichtangaben bei der Rechnung vergisst, braucht also keine harten Konsequenzen zu befürchten. Nicht jede kleine Nachlässigkeit wird mit einer Geldstrafe bedroht.

Rechnung schreiben schnell und einfach digital

Falls dir Word- bzw. Excel-Vorlagen nicht mehr genug sind und du dich wieder mehr auf dein Business fokussieren möchtest, solltest du dein Unternehmen auf ein neues Buchhaltungslevel bringen wollen, indem du deine Buchhaltung automatisierst, probiere doch einfach einmal unser Rechnungsprogramm aus.