Rechnung schreiben - 5 extrem einfache Möglichkeiten (mit HowTo)

Als Unternehmer ist das Thema “Rechnung schreiben” mit das Beste an der Buchhaltung. Du musst jedoch auch hier auf wichtige Details achten, damit deine Rechnung auch wirklich als Rechnung beim Finanzamt angenommen wird.

Du musst Pflichtangaben bei Rechnungen beachten, die unterschiedlichen Vorgaben im Bezug auf Rechnungen ins Ausland und vieles mehr!

Die gute Nachricht ist, dass man mittlerweile schnell und einfach Rechnungen erstellen kann.

Das wichtigste ist, dass du die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung verstehst und befolgst.

Wenn das Thema Rechnung schreiben für dich neu ist und du gerade anfängst, gibt es für dich zahlreiche Möglichkeiten, um eine professionelle Rechnung zu erstellen.

Disclaimer:

Beachte, dass die hier vorgestellten Möglichkeiten für den Anfang der Rechnungsstellung zwar perfekt sind, jedoch für ein professionelles Unternehmen nicht zu 100 % GOBD-konform. Probiere orbnet aus und erstelle jetzt kostenfrei professionelle Rechnungen, die einer Prüfung durch das Finanzamt auch standhalten.

In diesem Artikel stellen wir dir 5 einfache und schnelle Möglichkeiten vor, wie du noch heute eine Rechnung erstellen kannst.

Wichtig: Beachte hier ebenfalls unseren Artikel zum Thema “Rechnung Pflichtangaben”, damit du hier auf jeden Fall alle wichtigen Details einer Rechnung auch beachtest.

Das Beste daran ist:

Du erhältst für jeden beschriebenen Weg auch schon eine komplett fertige Vorlage, die du sofort verwenden kannst - Easy!

1. Wie du eine Rechnung mit Google Docs schreibst

Google Docs gibt dir die Möglichkeit entweder eine Rechnung als Tabelle oder aber auch in einem Wordformat zu erstellen. Hier stellen wir dir beide Möglichkeiten vor.

Rechnung schreiben mit Google Docs:

1. Melde dich in deinem Google Account unter: LOGIN

2. Klicke auf den “+”-Button

3. Im frisch erstellten Dokument kannst du nun deine Rechnung einfach erstellen. Du kannst jedoch auch eine Rechnungsvorlage importieren, z.B. von Microsoft Word. Siehe hierzu den Abschnitt “Rechnung schreiben mit Word” weiter unten.

Wenn du fertig bist, kannst du das fertige Dokument einfach über Datei -> “Herunterladen” in dein Wunschformat speichern.

Download Rechnung Google Docs

Rechnung schreiben mit Google Tabellen:

Ähnlich wie bei Google Docs kannst du auch in Google Tabellen deine Rechnung schreiben.

Die Anmeldeschritte hierzu sind identisch mit denen zu Google Docs. Du musst jedoch beachten, dass du die Formeln für die Berechnung der Umsatzsteuer und des Gesamtbrutto bzw.- netto beachtest.

Damit das Ganze für dich schneller und einfacher ist, nutze einfach unsere Google Tabellen Vorlage und passe diese an 🙂

Download Rechnung Google Tabellen

PS: Gehe auf “Datei” und “Kopie erstellen”, um die Vorlage in dein Google Konto zu kopieren.

2. Eine Rechnung schreiben mit einem kostenfreien Rechnungsgenerator

Du hast natürlich auch die Möglichkeit einen kostenfreien online Rechnungsgenerator zu nutzen, um deine Rechnung komfortabel zu erstellen.

Neben der kostenfreien Version von orbnet, welche dir ebenfalls die Möglichkeit bietet ohne Vorkenntnisse schnell und einfach eine Rechnung zu erstellen, hast du bis zu 5 Rechnungen pro Monat frei!

Zusätzlich haben wir für dich ebenfalls einen Online Generator erstellt bei dem du ganz schnell, auch ohne Anmeldung, eine Rechnung generieren kannst.

Diese findest du ganz einfach im Internet, wenn du nach “Rechnungsgenerator” googlest.

Wir haben hier als Beispiel den Rechnungsgenerator von “Rechnungen-Muster” gewählt.

Hierzu gehst du folgendermaßen vor:

1. Gehe z.B. auf https://rechnungen-muster.de/rechnung-schreiben
2. Trage deine Rechnungsdaten in den Rechnungsgenerator
3. Speichere die Rechnung als PDF mit den Button “PDF Rechnung jetzt downloaden”

Der Rechnungsgenerator hilft dir zwar komfortabel deine Rechnung zu erstellen, jedoch unterstützt diese Anwendung die konforme “Sicherung” deiner Rechnungen nicht. Für den Anfang ist dieser Rechnungsgenerator jedoch mehr als ausreichend!

3. Rechnung erstellen mit Microsoft Word

Das bekannteste Programm zur Dokumentenerstellung “Microsoft Word” darf natürlich in dieser Aufzählung nicht fehlen.

Microsoft Word macht dir das Rechnungserstellen besonders einfach, denn es verfügt über eine online Datenbank mit zahlreichen Vorlagen.

Hier findest du sicherlich die passende Rechnungsvorlage für dein Unternehmen.

Zusätzlich kannst du diese ebenfalls schnell und einfach anpassen.

Wir nutzen für dieses Beispiel die Microsoft Word Version von Office 365.

So gehst du vor:

1. Öffne Word und klicke “Neu”

2. Im Feld “Nach Onlinevorlagen suchen” gibst du “Rechnung” ein.

Wir wählen in diesem Beispiel die “Servicerechnung”

Klicke doppelt auf die Vorlage, um diese zu öffnen

Die Vorlage kannst du nun nach deinen Wünschen anpassen

Wenn du fertig bist, kannst du deine fertige Rechnung entweder ausdrucken, oder direkt als PDF exportieren. Hierzu gehst du auf “Datei”, “Speichern unter” und klickst doppelt auf “Durchsuchen”. Im Feld Dateityp wählst du nun “PDF (*.pdf)” aus und speicherst deine fertige Rechnung.

4. So schreibst du eine Rechnung mit Microsoft Excel

Auch in Microsoft Excel kannst du eine Rechnung über die Vorlagenfunktion erstellen.

Hierzu öffnest du Microsoft Excel und wählst auf der Startseite den Punkt “Weitere Vorlagen” aus.

Danach suchst du nach “Rechnung” und wählst hier deine Wunschrechnung aus.

Wir haben für dieses Beispiel hier die Vorlage “Standardrechnung” ausgesucht.

Mit einem Doppelklick öffnest du die Vorlage und kannst hier ganz einfach deine Wunschangaben machen bzw. Änderungen durchführen.

Der große Vorteil:

Die Gesamtsumme der jeweiligen Rechnungspositionen wird hierbei komplett automatisch berechnet!

5. Eine Rechnung mit orbnet schreiben - Schnell und konform

Die weiter oben beschriebenen Möglichkeiten haben einen sehr großen Nachteil: Sie sind nicht GoBD-konform.

GoBD-konform bedeutet in dem Zusammenhang, dass das Ursprungsformat nicht revisionssicher abgespeichert werden kann.

Weitere Details hierzu erfährst du in unserem Blogartikel “GoBD“

Mit orbnet kannst du jedoch in nur wenigen Klicks eine eigene Rechnung schreiben.

Dabei ist orbnet für den Anfang besser geeignet, als die Möglichkeiten weiter oben, zudem ist es für bis zu fünf Rechnungen pro Monat komplett kostenfrei!

So gehst du am besten vor:

1. Anmelden unter https://my.orbnet.de/account/register/

2. Nach dem Setup-Wizard kannst du sofort loslegen hierzu gehe einfach auf die Kundeverwaltung und lege einen neuen Kunden an. Zusätzlich kannst du in der Produkt- und Dienstleistungsverwaltung einen Kunden anlegen.

3. Nachdem du deinen Kunden, sowie deine Dienstleistung definiert hast, kannst du sofort mit der Rechnungserstellung beginnen.

Wir prüfen deine Kundenanlage, sowie deine Dienstleistungsanlage und wählen automatisch die korrekte Rechnungsform. Heißt, du musst dich um keine steuerlichen Themen mehr kümmern, alles wird steuerrechtlich konform, abhängig, von deiner Konfiguration, ausgefüllt.

Nach einem Klick auf “speichern” übernehmen wir dein Wunschrechnungslayout und erstellen daraufhin deine Rechnung im Entwurfsmodus. Hier kannst du noch einmal alle Daten prüfen und die Rechnung dann auf “offen” stellen.

Die Rechnungsnummer und alle weiteren Details werden hier automatisch übernommen.

Das Beste:

Du kannst zusätzlich wählen, ob du deine Rechnung an deinen Kunden per E-Mail mit deinem SMTP-Server verschickst, oder aber auch direkt eine Print-Rechnung mit unserem Print-Service auswählst.

Hierbei wird die Rechnung automatisch ausgedruckt und per Post an den Rechnungsempfänger geschickt - Easy!

Fazit

Wie du siehst, gibt es verschiedene Möglichkeiten, um eine Rechnung zu erstellen.

Bis auf die letzte Möglichkeit (Rechnung erstellen über orbnet) sind jedoch nicht alle Optionen GoBD-konform.

Solltest du jedoch gerade am Anfang stehen, kannst du natürlich die oberen Möglichkeiten für die Rechnungserstellung verwenden.

Viele weitere Möglichkeiten, wie eine Kundenverwaltung, eine Belegverwaltung, ein komplettes Eventmanagement zur Terminvereinbarung, sowie weitere Funktionen, die dir das Leben erleichtern, hat nur eine professionelle Rechnungssoftware, wie orbnet, zu bieten.

Wäge für dich ab, welche Methode zur Rechnungserstellung, für dich die richtige ist. Solltest du später in deinem Business an die „Kapazitätsgrenze“ zur manuellen Rechnungserstellung kommen, empfehlen wir dir eine professionelle Software zu nutzen.