Rechnung auf Englisch schreiben - Beispiele inklusive Formulierungen

Ob Coach, Berater, Dienstleister, Agentur oder Handwerker - Irgendwann kommt im unternehmerischen Alltag die Frage: "Wie schreibe ich eigentlich meine Rechnung auf Englisch?".

In diesem Artikel behandeln wir das Thema "Rechnungen auf Englisch" für deine Kunden im Ausland.

Wichtig zu Beginn:

Bei der Rechnungsstellung gilt normalerweise die "Amtssprache" des jeweiligen Finanzamtes, das heißt für Unternehmer in Deutschland "deutsch".

Es macht jedoch durchaus Sinn "kundenfreundlich" zu agieren und hier für ausländische Kunden Rechnungen in englischer Sprache zu verfassen.

Das deutsche Finanzamt erkennt nämlich einige Grundbegriffe beim Schreiben von englischen Rechnungen bzw. buchhalterischen Belegen, wie Gutschriften, Zahlungserinnerungen usw. an.

Pauschal gilt: Dein Endkunden hat keinerlei Anspruch darauf seine Rechnung in englischer Sprache zu erhalten, freuen wird es ihn jedoch nicht und er wird dich höchstwahrscheinlich bitten deine Rechnung auf Englisch zu stellen.

Eine Rechnung auf Englisch schreiben - Die Basics

Wie schon in der Einleitung erwähnt ist die bevorzugte Sprache für ausländische Rechnungen Englisch.

Das deutsche Finanzamt verlangt von dir jedoch immer die Amtssprache zu verwenden, demnach deutsch. Nun kann nicht jeder ausländische Kunde von dir Deutsch sprechen, sodass einige Begriffe beim Finanzamt auch in englischer Sprache akzeptiert werden.

Neben-Info:

Falls du eine Rechnung in Englisch ausstellst und dein Finanzbeamter gerade einen schlechten Tag erwischt hat, kann dieser von dir verlangen eine beglaubigte Übersetzung deiner englischen Rechnung in Deutsch zu erstellen.

Demnach empfiehlt es sich Rechnungen in doppelter Ausführung, also deutsch und englisch, zu erstellen, damit bei Anfrage des Finanzamtes immer eine Art "Beweis" vorliegt.

Da dies eher unpraktikabel gilt, musst du unbedingt auf deinen Rechnungen das deutsche Umsatzsteuergesetz beachten und alle relevanten Pflichtangaben, die natürlich für die deutsche Finanzverwaltung gelten, umsetzen.

Wenn du alle deutschen Pflichtangaben korrekt übersetzt sind englische Rechnungen somit kein Problem mehr.

Im Übrigen haben wir hier alle relevanten Informationen und Details für dich bezüglich der Pflichtangaben auf Rechnungen zusammen gestellt.

Rechnung auf Englisch - Die Pflichtangaben

Beim Schreiben einer englischen Rechnung gelten hier die deutschen Pflichtangaben.

Folgende Pflichtangaben musst du somit beachten und auf deinen englischen Rechnungen unbedingt aufführen:

• Korrekte Anschrift deines Kunden inklusive Name, Adresse und empfehlenswerter Weise dem Zielland. Zusätzlich natürlich ebenfalls die Anschrift deines Unternehmens.
• Steuernummer von dir und deinem Kunden: Die sogenannten VAT Number oder VAT ID musst du von deinem Kunden vor Rechnungsstellung unbedingt erfragen, da diese bei ausländischen Rechnungen eine Pflichtangabe darstellt. Unabhängig von der Höhe deiner Rechnungen empfiehlt es sich immer deine eigene Umsatzsteuer-ID auf deinen Rechnungen auszuweisen. Weitere Informationen erhältst du in unserem Blogbeitrag "die Umsatzsteuer-ID", hier erfährst du ebenfalls, wie du die Umsatzsteuer-ID beantragen kannst.
• Das Ausstellungsdatum deiner Rechnung: Hier reicht einfach nur das normale Datum ohne besonderer Angabe. Zusätzlich kannst du dieses Datum ebenfalls in der englischen Zeitangabe verwenden (Beispiele siehe hier)
• Das Leistungsdatum: Eine weitere Pflichtangabe ist, wann du deine Leistung beim Kunden erbracht hast. Dieses Datum kannst du als "Delivery date" übersetzen. Das Leistungsdatum kann ein Zeitpunkt vor dem Rechnungsdatum sein, oder aber auch das Rechnungsdatum selbst. Wichtig ist nur, dass du die Kennzeichnung "Delivery date" tatsächlich auch aufführst.
• Rechnungsnummer: Natürlich darf auf deiner Rechnung eine Rechnungsnummer nicht fehlen. Auch hier solltest du darauf achten eine fortlaufende Rechnungsnummer zu verwenden. Die Rechnungsnummer kannst du als "invoice number" übersetzen.
• Menge, Artikelbezeichnung, Preis und Steuerbetrag: In den Rechnungspositionen musst du die Menge und Art der Leistung näher beschreiben. Bitte halte dich hier an einfache und klare Begriffe, damit das Finanzamt diese Beschreibung auch einfach entziffern kann. Bei Coaching-Dienstleistungen solltest du darauf achten, dass du eine "höhere Kategorie" wählst. Ein Finanzbeamter weiß nicht was "Awesome Mind-Flood Impression Mastermind" ist. Hier solltest du zusätzlich das Stichwort "Business Coaching" oder "Business Consulting" aufführen, dann ist es klar. Die Menge kannst du hierbei als "Amount" übersetzen. Zusätzlich solltest du vor der englischen Rechnungsstellung mit deinem Kunden vereinbart haben in welcher Währung abgerechnet werden soll. Es empfiehlt sich die Landeswährung deines Unternehmenssitzes, also EURO. Das macht es wesentlich einfacher für deinen Steuerberater im Nachgang die Rechnung korrekt zuzuweisen. Beim Preis ist das "Netto" in "subtotal without VAT" und das Brutto in "total" zu übersetzen. Skonto kannst du als "discount" übersetzen.

Das wären zunächst die wichtigsten Pflichtangaben auf deiner englischen Rechnung.

Sobald du eine Rechnung ins Ausland stellst, musst du ebenfalls einige Informationen bezüglich der Umsatzsteuer beachten.

Rechnung auf Englisch - Was mache ich mit der Umsatzsteuer?

Es kommt darauf an, ob dein Kunde ein Privat- oder Geschäftskunde ist.

Grundsätzlich ist es ratsam sich bei deinem Steuerberater kurz zu informieren, ob und welche besonderen steuerlichen Anforderungen in deinem Fall gelten.

Kurz zusammengefasst kann man jedoch sagen:

Verrechnest du an Privatkunden kannst du die Umsatzsteuer ausweisen, verrechnest du an Geschäftskunden dann kommt es darauf an, wo dein Endkunde seinen Unternehmenssitz hat.

Falls du an europäische Geschäftskunden in Italien z.B. eine englische Rechnung verfasst gilt das "Reverse Charge" verfahren.

Wir haben in einem weiteren detaillierten Artikel alle Variationen für dich zusammen gestellt, was du beim Verfassen von Rechnungen ins Ausland beachten musst.

Den Artikel findest du unter "Rechnung ins EU-Ausland" (hier klicken)

Tipp:

Falls du Kleinunternehmer bist, musst du im Inland, sowie Ausland keine Umsatzsteuer abführen.

Hier reicht der Hinweis "Umsatzsteuerfrei gemäß Kleinunternehmerregelung §19 UStG" oder als englische Version:

"All prices excluding tax according to small businessmen to Section 19 UStG"

Zwar nutzt diese Informationen niemandem im englischsprachigen Raum, aber wir schreiben unsere Rechnung ja für das deutsche Finanzamt!

Was muss ich beim Schreiben von englischen Rechnungen noch beachten?

Ok, du hast nun alle Pflichtangaben auf deiner Rechnung ins Englische übersetzt, somit das deutsche Finanzamt zufrieden gestellt. Aber was ist mit dem Einleitungssatz, welche Floskel gibt es beim Schreiben von englischen Rechnungen zusätzlich und wie schreibe ich höflich den Abschlusssatz auf meiner englischen Rechnung?

Nachfolgend findest du weitere Formulierungen und Übersetzungen, die du direkt in deine Rechnung übernehmen kannst.

Englische Rechnung - Formulierungsbeispiel Einleitung

Folgende Formulierungsbeispiele kannst du für deine Einleitung verwenden:

Deutsch:

Anbei erhalten Sie die Rechnung Nr. RE-123 vom 12.03.2020

Englisch:

Please find enclosed invoice no. RE-123 dated March 12, 2020.

Deutsch:

Im Anhang erhalten Sie die Rechnung für [...]

Englisch:

Please find attached our invoice for [...]

Deutsch:

Gemäß unserer Vereinbarung erhalten Sie hiermit unsere Rechnung vom 1. Januar 2020.

Englisch:

In accordance with our agreement, you are hereby receiving our invoice dated January 1, 2020.

Deutsch:

Für meine geleisteten Dienste erlaube ich mir, folgenden Betrag in Rechnung zu stellen [...]

Englisch:

For my services I kindly request the following payment [...]

Deutsch:

Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 10 Tagen auf das weiter unten angegebene Konto

Englisch:

Payment should be made within 10 days to the following account.

Deutsch:

Der Gesamtbetrag beläuft sich auf 55 EUR und ist in bar zu begleichen.

Englisch:

The total amount is 55 EUR and is to be paid in cash.

Englische Rechnung - Formulierungsbeispiel Abschluss

Im Abschlusssatz bzw. im Abschlussteil kannst du folgende Variationen verwenden.

Tipp: Speziell im amerikanischen Markt kann man durchaus die Wertschätzung des Kunden explizit herausstellen und sich für den Umsatz bedanken. Im internationalen Handel bzw. auf englischen Rechnungen sieht man diese Dankessätze sehr häufig und sie gehören zum guten Umgangston.

Man muss nicht immer die "steife" deutsche Variante "Vielen Dank für Ihren Auftrag" (englisch: Thank you for your order!) verwenden.

Deutsch:

Wir freuen uns auf eine erneute Zusammenarbeit mit Ihnen.

Englisch:

We look forward to doing business with you again

Deutsch:

Vielen Dank für Ihren Einkauf bei [dein Firmenname]. Bitte lassen Sie uns wissen, wenn wir noch etwas für Sie tun können!

Englisch:

Thank you for your purchase from [dein Firmenname]. Please let us know if we can do anything else to help!

Deutsch:

Vielen Dank, dass Sie ein Kunde von [dein Firmenname] sind. Wir schätzen Ihr Geschäft aufrichtig und hoffen, dass Sie bald wiederkommen!

Englisch:

Thank you for being an [dein Firmenname] customer. We sincerely appreciate your business and hope you come back soon!

Deutsch:

Wir danken Ihnen für Ihr Geschäft und Ihr Vertrauen. Es ist uns eine Freude, mit Ihnen zu arbeiten.

Englisch:

Thank you for your business and your trust. It is our pleasure to work with you.

Deutsch:

Ihre Unterstützung bedeutet für uns die Welt! Vielen Dank für Ihr Geschäft. Wir hoffen, in Zukunft wieder mit Ihnen zu arbeiten.

Englisch:

Your support means the world to us! Thank for your business. Hope to work with you again in the future.

Das Gesamtergebnis von Einleitungssatz und Abschlusssatz, sowie einiger weiteren Angaben, findest du zum Download auf unserer "Musterrechnung auf Englisch".

Das Fazit

Wie du siehst ist es gar nicht so schwer eine Rechnung auf englisch zu schreiben bzw. sich an die Pflichtangaben zu halten.

Im Grunde musst du lediglich die deutschen Pflichtangaben befolgen und auf die englischen Übersetzungen achten.

Mit einer Rechnungsvorlage kannst du diesen Prozess teilweise beschleunigen.

Solltest du in deinem Coaching bzw. im Consulting jedoch relativ viele Kunden aus dem Ausland haben, empfehlen wir dir zum Rechnung schreiben eine eigenständige Rechnungssoftware, die dich hierbei unterstützt.

Wir unterstützen dich nicht nur bei der Rechnungsstellung ins Ausland, sondern ebenfalls bei deiner Kundenverwaltung, der Online-Terminvereinbarung, sowie zahlreichen weiteren Features, damit du dich uneingeschränkt auf dein Business fokussieren kannst.