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Terminvereinbarung kann in extremes E-Mail Ping-Pong ausarten. Gleichzeitig vermittelt es ein eher gedrücktes und gestresstes Gefühl auf beiden Seiten.
Speziell wenn du einen Podcast hast, Gäste einlädst, welche bei dir im Podcast interviewt werden, spätestens dann ist ein professionelles Onboarding des Gastes von Vorteil.
Ursprünglich, als wir unseren eigenen Podcast "Coaching Zone" gelauncht haben, wollten wir einige Episoden erst einmal vorproduzieren. Also Interviewpartner einladen, Gespräche führen und so ungefähr 5-7 Folgen schon einmal im Portfolio haben, wenn wir launchen.
Wir haben dabei natürlich uns an unsere Zielgruppe gewendet, haben geschaut, welche Coaches, Berater und Trainer interessante Positionierungen haben, aber natürlich, da jeder Podcast auch irgendwie einen Nutzen haben sollte, auch eine gewisse Reichweite.
Schnell haben wir eine Liste von ca. 20 potenziellen Kandidaten erstellt, welche wir nach und nach angeschrieben haben. Unsere Kanäle waren hierbei natürlich "E-Mail", Facebook und teilweise, weil nicht anders zu finden, Kontaktformulare auf der jeweiligen Seite des Coaches.
Hierzu haben wir Templates (für E-Mails, Facebook usw.) erstellt, welche personalisiert waren, um die jeweiligen Coaches in ein kurzes "Vorinterview" einzuladen, in dem wir über die Details unseres Podcasts gesprochen haben.
Der Hintergrund für das Vorinterview war:
Ursprünglich dachte ich mir, das geht noch manuell, kein Problem - Nope!
Du kennst sicherlich die klassische "Terminmail", bei der ich mir immer denke: "Hier musst du eine Auswahl machen und bestätigen, sonst geht das noch unendlich lange weiter" - indirekter Druck 🙄
Bei ca. 20 potenziellen Gesprächspartnern war das ein Wochenaufwand!
Aber das war noch nicht alles, nach dem Podcast-Vorinterview wurde natürlich auch noch ein Termin vereinbart für das eigentliche Podcast-Interview! Awesome!
Wie fast bei jedem "Schmerz" in der Organisation habe ich angefangen über einen optimierten Workflow für Podcast-Interviews nachzudenken, vor allem auch im Bereich der Terminvereinbarung.
Als Unternehmen ist das Thema Podcast ein reiner Marketing-Kanal mit "Unterhaltungswert", ich schätze, das geht vielen Unternehmen so.
Mir macht es unglaublich viel Spaß sich mit interessanten Personen zusammenzusetzen und deren Geschichte zu erfahren, gleichzeitig hat man als Unternehmen natürlich potenzielle Reichweite durch das Sharing in Social-Media-Kanälen usw.
Eigentlich ein Win-Win für alle, wäre da nicht der organisatorische Aspekt.
Zu einem Podcast gehört viel mehr das Interview selbst und interessante Personen. Somit muss der Ablauf ebenfalls ordentlich dokumentiert und nachvollziehbar sein, um Launch-Fristen der jeweiligen Episode nicht zu torpedieren.
Das gelang uns mal mehr und mal weniger gut, bis letztlich der gesamte Prozess einmal auf den Kopf gestellt wurde.
Folgende Prozesse gehören zu EINER Podcast-Folge in der Coaching Zone:
Falls du dich fragst, was für Technik ich hier verwende bei der Aufnahme:
Du siehst, was in 30 Minuten "Show" endet, bedarf einer ordentlichen Masse an Vorbereitung und Koordination.
Deswegen habe ich mich mal wieder hingesetzt und hier versucht die einzelnen Arbeitsschritte aufzuzeichnen und jeweils zu optimieren.
Folgendes kam dabei heraus:
Die farblich markierten Bereiche wurden weitestgehend mit orbnet automatisiert.
Die Bereiche der Post-Production und Social-Media-Planung wurden mit Templates versehen, bei der nur die Rohspur eingefügt werden muss und die Optimierungen laufen gleichermaßen auf "meine Stimme" ab. Bei dem Interviewpartner muss immer noch manuell optimiert werden, oder bei Bedarf gecutted.
Die Social-Media-Mitarbeiterin hat natürlich ebenfalls Templates, mit der sie arbeitet und kann so noch schneller die Posts fertigstellen.
BTW: Die Quotes-Posts werden werden auf Basis von Aufzeichnungen von mir gestaltet. Heißt, ich schreibe während des Interviews die Zeitstempel mit, bei denen etwas interessantes gesagt wird, um daraus dann einen Quote zu machen.
Das Anhören des Podcasts entfällt somit.
Der Upload funktioniert ebenfalls automatisch, bei Bedarf nutzen wir ebenfalls Web Captioner für das Erstellen von Captions. Ansonsten wird die Folge dann über alle Kanäle hinweg automatisch publiziert.
Wie du siehst, kann die Produktion einer Podcast-Folge durchaus langwierig sein, vor allem, wenn man auf Interviewpartner setzt.
Im Schnitt hat uns eine Podcast-Folge ca. 13h "Arbeit" gekostet, wir haben es früher nicht immer geschafft pünktlich auszustrahlen und konnten ebenfalls qualitativ nicht ganz überzeugen.
Seit dieser Optimierungsmaßnahmen haben wir eine Podcastfolge mit sämtlichen Social-Media Posts in insgesamt 2-3h aufbereitet und released.
Interviewpartner werden über den Stand informiert, können sich vorab die Folgen anhören, teilweise auch Abänderungen wünschen.
Die Terminvereinbarung verläuft automatisch, alle Informationen werden automatisch an die Interviewpartner ausgespielt (Fragebogen usw.), zusätzlich informiert orbnet unsere Interviewpartner natürlich auch an bevorstehende Termine, wie Vorinterviews oder Podcastaufnahmetermine.
Zusätzlich stehen alle relevanten Informationen noch einmal zusammen gefasst auf der Landingpage der Terminvereinbarung, welche von orbnet automatisch erstellt wird.
Du möchtest ein kleines Beispiel sehen?
Hier ist unsere GEHEIME Podcast-Landingpage für unsere Interviewpartner:
Schau doch auch mal in unserem Podcast vorbei unter:
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