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24. November 2021
Nicola | @orbnet

Warum du als Dienstleister mit Online Terminbuchung starten solltest!

Immer häufiger finden wir praktische Buchungssysteme zur online Terminbuchung auf Websites. Vom Zahnarzt, über diverse Dienstleister wie Friseure oder Kosmetikstudios, bis hin zu Business-Meetings & Coaching-Events - heutzutage kann man fast alles online buchen. Und dabei treffen wir tatsächlich auf weit mehr Vorteile als zunächst angenommen.

Online Terminkalender
Lass deine Kunden ihre Termine vom Tablett / Handy aus buchen!

Aber welche Vorteile hat es, als Dienstleister mit Online Terminbuchung zu starten? Und lohnt sich der Einsatz einer kostenpflichtigen Software überhaupt? Gibt es auch Nachteile bei der Online Terminvereinbarung?

Was ist eine Online Terminbuchung überhaupt?

JEDER kennt es: Man möchte einen Friseurtermin vereinbaren und lässt bei seinem Stammfriseur durchklingeln. Mist, außerhalb der Öffnungszeiten. Neuer Versuch mit einem Anruf während man eigentlich selbst auf der Arbeit ist. Eine genervte Mitarbeiterin geht ans Telefon, kaum zu verstehen durch den Ladenlärm. Es folgt ein 5-minütiger Terminabgleich beider Terminkalender, ehe der Termin endlich steht. Moment, diese oder nächste Woche? Ach egal. Kurz vor dem Termin dann der Schrecken: Fast auch noch vergessen!

Notizen statt Terminbuchung
Terminchaos und unzufriedene Kunden? Muss nicht sein!

Ja, Terminvereinbarungen kosten teilweise Nerven und viel Zeit. Seine eigene und die der gestressten Mitarbeiterin, die neben ihrer täglichen Arbeit auch noch für das Telefon zuständig ist.

Mit Online Terminbuchung gehört diese ganze Problematik, die wir alle nur zu gut von uns selbst kennen, der Vergangenheit an. Warum?

Weil sich Kunden ihren Termin auf deiner Website einfach selbst buchen können und 24 Stunden vorher sogar noch daran erinnert werden. Der Dienstleister integriert einen virtuellen Kalender in seine Website und gibt entsprechende freie Termine zur Buchung frei. Diese werden dann vom Kunden gebucht, im System vermerkt und mit deinem Kalender zeitgleich synchronisiert.

  • Zeitgleiche Kalendersynchronisation
  • volle Kontrolle über Termine
  • 24/7 Buchungsmöglichkeiten für Kunden
  • automatische Terminerinnerung

Online Terminbuchungen sind im Trend und das wundert absolut nicht. Kein E-Mail Ping-Pong mehr, keine dauerhaft klingelnden Telefone, keine WhatsApp Chats und mehr Zeit für sein eigentliches Business. Ehe wir aber zu all den triftigen Gründen kommen, die für eine Online Terminbuchung sprechen, erläutern wir an dieser Stelle auch die Nachteile ein wenig.

Der größte Nachteil einer Online Terminbuchung

Der Nachteil kommt oft schon bei Beginn der Nutzung von online Terminbuchungssystemen. Natürlich kommt man nicht darum herum seine eigene Routine beim Einsatz von Online-Terminvereinbarungssystemen zu durchbrechen.

Schließlich verfügt man nicht zu 100 % über seine eigene Zeit, sondern lässt Kunden die Auswahl, auch wenn diese meist eingeschränkt ist. Gleichzeitig muss eine derartige Software eingerichtet, getestet und ebenfalls in andere System eingebunden werden. Das kann für manch einen zur Herausforderung werden.

Falls die Software dann noch aus dem Ausland entwickelt bzw. betrieben wird, hat man teilweise relativ hohe Reaktionszeiten beim Support und muss sich mit englischen Supportmitarbeitern auseinandersetzen.

Die Vorteile von automatisierten Terminvereinbarungen kommen, nachdem man sämtliche Funktionen konfiguriert und eingerichtet hat. Dann spürt man förmlich die Automatisierung mit all seinen Wirkungen, z.B. automatischen Erinnerungen, Synchronisierung auf dein Endgerät, automatischer Verkauf und Rechnungsstellung etc.

Wenn man jedoch alle Hürden einmal genommen hat, möchten die meisten Nutzer diese Arbeitserleichterung nicht mehr missen.

Wichtige Vorteile einer Online Terminbuchung

Uns fallen natürlich zahlreiche gute Gründe ein, wenn wir über Online Terminbuchung oder Software zur Terminplanung sprechen. Konzentrieren wir uns aber zunächst auf die wesentlichen großen Vorteile eines Online Terminkalenders:

Neukundengewinnung durch 24/7 Erreichbarkeit

Je einfacher es deine potenziellen Kunden haben, einen Termin zu vereinbaren, umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie bei dir buchen. Viele Kunden entscheiden sich aufgrund von Öffnungszeiten oder Erreichbarkeit für oder gegen einen Dienstleister.

Biete deinen Kunden also die Option, auch gemütlich an einem Samstag Nachmittag einen Termin für die gewünschte Dienstleistung bei dir zu legen. Oder nach Feierabend, kurz vor dem Bett gehen, in der Badewanne Sonntag am Abend...

24/7 Erreichbarkeit
Mit einer online Terminvereinbarung bist du für deine Kunden immer erreichbar.

Wettbewerbsvorteil 100% durch Online Terminbuchung

Gerade im Dienstleistungsbereich ist die Konkurrenz oft hoch - mit einer 24/7 Erreichbarkeit für deine Kunden erhöhst du deinen Wettbewerbsvorteil drastisch. Leider hat sich die Online Terminbuchung immer noch nicht wirklich durchgesetzt. Fakt ist aber: Immer mehr Kunden wechseln zu Dienstleistern, die für einen Termin immer und jederzeit erreichbar sind. Verfügbare Termine stehen übersichtlich im Kalender, der Kunde kann, wann und wo er möchte, einfach buchen.

Du bietest außerdem etwas Neues, Modernes und für deine Kunden praktisches an und gehst damit mit der Zeit - einen besonderen Service. Eine höhere Kundenzufriedenheit ist dir damit garantiert.

Höhere Termintreue - weniger Terminausfälle

Mal ehrlich - wie oft vergessen deine Kunden ihren Termin? Ärgerlich für dich, ärgerlich oft auch für den Kunden, der das nicht immer mit Absicht macht und bevorstehende Termine vergisst. Abgesagte Termine sind generell einfach unpraktisch. Integriere in dein Online Terminbuchungssystem eine automatische E-Mail oder SMS-Erinnerung und sorge dafür, dass deine Kunden rechtzeitig an ihren anstehenden Termin erinnert werden.

Plus: Führen deine Kunden ebenfalls einen Terminkalender auf ihrem Handy oder Tablet, so können sie den vereinbarten Termin bei dir direkt in den eigenen Kalender übertragen und auf den bevorstehenden Termin hingewiesen werden.

Automatische Erinnerungen vom jeweils gebuchten Termin werden dabei nicht als lästig empfunden, viele Kunden sind zusätzlich dankbar noch einmal separat an den Termin erinnert zu werden.

Volle Kontrolle dank automatischem Terminabgleich

Die monatlich anstehende Mitarbeiterbesprechung Mittwoch Nachmittag, der Betriebsurlaub Ende des Jahres oder ein Krankheitsfall deines Mitarbeiters - du bestimmst, wann deine Kunden, Kollegen usw. Termine buchen können und wann nicht. Gleichzeitig kannst du deine Online-Termine auf dein Smartphone bzw. Tablet synchronisieren, sowie Blocktermine bzw. nicht-buchbare Zeiten eintragen.

Damit stellst du sicher, dass dein Online-Kalender immer die Zeiten zur Buchung anzeigt, die du auch wahrnehmen kannst.

So behältst du jederzeit den Überblick in deinem privaten Kalender, kannst besser planen und organisieren und sorgst für eine optimale Auslastung deiner Arbeitszeiten.

Keine Leerzeiten und Doppelbuchungen mehr!

Welche Unternehmen von der Onlineterminierung besonders profitieren

Der Fokus liegt hier klar auf serviceorientierten Unternehmen, aber auch Arztpraxen oder Coaches profitieren inzwischen von der smarten Online Terminbuchung für ihre Kunden.

Terminbuchung in Unternehmen
smarte Online-Terminlösung für Dienstleister!

Kosmetikstudios & Friseursalons

Gerade Kosmetikstudios und Friseursalons verschwenden unglaublich viel Zeit damit, Termine zu legen, mit Kunden zu telefonieren oder Mails hin und herzuschicken. Dabei ist es gerade für diese Dienstleister am einfachsten, wenn Kunden ihre Beautytermine selbst buchen können. Schließlich handelt es sich hier meist um wiederkehrende Termine, die mit einem festen Zeitfenster versehen sind.

Beispiel Buchungsmöglichkeit 1: Dienstleistung Schneiden/Waschen/Föhnen --> 60 Minuten --> 49,90 Euro

Beispiel Buchungsmöglichkeit 2: Dienstleistung Gesichtsbehandlung Basic --> Mitarbeiterin Manuela Bauer --> 120 Minuten --> 149,90 Euro

Stammkunden müssen sich auch nicht immer wieder aufs Neue registrieren. Einmal erkannt, können sich diese ihre Folgetermine mit noch weniger Klicks selbst legen, verschieben oder buchen.

INFO: Kosmetikstudios und vor allem Friseure arbeiten größtenteils nicht alleine, sondern müssen außerdem die Termine ihrer Angestellten koordinieren. Aber auch diese lassen sich individuell in die Online Terminbuchung integrieren, sodass sich nach Auswahl des gewünschten Mitarbeiters, ein eigener Kalender öffnet.

Coaches & Berater

Auch zahlreiche Coaches und Berater nutzen die digitalen Möglichkeiten in Sachen Terminvereinbarung. So können diese beispielsweise auch direkt Tickets für Seminare oder Kurse und Schulungen verkaufen, zusammen mit dem gewünschten Termin, der von dir für die Buchung ausgeschrieben wurde.

Der Kunde bucht sich hier nicht nur einen kostenpflichtigen Termin, sondern kauft zusammen mit der Platzreservierung für seinen Kurs, ein Ticket. Sind entsprechende Bezahlfunktionen ebenfalls implementiert, so können Kunden auch den Bezahlvorgang direkt abschließen.

Arztpraxen & Physiotherapeuten

Werfen wir noch einen Blick in den medizinischen Bereich, denn Arztpraxen waren so ziemlich die Ersten, die Online Terminvereinbarung anboten. Inzwischen integrieren viele von ihnen entsprechende Drittanbieter, über die sich Patienten einen Behandlungstermin buchen können.

Der Vorteil: Der Arbeitsalltag von Arzthelfer/innen wird enorm erleichtert, sodass sich diese vermehrt auf die Patienten vor Ort kümmern können. Und auch Physiotherapeuten profitieren dank einer erhöhten Erreichbarkeit. Sie können schließlich während einer Physiotherapie-Sitzung nicht wirklich nebenbei ans Telefon gehen.

Du wünschst zusätzliche Informationen für deine Branche oder hast Fragen zu Preis, Angebot und Funktionen? Kontaktiere uns!

online Terminvereinbarung in Arztpraxen
Inzwischen haben bereits viele Arztpraxen und Therapeute eine online Terminvereinbarung.

Was du bei der Wahl deiner Terminbuchungssoftware beachten musst

Terminbuchungssoftwares gibt es inzwischen viele und du solltest dir schon ein wenig Gedanken über die einzelnen Anbieter, sowie dessen Optionen machen. Immerhin musst du deine Buchungsprozesse auf deine Dienstleistungen abstimmen können.

Datenschutz

Egal für welchen Online Terminvereinbarungsanbieter du dich entscheidest - in jedem Fall muss deine Lösung DSGVO-konform sein. Da bei der Online Terminvereinbarung immer personenbezogene Daten ausgetauscht werden, muss (bei externen Lösungen) mit den Anbietern ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag geschlossen werden. Wir würden hier also auf deutsche Anbieter setzen, die sich mit der Thematik intensiv auseinandersetzen.

Aktualisierung von Daten

Du solltest in deinen Online Kalendern immer die Möglichkeit haben, auf aktuelle Daten zurückgreifen zu können. Bei vielen Anbietern werden Termine zeitgleich mit dem eigenen Kalender synchronisiert. Es gibt hierbei unterschiedliche Synchronisierungsmethoden. Dabei unterscheidet zwischen 1-Wege Synchronisierung und 2-Wege Synchronisierung. Die beste Variante hierbei ist die 2-Wege-Synchronisierung. Wenn du selbst Online-Buchungstools vergleichst, achte hierbei einfach auf dieses Stichwort.

Optional: Kundenverwaltung

Kein Muss, aber schön wenn: Die Kundenverwaltung darf gerne so einfach wie möglich gestaltet sein. Idealerweise lassen sich für den Kunden eigene Karteien anlegen, sodass aktuelle Behandlungsschritte oder besprochene Dienstleistungen direkt am Kundentermin vorliegen. So könnte etwa die Option bestehen, Notizen zu hinterlegen oder persönliche Daten zu integrieren.

Optional: Buchhaltung

Ebenso optional zu betrachten ist eine integrierte Buchhaltung. Hierüber lässt sich also zusätzlich noch der gesamte Papierkram erledigen, also Rechnungen erstellen, sämtliche Daten an den Steuerberater übermitteln, automatisiertes Mahnwesen usw.

Themen wie Buchhaltung und Kundenverwaltung sind natürlich eigene Rubriken, über die es hier natürlich nicht gehen soll und generell nicht im Zusammenhang mit Online Terminvereinbarung stehen - zumindest bei anderen Anbietern. Wir stehen jedoch dazu und sagen: Lieber EINE Software, die alles kann, als mehrere Programme, die letztendlich nur verwirrend sind.

orbnet online Terminvereinbarung
Mit der orbnet online Terminvereinbarung sparst du dir nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Nerven.

Wie du mit orbnet eine Online Terminbuchung Software in deiner Website integrierst

Vielleicht hast du schon unsere eigene unkomplizierte Online Terminplanung mit orbnet kennengelernt. Mit diesem Online Terminplaner vereinbarst du in wenigen Schritten und völlig automatisch Termine mit deinen Kunden. Auch perfekt geeignet, um Online Meetings zu planen.

  • Integrierter Abrechnung per PayPal, Kreditkarte, SEPA
  • Online Terminplanung für einzelne Termine oder Gruppentermine
  • automatische Rechnungsstellung integriert
  • Synchronisierung mit eigenem Kalender

Möglichkeiten zur Integration auf deiner Website

Orbnet brauchst du nicht erst auf deinen Computer downloaden, unsere Anwendung passiert rein Online, wo künftig auch deine Kunden ihre Termine buchen werden.

Den Terminplaner von orbnet kannst du direkt auf deiner Website einbinden - also etwa ganz unten über deinem Kontaktformular. Möglich ist aber auch, per Button “jetzt Termin buchen” zum Buchungskalender zu springen.

Oder aber du nutzt unsere vorgefertigten Landingpages, die durch Weitergabe deines Links an deine Kunden, in einem neuen Fenster geöffnet werden. Die Nutzung einer Landingpage zur Online Terminvereinbarung eignet sich vorwiegend dann, wenn du spezielle Termine, beispielsweise im Bereich Coaching, anbietest. Auf der Page kannst du dann dein Angebot noch einmal spezifisch hervorheben - perfekt für die Einbindung in Social Media, deiner E-Mail Signatur oder Google MyBusiness.

Fazit

Online Termine vereinbaren macht deinen Kunden Spaß, die telefonische Terminvereinbarung gehört schon bald nicht mehr in die Zukunft der Dienstleistungsbetriebe. Kein lästiges E-Mail hin und her, kein permanent klingelndes Telefon und weniger vergessene Termine.

Mit einer Online Terminbuchungssoftware profitieren primär dienstleistungsbasierte Unternehmen enorm. Sie steigern ihre Kundenzufriedenheit, sorgen für mehr Planbarkeit für sich und ihre Mitarbeiter und haben mehr Zeit für das wesentliche - ihr Business.

Und dabei lässt sich so ein Online Terminkalender wirklich einfach ohne Download oder viel Aufwand in die eigene Website integrieren oder via Landingpage in Social Media aktiv bewerben. Mach die Buchung von Terminen für dich und deine Kunden so einfach wie möglich.

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