Erfahre alles zum Thema Kleinunternehmerregelung in Deutschland. Was du beachten musst du worauf du besonders aufpassen solltest, erfährst du in unserem Blogbeitrag!
Anmerkung der Redaktion:
Aufgrund der aktuellen Privacy Shield Debatte wurde der Paragraf "Privacy Shield Update: Amerikanische Anbieter im Zusammenhang der DSGVO" hinzugefügt.
Bitte beachte die entsprechenden Angaben, falls du aktuell amerikanische Anbieter zur Terminvereinbarung nutzt.
Bevor wir mit unserem riesigen Guide zum Thema "Online Terminvereinbarung" starten haben wir diesen für dich zusätzlich in ein kompaktes E-Book verpackt, welches du hier herunterladen kannst.
Perfekt, wenn du unterwegs bist, oder diesen "Brocken" einmal offline lesen möchtest!
Insgesamt erwarten dich 36 Seiten zu diesem Thema!
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Eine Software zur Online Terminvereinbarung wird manchmal auch als Terminplanungssoftware oder Buchungssoftware bezeichnet. Im Prinzip ist es (meist) eine Online-Anwendung bzw. ein Tool über das deine Endkunden Termine über ein dediziertes Online-Portal buchen können. Dabei kannst du wählen, welche Zeiten von deinen Kunden gebucht werden können.
Kunden wählen verfügbare Termine dann nach Verfügbarkeit bzw. nach den Zeitintervallen, welche du vorher im System definiert hast.
Meist verfügen Online Terminplaner bzw. Online-Buchungsplattformen auch über Funktionen für die Geschäftskalenderverwaltung. Damit ist es möglich einzelne Online-Kalender für dich bzw. deine Mitarbeiter zu erstellen, damit du deine Dienstleistungen deinen Endkunden unabhängig vom Geschäftskalender zum Verkauf bzw. zur Buchung anbieten kannst.
Software zur Online-Terminvereinbarung kann oft auch über mehrere Integrationsmöglichkeiten verfügen. Damit kannst du deinen Buchungskalender zum Beispiel in deine eigene Webseite einbinden, über sog. "Pop-Ups" als Button einfügen, oder erhältst über das Buchungstool eine eigene Einstiegsseite, welche du auch meist selbst gestalten kannst.
Die Möglichkeit Termin seinen Endkunden zur Buchung freizugeben bringt unzählige Vorteile mit sich.
Nach einer Umfrage von 2015 (Statista: "Nutzen Sie die Möglichkeit der Online-Terminvereinbarung") sind lediglich knapp 50 % der befragten Ärzte bereit eine Online-Terminvereinbarung bei sich in der Praxis anzubieten, wenn es hierzu eine "gesetzliche Verpflichtung" gäbe - gleichzeitig können sich 33 % der befragten Arztkunden vorstellen, dass sie sich online bei ihrem Lieblingsarzt passende Termine buchen. (Statista: "Haben Sie schon einmal einen Arzttermin online vereinbart...") - Eine verlorene Opportunität!
Diese Statistik wurde zwar zwischen 2015 und 2016 für Ärzte erhoben, gilt jedoch heutzutage umso mehr bei Dienstleistern, wie Coaches, Beratern, Trainern, Handwerkern usw.
Eine automatisierte Online Buchungssoftware hat extrem viele Vorteile für dich, dein Unternehmen und auch deine Kunden.
Im Grunde profitiert tatsächlich jeder von der Implementierung.
Die wichtigsten Vorteile möchte ich dir hier aufzeigen.
Kunden buchen Termine bei dir unabhängig deiner Verfügbarkeit aber natürlich nach deinen vorgegebenen Buchungszeiten.
Schon allein das ermöglicht dir und deinem Business eine automatische Erhöhung deiner Buchungen, da jegliche telefonische Betreuung entfällt.
Gehe einmal von dir aus:
Du möchtest einen Arzttermin buchen. Leider ist dein Business im vollen Gange und du kannst frühestens nach 18 Uhr bei deinem Arzt anrufen, außerhalb der Öffnungszeiten.
Ein anderer Arzt in der Nähe bietet jedoch eine Online Terminvereinbarung an, die nicht an Öffnungszeiten gebunden ist. Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass du dir bei diesem Arzt einen Termin aussuchst?
Genau das Gleiche gilt für die Terminvereinbarung bei deinen Kunden!
25% der Millenials (Menschen unter 35 Jahren) buchen AUSSCHLIEßLICH ihre Termine online!
35% aller Kunden bevorzugen die Online Terminbuchung.
Und was bedeutet das für dich?
Am Ende des Tages möchten deine Kunden Termine bei dir buchen, wann es für sie möglich und am angenehmsten ist, nicht wann du "kannst".
Natürlich bestimmst du welche Termine gebucht werden können.
Nachdem du nicht 24/7 Telefonanrufe entgegennehmen kannst, ist es in der heutigen schnelllebigen Welt von immensem Vorteil, wenn deine Kunden auch außerhalb deiner Öffnungszeiten Termin vereinbaren können.
Kennst du E-Mail-Ping-Pong? Wie oft hast du eine derartige E-Mail schon einmal erhalten:
Sehr geehrter Herr Duda,
vielen Dank für das freundliche Telefonat von gerade eben.
Gerne würde ich Ihnen folgende Termin für unser gemeinsames Gespräch anbieten:
XX.XX.2020 - 10:30 Uhr - 11:30 Uhr
XX.XX.2020 - 12:30 Uhr - 13:30 Uhr
Bitte geben Sie mir Bescheid, damit Ich Sie zeitig über das weitere Vorgehen informieren kann.
Viele Grüße
Random
Jetzt passiert eine konstruierte aber dennoch interessante Sequenz an vollkommen unnötigen Schritten:
...oder aber Herr Random setzt auf eine Online Terminvereinbarungssoftware und es passiert Folgendes:
Egal, ob du nun Herr Random oder dein eigener Endkunde bist, die User-Experience beim Erstkontakt ist nicht nur entscheidend, sondern wirkt sich ebenfalls massiv auf zukünftige Geschäftsmöglichkeiten mit deinem Kunden aus.
Und ein zusätzlicher Vorteil:
Durch eine smarte Online Terminvereinbarung wirst du und deine Kunden zusätzlich an alle anstehenden Termin automatisch erinnert.
Sollte dennoch etwas dazwischen kommen so kann der Termin komfortabel neu terminiert bzw. storniert werden, ohne den gesamten Prozess erneut zu durchlaufen.
Möchtest du dir diese Option entgehen lassen?
Für Unternehmen, welche auf Dienstleistungen setzen, so auch die gesamte Coaching-Branche, sind sogenannte "No-Shows" (Ein Termin bei denen der Kunde nicht erscheint), nicht nur kleinere Unannehmlichkeiten, sondern tatsächlich verpasst Chancen auf Umsatz.
Ganz zu schweigen von der vergeudeten Zeit und Mühe, welche in die Vorbereitung eines Termins flossen.
Falls du ebenfalls teilweise "No-Shows" in deinem Unternehmen zu verzeichnen hast, so können Online Buchungssysteme die perfekte Antwort darauf sein.
Eine automatische Terminvereinbarung kümmert sich nicht nur um die Terminierung, sondern ebenfalls um Erinnerungen und Bestätigungen an deinen Kunden.
In einer Studie des amerikanischen Kongresses für Rehabilitationsmedizin wurde festgestellt, dass die Zahl der No-Shows um ca. 39% zurückgegangen ist, wenn Einrichtungen Texterinnerungen (z.B. per SMS) verschickten.
Ein weiterer Faktor um No-Shows zu vermeiden? Reduziere den Stressfaktor beim Neuterminieren (siehe oben).
Es kann immer wieder etwas kurzfristig dazwischen kommen, dein muss nicht unbedingt "keine Lust" auf das Gespräch mit dir haben, aber ohne einfache Möglichkeit den vereinbarten Termin zu tauschen, bleibt ihm schlicht nichts anderes übrig, als nicht zu erscheinen.
Kennst du die "Near-me"-Suchen von Google?
Das sind suchen, welche abhängig von deinem aktuellen Standort, Ergebnisse zu diversen Suchanfragen liefern.
Ein Beispiel wäre hierfür "Welche Restaurants gibt es in der Nähe?".
In einer Google-Auswertung wurden die Near-Me Suchanfragen detailliert verglichen.
Dabei wurde festgestellt, dass zwischen 2015 und 2017 die Anzahl dieser Suchanfragen sich um 500 % erhöht hat.
Somit ist es für dich als Dienstleister umso wichtiger auch lokal einfach zu erreichen, sowie "Google-präsent" zu sein.
Eine professionelle Terminvereinbarungssoftware kann da Wunder wirken und macht die Einbindung deiner Dienstleistungen in das Google-Portfolio (Google My Business z.B.) sehr einfach.
Dieser Dienst nennt sich "Reserve with Google" und hat zahlreiche Partner, welche du zur Anbindung nutzen kannst.
Google hilft bei der Werbung für teilnehmende Unternehmen auf seiner Buchungsplattform, in dem es sie auf der Webseite "Reservieren mit Google" einbindet.
Zusätzlich bietet RWG die Möglichkeit einen Zeitplan einzufügen damit Kunden einen Termin direkt über Google buchen können und so die Suchergebnisseite gar nicht erst verlassen müssen.
Hier kannst du dir ein Beispiel ansehen, wie das in Echtzeit aussieht (hier klicken)
Die Vorteile einer Buchung mit einem Parnterunternehmen von "Reserve with Google": Die Online Terminvereinbarung ist unglaublich schnell und einfach für den Endkunden, dieser muss nicht einmal das Google Universum verlassen, um einen Termin bei dir zu buchen.
Weniger Stress = Größere Anzahl an Buchungen!
Die Marketing- und Werbebudgets im Internet steigen jedes Jahr.
2019 lagen die Werbeausgaben allein für Facebook-Werbung bei knapp 70 Mrd. Dollar. Im Vergleich zu 2010 (ca. 1.8 Mrd Dollar) ist das ein Anstieg von knapp 3.800 % (!)
Menschen konsumieren wesentlich mehr Inhalte im und durch das Internet als noch vor 10 Jahren. Eine digitale Marketingstrategie ist hier mittlerweile Pflicht, um gegen den Mitbewerb zu bestehen.
Wenn du dein Business bekannt(er) machen möchtest, so musst du dich zunehmend auf online- bzw. webbasierte Aktivitäten fokussieren.
Online Buchungssysteme unterstützen dich in diesem Bereich und machen viele Aufgaben einfacher.
Bei orbnet z.B, kannst du einen sogenannten "Eventlink" (eine URL, welche spezifisch für dein Unternehmen ist) direkt an deinen Kunden schicken.
Der Kunde hat daraufhin ein Ziel, um eine Buchung bei dir auszulösen.
Beispiel-VIDEO orbnet Eventlink und Landingpage-Generator (hier klicken)
Zusätzlich kannst du diese URL ebenfalls für Werbelinks verwenden, um Interessenten auf Zielseiten zu verweisen (z.B. bei Facebook-Ads).
Anstatt also deine Kunden umständlich auf eine schlecht gestaltete und nicht getestete Webseite zu schicken, führen deine Kunden Ihre Buchung auf einer integrierten, mobil responsiven und optimierten Landingpage aus.
Das macht den gesamten Buchungsprozess nicht nur einfacher und schnell, sondern erhöht durch den optimierten Userfluss auch die Wahrscheinlichkeit des "Abschlusses" einer Buchung.
orbnet bietet hierzu z.B. dedizierte Landingpages, welche je nach Art der Branche zigfach optimierte Resultate hervogebracht haben.
Du musst lediglich deinen Content einpflegen und innerhalb weniger Minuten hast du eine optimierte Webseite, die du für deine Werbezwecke verwenden kannst.
Bonustipp:
Verwende deine Landingpage doch in deinen Social-Media-Profilen oder in deiner Signatur, um Interessenten und Kontakten direkt die Möglichkeit bei dir einen Termin zu buchen!
Eine professionelle Software zur Terminvereinbarung gewährt dir oft unglaublich interessante Einblicke in deine eigenes Business, welche du vorher wahrscheinlich nie im Fokus hattest, die jedoch entscheidend für den Erfolg von Kampagnen und Marketingaktivitäten sind.
Viele Online Terminplaner (zumindest die guten) bieten dir diese und diverse andere Einblicke in dein Unternehmen.
Der Vorteil all dieser Insights ist, dass du (Gegen-) Maßnahmen ergreifen kannst und so dein Unternehmen noch weiter optimierst.
Vergeudete Werbebudgets gehören damit fast zur Vergangenheit an, da du nun wirklich weißt, was funktioniert und, was noch wichtiger ist, was nicht funktioniert.
Du weißt wann der beliebteste Buchungstag in deinem Unternehmen ist?
Setze Marketingkampagnen exakt auf diesen Buchungstag, um maximalen Erfolg zu erhalten.
Du weißt, wie viele Interessenten sich deine Landingpage ansehen, jedoch nicht buchen?
Optimiere den Inhalt deiner Seite. Erläutere die Probleme und Schmerzen deiner Zielgruppe und weise am Ende auf deine Lösung hin.
Vielleicht liegt die Ursache darin, dass du deine Interessenten noch nicht vollends überzeugt hast?
Du weißt, welche Dienstleistungen bei dir besonders gut laufen?
Biete deinen Kunden vergünstigte "Schnupperstunden" an, um noch mehr Leads zu generieren!
Bonustipp:
Baue dir einen "Marketing-Funnel" auf.
Ein Funnel beschreibt einen Verkaufstrichter, wir fokussieren uns in diesem Beispiel jedoch nicht auf den Verkauf, sondern die Hinleitung zum Verkauf.
Was passiert, wenn deine Kunden sich Termine raussuchen und eine Buchung bei dir auslösen?
Jeder Kontakt mit deinem Kunden erhöht die Wahrscheinlichkeit einer "hochwertigen" Buchung, also einer Dienstleistung mit höherem Grundumsatz und besserer Marge. Die wenigsten Kunden werden, ohne dich zu kennen, 3000 EUR in eine Dienstleistung von dir investieren!
Diese sogenannten "Touchpoints" sind die Basis für eine optimierte "Customer Journey"
Ich könnte hier zig Seiten zum Thema "Optimierung der Customer Journey im Coaching-Segment" schreiben, jedoch behandeln wir aktuell ein anderes Thema 🙂
Falls du dennoch Interesse daran hast, dann schreibe mir doch persönlich eine Mail an gregor.duda@orbnet.de oder trage dich in unseren Newsletter ein, um über weitere Inhalte von uns informiert zu werden.
Ein weitere Vorteil zur Nutzung einer Online Terminvereinbarungssoftware ist ganz offensichtlich: Du sparst dir Zeit, Geld und auch Papier!
In einer Studie von "The Alternative Board" kam heraus, dass:
Falls du dich hier ebenfalls wider siehst, dann ist eine Möglichkeit mehr Zeit für die essenziellen Dinge im Unternehmen oder Leben zu haben, die Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen und Aufgaben.
Egal, ob Buchhaltung, Kundenverwaltung oder Terminvereinbarung, eine Steigerung des aktuellen Automatisierungsgrades in deinem Unternehmen schafft Zeit für Wichtiges.
Zusätzlich befreit dich Digitalisierung von unnötigen Papierkram, sinnlosen "Archiven" und platzraubenden Ordnern (#Belegesuchenilookatyou) und macht deine Welt ein kleines wenig besser, in dem du allgemein weniger Papier verbrauchst.
Mit einer einfachen Software zur Online Terminvereinbarung gibst du all deinen Interessenten und Kunden einen Einstieg zur Buchung deiner Dienstleistungen.
Warum das ein Vorteil ist? Deine Kunden sind heutzutage nicht nur mit einem "Gerät" online.
Sie wechseln zwischen Tablet, Smartphone und Desktop hin un her, merken sich nicht jeden Schritt, vergessen oft E-Mails zu beantworten, haben Ihren Kalender teilweise nicht dabei (ja, ich meine den guten alten Papierkalender).
Mit einem einfachen Touchpoint, z.B. deine Landingpage "orbnet.de/meineFirma/ersttermin) können deine Kunden sich darauf verlassen, dass der Ablauf stets der gleiche sein wird.
So können deine Kunden deine Dienstleistungen unabhängig (da webbasiert) vom Endgerät buchen.
Ein Link (EventURL, siehe weiter oben) gilt hierbei für deine Interessenten, sowie Neukunden als Einstiegsseite.
Einige Systeme (wie auch orbnet) erkennen zudem den Unterschied zwischen Interessent (noch kein Kundenkonto vorhanden), sowie Bestandskunde und übernehmen zudem für dich die Kundenverwaltung, ganz einfach ohne Doppelanlagen und doppeltem Pflegeaufwand.
Egal, ob auf Endkundenseite oder im eigenen Business: Fehler passieren können jedoch auch oft peinlich werden, z.B. wenn man den falschen Geburtstag eingetragen hat. Es gibt jedoch auch Fehler, die einem tatsächlich "Geschäft" kosten können.
Schon einmal aus Versehen ein falsches Datum aufgeschrieben?
Ich wurde einmal zu einem Online-Interview eingeladen, es war ein lokales Magazin aus unserer Region. Ich habe mich vorbereitet, meine Message formuliert, wir wollten uns vorher in einem Restaurant treffen, um über Details zu sprechen, ich stand da und wartete.
Ich wartete 30 Minuten bis ich letztlich angerufen habe, ich wollte nicht anrufen, habe es aber dennoch getan. Die Dame ging an das Telefon,, ich erklärte Ihr die Situation und sie versank in Scham. Sie hat sich 30 Mal entschudligt, sie hätte den Termin manuell auf ein Blatt Papier geschrieben und dann, weshalb auch immer, falsch in den Online-Kalender eingetragen.
Natürlich kann das passieren, hinterlässt oft jedoch einen unangenehmen Beigeschmack. Manchmal kosten derartige Situationen auch richtig Geld.
Es sind oft vermeidbare Fehler, welche ein Terminplanungssystem aus dem Weg schaffen kann.
Dieses kümmert sich nicht nur um die automatische Vereinbarung von Terminen, sondern ebenfalls um viele weitere kleinere Aufgaben.
Die Erfassung von Kundendaten z.B. oder das Hinzufügen von Terminen in Kalender, oder die Prüfung auf Verfügbarkeiten, die Synchronisierung auf Endgeräte oder das Senden von Terminerinnerungen. Natürlich kannst du das alles auch selbst manuell machen, die Fehlerquote steigt jedoch bei jedem Arbeitsschritt.
Eine hohe Fehlerquote birgt jedoch immer das Risiko von unnötigem Umsatzverlust.
Unternehmen mit einem höheren Automatisierungsgrad, z.B. im Terminplanungsprozess, haben im Vergleich zu Unternehmen ohne Automatisierung ein höheres Wachstumspotenzial.
Das sind die Gründe dafür:
Wir haben für dich einige der besten Terminbuchungssysteme zusammen gestellt und die Vor- und Nachteile aufgelistet.
Egal, ob kostenlose Terminplaner oder kostenpflichtige Buchungssysteme, alle unterstützen dich bei der Terminplanung mit deinem Kunden und machen dich und dein Business effizienter.
Acuityscheduling ist ein solider Terminplaner für dein Unternehmen und wurde von Squarespace aufgekauft. Es hat diverse Integrationsmöglichkeiten an CRMs, E-Mail Marketing Plattformen, Buchhaltungssoftware usw.
Es gibt eine 14-tägige Testphase, sowie eine komplett kostenfreie Version - natürlich mit Einschränkungen.
Die Preise belaufen sich aktuell zwischen 15$-50$ pro Monat.
In YouCanBook.me kannst du die Kalender all deiner Team-Mitglieder verwalten, sowie zusätzlich deine Wunschkalender integrieren. Es gibt eine kostenfreie Version, welche mit YouCanBook.me gebranded ist. Es gibt eine 14-tägige Testversion.
Der aktuelle Preis beläuft sich auf 9 EUR pro Kalender monatlich.
Calendly hat ein unglaublich tolles schlichtes Design, welches deinen Kunden die Buchung deutlich einfacher macht. Wenn dir ein schlichtes und dennoch durchdachtes Design gefällt, ist Calendly sicherlich eine gute Alternative und einen Blick wert.
Zusätzlich bietet es Integrationen zu diversen Drittanbietern, sowie eine Zapier-Integration mit der du unzählige weitere Apps integrieren kannst.
Es gibt eine kostenfreie 14-tägige Testphase, eine kostenfreie Variante und die Preise liegen zwischen 10$ - 15$ pro Monat.
Doodle kennt man! Hattest du schon einmal eine Feier mit Freunden und wolltest gemeinsam einen Termin dafür finden? Früher hat man "gedoodlet" heute doodlet man immer noch.
Doodle ist quasi der "Vater" der online Terminvereinbarungen. Es ist perfekt geeignet für Gruppen von Menschen, die einen gemeinsamen Termin vereinbaren möchten.
Es gibt eine 14-tägige Testversion, zahlreiche Integrationen, eine Zapier-Integration und vieles mehr.
Die Preise belaufen sich auf 3,50 EUR - 25 EUR pro Monat bei jährlicher Zahlung.
Kommen wir zu den deutschen Vertretern dieser Sparte, darunter darf natürlich auch "Terminland" nicht fehlen.
Bei Terminland gibt es eine kostenfreie Version. Die Preise liegen monatlich bei 14,90 EUR - 59,90 EUR. Zahlreiche Integrationen zu diversen Softwareanbietern, Payment-Schnittstellen für den automatisierten Terminverkauf, sowie eine Ressourcenverwaltung runden das Paket ab.
Das System selbst ist zwar nicht so modern im Vergleich zu den amerikanischen Mitbewerbern, jedoch erfüllt seinen Zweck voll und ganz.
eTermin ist ebenfalls aus Deutschland und enthält eine integrierte Kundenverwaltung, umfangreiche Statistiken und Marketingfunktionen, sowie eine Payment-Schnittstelle.
Leider konnten wir zum Zeitpunkt der Erstellung kein Beispiel für das Layout bzw. Design des Buchungskalenders finden, hier wäre es sicherlich interessant zu erfahren, wie die Userexperience für den Endkunden ist.
Zusätzlich hat eTermin eine kostenfreie 30 Tage Testversion, man hat persönliche Ansprechpartner und kann eine individuelle Demo buchen - das ist super!
Die Preise liegen monatlich bei 19 EUR - 29 EUR. Ein "Enterprise" Preis muss separat angefragt werden.
Bei uns hast du die Möglichkeit orbnet in einer 7-tägigen Testversion vollständig auf Herz und Nieren auszuprobieren. "7 Tage nur" fragst du dich?
Ja! Es ist für beide deutlich interessanter zu wissen, dass du in 7 Tagen das System testen kannst und weißt, ob das ein Match ist oder nicht, anstatt nach 7 Tagen schon vergessen zu haben, dass du dich überhaupt angemeldet hast.
Wir bieten dir einen umfangreichen Landingpage-Generator, Integrationen zu Kalendern, Synchronisierungsmöglichkeiten auf Endgeräte ein durchdachtes Buchungssystem für deine Endkunden, eine kostenfreie Version, die du jederzeit bei Bedarf upgraden kannst, Payment-Schnittstellen und noch vieles mehr.
Alle Funktionen findest du im Übrigen unter: www.orbnet.de/funktionen
Doch was ist der Unterschied zu all den anderen Anbietern?
Wir sind ein All-In-One-System!
Das bedeutet, wir übernehmen nicht nur die Terminvereinbarung für dich, sondern kümmern uns ebenfalls um die Kundenverwaltung, schreiben automatisch Rechnungen an deine Kunden, wenn du Termin verkauft hast, und prüfen ebenfalls mit dem integrierten Online-Banking auf Zahlung.
Die Preisliste findest du unter: www.orbnet.de/preise/
Du bist jedoch schon ab 25-50 EUR pro Monat für das Gesamtsystem dabei.
WICHTIG - Hinweis:
Die mit einem *-markierten Tools sind laut nach einem aktuellen EuGH-Urteil vom 16.07.2020, bei dem das Privacy Shield Abkommen für ungültig erklärt wurde, auf eigene “Gefahr” zu nutzen. Wir empfehlen deshalb, dass du dich aktuell auf deutsche Anbieter fokussierst, falls du dich für eine Software zur automatisierten Terminvereinbarung interessierst.
(EuGH, 16.7.2020 | Pressemitteilung)
Der EU-US Privacy Shield wurde im Zusammenhang des Datenschutzes zwischen den Vereinigten Staaten von Amerika und der Europäischen Union zwischen 2015 bis 2016 ausgehandelt.
Der Vorgänger war das sogenannte "Safe Harbor" Abkommen, welches im Oktober 2015 durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs für ungültig erklärt wurde.
Im Privacy-Shield Abkommen wurde beschlossen, dass amerikanische Unternehmen, welche unter dem Schirm des Privacy Shield arbeiten, personenbezogene Daten europäischer Bürger an das jeweilige Mutterunternehmen in den USA übertragen dürfen.
Insgesamt hatten sich über 4.000 US-Unternehmen zertifizieren lassen.
US-Unternehmen müssen hierfür bestimmte Datenschutzanforderungen befolgen und den Betroffenen Personen gewisse Rechte einräumen.
Anmerkung:
Im Internet wird zwar oft über ein sogenanntes "Abkommen" gesprochen, genau genommen sind "Safe Harbor", sowie das "Privacy Shield" jedoch lediglich "Absprachen", die auf Zusicherungen zwischen Amerika und der EUR beruhen. Zur leichteren Lesbarkeit verwenden wir jedoch ebenfalls "Abkommen" als Synonym.
EU-Bürger hatten gewissen Rechte bei amerikanischen Unternehmen, welche unter dem Privacy Shield arbeiteten.
Dazu gehörten:
Bei der Bearbeitung von Anfragen von EU-Bürgern hatten die jeweiligen Unternehmen eine Bearbeitungsfrist von 45 Tagen.
Im Zusammenhang der aktuellen Privacy-Shield Ereignisse wurde, wie schon damals bei der "Safe Harbor" Regelung, enorme Kritik geäußert, da US-Behörden weiterhin Zugriff auf die personenbezogenen Daten von EU-Bürgern haben.
Da es zwar eine "schriftliche Zusicherung" von Seiten der US-Regierung an die EU-Kommission gäbe, aber keine ausreichenden Kontrollen und Beschränkungen, geht man davon aus, dass es weiterhin keinen ausreichenden Schutz gäbe.
Eine Zusicherung ist kein verpflichtender Vertrag - Massenüberwachung und -kontrollen seien weiterhin seitens der US-Regierung zulässig.
Die wichtigsten Kritikpunkte waren hierbei, dass die US-Nachrichtendienste einerseits Massenüberwachungen nicht auf geeignete Art und Weise "beschränkt" oder selbst überwacht haben. Somit waren die Daten von EU-Bürgern vor Fremdzugriff nicht angemessen genug geschützt.
Auf der anderen Seite wurde der eingesetzte "Ombudsmann", welcher ebenfalls eine Zusicherung seitens der US-Regierung war, im US-Außenministerium angesiedelt.
Eine "objektive" Kontrollinstanz schaut nach Meinung der Luxemburger Richter anders aus.
Somit verstöße Privacy Shield ebenfalls gegen Art. 47 der Europäischen Grundrechte.
Hierbei darf und muss jeder Person der EU ein wirksamer Rechtsbehelf bei Verstößen gegen Ihre Grundrechte zustehen.
Im Urteil des EuGH wurde ebenfalls das Thema "Standardvertragsklauseln" besprochen. Diese sind weiterhin gültig.
Standardvertragsklauseln sind von der EU-Kommission vergebene Verträge, welche die Vertragsparteien zur Einhaltung des Datenschutzstandards verpflichten.
Die Vorteile von Standardvertragsklauseln sind, dass das jeweilige (EU-)Unternehmen Datenübermittlungen (bei Bedarf) unterlassen kann, sowie dass die EU-Aufsichtsbehörden die Übermittlung von personenbezogenen Daten nach Nordamerika untersagen können.
Das Problem hierbei:
Betroffenen stehen in diesem Fall wirksame Rechtsbehelfe zur Seite, dazu müsse diesen jedoch auch bekannt sein, dass Rechtsverstöße vorliegen. Meist ist dies jedoch nicht der Fall.
Alternative 1: Umstellung auf innereuropäische Anbieter
Die wohl einfachste und schnellste Möglichkeit ist deine Terminvereinbarung auf deutsche bzw. innereuropäische Anbieter zu verlagern.
Fairerweise muss man jedoch auch sagen, dass es nicht immer adäquate Alternativen für Softwareanbieter in den EU gibt, welche den amerikanischen Äquivalenten ebenbürtig sind.
Alternative 2: Standardvertragsklauseln (SCC) und weitere Vereinbarungen
Wie schon weiter oben erwähnt sind Standardvertragsklauseln weiterhin gültig und verstoßen nicht gegen aktuelles Datenschutzrecht.
Du solltest somit prüfen, ob und wenn ja welche Art von Standardvertragsklauseln bei deinem aktuellen Softwareanbieter vorliegen und ob eine weitere Zusammenarbeit weiterhin möglich ist.
Achtung:
Rechtlich gesehen ist diese Lösung ungenügend, denn US-Unternehmen müssen nach dem EuGH-Urteil nachweisen und sicherstellen, dass ein Zugriff seitens US-Behörden angemessen verhindert werden kann.
Aufgrund der aktuellen Gesetzeslage in den USA ist dies jedoch keinem US-Unternehmen möglich sich dem Zugriff von US-Behörden zu widersetzen. Somit reichen Standardvertragsklauseln zur Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus nicht mehr aus.
TIPP:
Es gibt die Möglichkeit zur Vereinbarung von sog. "zusätzlichen Garantien"´. Einige US-Dienstleister bieten diese Ihren Kunden zum Abschluss an. Hierbei kann eine zusätzliche Datenverschlüsselung bei der Datenübertragung angewendet werden, welche den Zugriff von US-Behörden wirksam verhindert.
Wenn ein Zugriff von Dritten auf diese Daten aufgrund einer derartig starken Verschlüsselung unmöglich gemacht wird, stellt dies ebenfalls eine geeignete Garantie nach Art. 46 DSGVO dar.
Alternative 3: Opt-In der Nutzer einholen
Betroffene Unternehmen haben die Möglichkeit, abseits von Standardvertragsklauseln, sowie zusätzlichen Garantien, eine "Consent Management Platform" (CMP) einzuführen. Diese kümmert sich um die Privatsphäre Präferenzen von Webseiten- oder App-Nutzern.
Die "CMPs" kennst du schon aktuell von zahlreichen Webseiten, bei denen du deine Tracking-Präferenzen einstellen kannst. Ein ähnliches Verfahren könnten ebenfalls amerikanische Anbieter in ihre Software implementieren.
Damit wäre eine Übertragung in die USA ebenfalls rechtskonform eingebunden.
Problem:
Der Nutzer muss ausreichend Informationen über die Datenverarbeitung erhalten. Dienste müssen somit alle Nutzer informieren, welche Daten zu welchem Zweck und in welcher Form in welches Land transferiert werden.
Der Nutzer darf erst IM NACHGANG diesem Vorgang explizit zustimmen (Opt-In). Für die meisten Unternehmen würde das eine erhebliche Einschränkungen in der Usability bedeuten.
Zusätzlich ist die korrekte Implementierung eines derartigen Systems mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Privacy Shield ist aktuell für ungültig erklärt worden - ok!
Grund zur Panik gibt es aktuell jedoch (noch) nicht, da die nationalen Aufsichtsbehörden nun Empfehlungen zur Umsetzung aus dem EuGH-Urteil ableiten müssen.
Nutzer und Unternehmen können nicht von heute auf morgen ihre Prozesse umstellen, es gibt also eine "Übergangsfrist".
Du solltest jedoch schon jetzt prüfen, welche Alternativen für dich gelten und welche Terminbuchungssoftware es aktuell am Markt gibt, die deinen Anforderungen entsprechen und dich bezüglich zukünftigen DSGVO-Themen (endlich) "in Ruhe schlafen lassen"
EU-Con hat eine tolle Übersicht für dich vorbereitet, die US-Dienstleister auflistet, welche sich bisher zu dem Urteil geäußert haben.
Die Implementierung einer Terminvereinbarungssoftware ist im Vergleich zu den Vorteilen, die man daraus ziehen kann, vernachlässigbar.
Heutzutage ist die "Online Buchung" der neue Standard in der Geschäftswelt.
Menschen bestellen alle möglichen Dinge online, da macht es nur Sinn als Dienstleister seine Dienstleistung ebenfalls online anzubieten.
Es stellt sich nicht mehr die Frage "ob" man ein System für Onlinebuchungen verwenden sollte, sondern eher "welches" und "wann".
Ich kann dir nur empfehlen sich für einen Anbieter zu entscheiden und diesen dann zu testen. Du wirst schnell erkennen, ob dir bei der Nutzung einer derartigen Software Vorteile entstehen oder nicht.
Aber eines kann ich mit Sicherheit sagen: Erst wenn du eine Software nicht mehr nutzt erkennst du, ob dir diese das Unternehmerleben leichter gemacht hast oder nicht.
Nehmen wir an du hast dich nun letztlich für eine Buchungssoftware entschieden, diese gefällt dir, du hast ebenfalls einen tatsächlichen Nutzen davon und möchtest voller Vorfreude all deine Interessenten einladen dir einen Termin bei dir zu buchen.
Aber Vorsicht, auch hier gibt es Punkte, auf die du besser achten solltest.
Ich war ebenfalls in dieser Situation. Vor lauter Aufregung habe ich meinen Kontakten ein einfaches "Hier, buche dir einen Termin" geschrieben.
Neben der Überheblichkeit dieser einzelnen Aussage kann es manch einen verletzen bzw. kränken.
Verpacke diese Vorfreude besser mit einem "Nutzenfaktor", also z.B. "Falls du möchtest, kannst du dir hier einen Termin aussuchen, so vermeiden wir beide unnötiges E-Mail-Ping-Pong und können uns vollends auf unseren Termin fokussieren".
Klingt das besser? Ansprechender? Es klingt zumindest menschlicher. Du hast zwar deine Prozesse optimiert, aber bist dennoch kein Roboter.
Du hast sicherlich schon einmal von der "Vertriebsweisheit" gehört, dass du immer ein wenig "unnahbar" erscheinen sollst, das signalisiert eine gewisse Professionalität, eine Standhaftigkeit, eine Expertise.
Es kann teilweise sicherlich bei einigen Menschen imponierend wirken. Aber langfristig zählt Menschlichkeit. Du bist Coach, Berater, Trainer, wenn hier nicht Menschlichkeit zählt, in welcher Branche dann?
Entsprechend muss auch die Terminvereinbarung ein wenig "menschlich" wirken, auch wenn du stolz und aufgeregt gleichzeitig bist, da du deine Prozesse optimiert hast, musst du diese Vorfreude in einen Mehrwert für deinen Endkunden übersetzen.
Sobald dieser Transfer vollzogen ist werden beide Seiten von deiner neuen Software zur Online Terminvereinbarung langfristig profitieren und ohne nicht mehr leben können.
Versprochen!
Oben habe ich es schon einmal kurz erwähnt:
Die Terminvereinbarungssoftware kann auf unterschiedliche Art und Weise in deinem Business implementiert werden.
Du kannst diese entweder mit deiner persönlichen URL verwenden, die du an deine Kunden schickst, oder du kannst ebenfalls den Buchungskalender in deine eigene Webseite einbinden.
Beim letzter kann es sein, dass die Software immer ein wenig "laden" muss. Das heißt es braucht ein wenig Zeit bis der Kalender für den Kunden ersichtlich ist.
Damit der Kunde nicht verwirrt ist und noch länger auf deiner Seite verweilt, schreibe doch vor der Einbindung des Kalenders eine kleine Information für deinen Kunden.
z.B. "Hier können Sie sich direkt einen Termin aussuchen, so sparen wir uns Zeit bei der Terminfindung und können direkt loslegen. Bitte warten Sie bis der Kalender geladen hat"
Damit ist die Online Terminvereinbarung für deinen Kunden verständlich und er wartet gerne bis dein Kalender lädt, ohne die Seite zu verlassen.
Wenn du z.B. "Zoom" für deine Meetings nutzt, dann schreibe auf deiner Webseite, sowie in der Bestätigungsnachricht noch einmal alle nötigen Informationen zum Meeting auf. "Leite" deinen Kunden mit Informationen, anstatt ihn im Regen stehen zu lassen. Die Buchung ist ebenfalls neu für Ihn, er weiß nicht, was ihn erwartet. Diese Gefühle kannst du mit den richtigen Informationen steuern und ihm Sicherheit schenken, dass er eine gute Entscheidung getroffen hat.
Implementiere deinen Zoomlink in die Bestätigungsmail, schreibe ihm, welche Hardware er für das Meeting braucht, was er vorab schon erledigen kann (Zoom herunterladen), was er testen kann, dass er eine stabile Internetverbindung braucht usw.
Vermeide, dass kurz vor dem Meeting sich ein Gefühl der Unsicherheit ausbreitet, da der Kunde technische Schwierigkeiten bekommt.
Bonustipp:
Wie wäre es vielleicht mit einer kleinen PDF, welche ein kleiner "GUIDE" ist für die Technik und alle technischen Fragen zu deinem Meeting?
Du kannst diese ganz einfach in jede Buchung bei dir implementieren (Bestätigungsmail) und immer wieder darauf verweisen?
Gestalte die online Terminvereinbarung bei dir zu einem positiven Erlebnis, welches auf die positive Coaching-Session mit dir vorbereitet.
Die besprochenen Terminbuchungssysteme sind immer mit einigen Vorteilen und Nachteilen versehen. Wie in jeder anderen Software braucht es ein wenig Zeit, Geduld und Einarbeitungszeit, der positive Effekt bei der korrekten Nutzung einer online Terminvereinbarung ist jedoch enorm.
Digitale Terminbuchungssysteme sind ähnlich wie damals das Smartphone: Früher als unnötiger "Luxus" abgetan möchte man sie heute nicht mehr missen.
Egal für welche Terminvereinbarungssoftware du dich letztlich entscheidest spielt keine so große Rolle.
Achte jedoch darauf, dass diese zu deiner Brand, deinem Unternehmen, deinem Auftritt und zu dir passt.
Digitalisierung sollte schließlich Spaß machen und kein unnötiger Ballast werden.
Erfahre alles zum Thema Kleinunternehmerregelung in Deutschland. Was du beachten musst du worauf du besonders aufpassen solltest, erfährst du in unserem Blogbeitrag!
Erfahre alles zum Thema "Sichtbarkeit" und "Positionierung" mit vielen Tipps und Tricks zum Thema. Zusätzlich erläutern wir coole Software, welche dich hierbei unterstützt und haben ein unglaublich interessanten Podcast zum Thema.
Termine sind in der Businesswelt der Kleber von Geschäftsbeziehungen, doch wie sagst du einen Termin richtig ab, ohne dem anderen auf den Schlips zu treten? In diesem Guide verraten wir es dir!
