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23. März 2022
Jenny | @orbnet

Wie du dein Mahnwesen mit orbnet komplett automatisierst!

    Auch wenn es sich wohl alle Unternehmer anders wünschen würden: Das Mahnwesen gehört zum täglichen Business dazu. Und das ist nicht nur ärgerlich, weil einem zahlungssäumige Kunden den ganzen Cash-Flow durcheinanderbringen, es kostet dich auch noch zusätzlich eine große Menge an Zeit.

    Die gute Nachricht: Mit orbnet kannst du dein Mahnwesen komplett automatisieren, sodass du dich um nichts weiter kümmern musst. Wir erklären dir, wie das funktioniert!

    Angebot erstellt, Auftrag erledigt, Rechnung geschrieben - aber wo bleibt mein Geld?

    Jeder Unternehmer kennt es: Man bespricht mit einem Kunden den Auftrag, steckt viel Zeit in die Akquise und in die Erstellung des Angebots. Der Aufwand lohnt sich, der Kunde nimmt das Angebot an und du kannst deinen Auftrag erledigen. Super, endlich wird abgerechnet und eine zum Angebot passende Rechnung nebst aller nötiger Pflichtangaben erstellt.

    Doch dann das: Die Zahlungsfrist wird nicht eingehalten. Du checkst täglich dein Konto, kein Zahlungseingang. Du rufst beim Kunden an oder schreibst eine Mail. Keine Reaktion - ist der Kunde krank, hat er die Rechnung einfach übersehen, hat er kein Geld, was ist passiert?

    Was also tun? Eine freundliche Zahlungserinnerung mit erneuter Frist schreiben. Dann vielleicht noch eine 2. Mahnung, während weiterhin täglich das Konto auf Zahlungseingänge geprüft wird.

    Ah, ein Zahlungseingang - aber gehört dieser zum säumigen Kunden? Schnell Kundennummer rausschreiben, suchen, abgleichen. Total im Stress sein, weil man irgendwie den Überblick behält. Und war da nicht noch irgendein anderer Kunde, der vor einigen Wochen eine kleinere Rechnung erhalten hat? Ups!

    STOP! Mit orbnet machst du jetzt Schluss mit diesem Chaos!

    Hör auf damit, dich um all diese nervigen Nebensächlichkeiten selbst zu kümmern. Nimm dir diesen Stress!

    Warum? Weil du wichtigere Dinge zu tun hast! Bereits ab einem Kundenstamm von 10 wenigen Kunden, stiehlst du dir damit wertvolle Zeit, die du eigentlich besser in dein Marketing und deine Kundenakquise stecken solltest.

    Die Buchhaltungssoftware von orbnet vereinfacht dir sämtliche Bürokratie und automatisiert zahlreiche Vorgänge. Damit du mehr Zeit für das Wesentliche hast und dich um den Ausbau deines Kundenstammes kümmern kannst. Und wir zeigen dir jetzt, wie!

    Professionelle Angebote erstellen
    Erstelle in nur 2 Minuten dein professionelles Angebot

    1. Professionelle Angebote erstellen

    Der Aufwand beginnt bereits beim Angebot erstellen: Denn selbst ein verbindliches oder unverbindliches Angebot MUSS essenzielle Pflichtangaben enthalten. Weiterhin musst du dich an alle GoBD-Richtlinien halten, wenn du deinem Kunden ein Angebot schicken willst.

    Mit orbnet erstellst du ein rechtlich korrektes Angebot, passt das Format deiner Corporate Identity (CI) an und fügst bei Bedarf einfach weitere Dokumente an. Dieses versendest du dann an deinen im System hinterlegten Kunden.

    Das System speichert das Angebot dann natürlich passend in die Ablage deines Kunden. So weißt du immer, wann und welches Angebot du deinem Kunden gemacht hast und kannst bei Rückfragen schnell darauf zurückgreifen.

    Eine Angebotsvorlage richtest du dir also einmal individuell im System ein und brauchst dich künftig auch nicht über rechtliche Korrektheit den Kopf zu zerbrechen.

    Dank orbnet behinhaltet deine Rechnung automatisch alle wichtigen Pflichtangaben.

    2. Eine korrekte Rechnung ist in wenigen Schritten fertig

    Dein Kunde hat dein Angebot angenommen, du hast den Auftrag abgearbeitet und jetzt erstellst du mit orbnet eine professionelle Rechnung, die alle notwendigen Pflichtangaben und rechtlichen Aspekte bereits automatisch enthält. Ja, es ist wirklich so einfach.

    Du wählst wieder deinen Kunden im System aus, hast zum Abgleich direkt erneut dein Angebot von “damals“ vor Augen und kannst jetzt ganz einfach eine Rechnung schreiben.

    Du fügst einfach entsprechende Daten und individuelle Positionen, Produkte etc. in die Felder ein und den Rest übernimmt das System. Natürlich auch alle Kundendaten. Wenn du möchtest, kannst du auch Skonto gewähren, Gutschriften erstellen, du kannst einen individuellen Rechnungstext einfügen oder deinen Standardtext verwenden.

    Wie du möchtest - deine Rechnung ist in nicht einmal 2 Minuten fertig und an deinen Kunden per Mail oder Post versandt. Orbnet speichert natürlich wieder alles dort ab, wo du es bei deinem Kunden wiederfinden möchtest.

    orbnet prüft automatisch ob deine Rechnungen bezahlt wurden.

    3. orbnet's Online-Banking Funktion prüft automatisch

    Die Rechnung ist versandt und das, was du normalerweise machst, entfällt mit dieser integrierten Funktion von orbnet. Es handelt sich sogar um meine (der Autorin des Artikels) Lieblingsfunktion des Systems, weil es einfach komplett schlau ist.

    Das System weiß, wann du deine Rechnung an deinen Kunden verschickt hast und kennt damit auch deine Zahlungsfrist. Durch die Verknüpfung mit deinem Online-Banking (unterstützt werden fast alle Banken in Deutschland) werden Zahlungseingänge sofort erkannt und vermerkt.

    Du brauchst also nicht mehr täglich dein Bankkonto checken - du siehst im System in orbnet in deiner Übersicht sofort auf einen Blick, wann welche Rechnung beglichen wurde.

    Aber nicht nur das: orbnet weiß auch, wenn dein Kunde im Zahlungsverzug ist. Wenn du jetzt möchtest, versendet die Buchhaltungssoftware von orbnet automatisch eine von dir vorab angefertigte Zahlungserinnerung. Und wenn nötig, auch eine letzte Mahnung! Du brauchst echt nichts dafür zu tun!

    Und das wichtigste: In deinem Dashboard hast du immer und jederzeit - egal wo du bist - den Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben!

    3-stufiges-Mahnsystem
    Mit orbnet bist du auf der sicheren Seite!

    4. 3-stufiges Mahnsystem nutzen

    Für das Schreiben von Mahnungen gilt das Gleiche, wie bei der Rechnung: Orbnet weiß um die nötigen Pflichtangaben und verschickt deine Mahnung so, dass sie GoBD-konform ist. Fertig.

    Das integrierte 3 stufige Mahnungsmodul von orbnet hilft dir dabei, ein rechtskonformes Mahnwesen durchzuführen, mit der du künftig immer auf der sicheren Seite bist.

    Besonderheiten bei orbnet:

    Wenn du deinen Kunden nicht direkt eine “böse“ klingende MAHNUNG auf den Tisch knallen möchtest, kannst du aus der 1. Mahnung auch eine freundliche Zahlungserinnerung machen. Stelle dein System so ein, dass nach dem Verstreichen der Zahlungsfrist auf deiner Rechnung, eine nett formulierte Zahlungserinnerung an deinen Kunden herausgeschickt wird.

    INFO: Eine Zahlungserinnerung kann auch rechtlich wie eine 1. Mahnung betrachtet werden. Auf eine Zahlungserinnerung folgt demnach ebenso eine 2. Mahnung, wie es das bei einer 1. Mahnung der Fall wäre.

    Jetzt kannst du das 3-stufige Mahnsystem insofern nutzen, sodass orbnet für dich auch eine 2. Mahnung und 3. Mahnung oder “letzte Mahnung“ versendet.

    So erstellst du kinderleicht eine Zahlungserinnerung (1. Mahnung) mit orbnet

    Mit orbnet hast du es ziemlich einfach, eine Mahnung an deinen Kunden zu verschicken. In wenigen Klicks bist du damit gleich fertig.

    Gehe dafür einfach in dein Fach “Buchhaltung“ und klicke auf +NEU bei Mahnung:

    Mahnung schreiben
    Angebot, Rechnung, Gutschrift, Mahnung erstellen

    Jetzt wählst du aus, für welche Rechnung du eine Mahnung erstellen willst:

    Rechnung zuweisen für Mahnung
    Mahnung erstellen - Rechnung zuweisen

    Wähle dann deinen Kunden und den Status deiner Mahnung aus:

    Mahnungsübersicht

    Vorteile, wenn man seine Mahnungen automatisch versendet mit orbnet

    Genieße zukünftig alle Vorteile mit orbnet und integriere oder nutze genau die Funktionen, die du für dein Business brauchst.

    1. Im System werden versendete Rechnungen automatisch gespeichert, ebenso wie sämtliche Mahnungen oder Zahlungserinnerungen zu deinen Kunden - du hast immer den Überblick!

    2. Zahlungserinnerungen und Mahnungen werden automatisch versendet, wenn der Kunde nicht bis Dato zahlt.

    3. Das integrierte Online-Banking erspart dir den ständigen manuellen Kontoabgleich.

    4. Alle Rechnungen / Angebote / Mahnungen sind rechtskonform und nach geltender GoBD-Regelung erstellt. Du bist immer auf der sicheren Seite.

    5. All deine Dokumente lassen sich auf deine CI anpassen.

    6. orbnet kannst du immer und überall nutzen, auch im Zug von deinem Tablett oder Smartphone aus.

    7. Lass dir über sämtliche Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge einen Überblick verschaffen - mit orbnet hast du einen Überblick über all deine KPI's.

    Dashboard Übersicht

    Fazit

    Wir von orbnet finden - es geht auch alles einfacher. Rechnungen versenden mit wenigen Klicks, das Konto im Hintergrund laufend abgleichen und natürlich Mahnungen automatisch an deine Kunden versenden. Und wer einmal in den Geschmack der vielen zeitsparenden Funktionen von orbnet gekommen ist, der möchte diese nicht mehr so schnell missen.

    Probier orbnet doch einfach einmal kostenlos und in vollem Funktionsumfang aus und lass dich überraschen!

    KEIN RISIKO

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