20. November 2020
Nina | @orbnet

Kleinunternehmer Rechnung – Sicher durch den Unternehmerdschungel

    Rechnung ist nicht gleich Rechnung (z.B. Kleinunternehmerrechnung).

    Denn je nach Unternehmensform gibt es Unterschiede bei der Rechnungsstellung. Was du bei der Kleinunternehmer Rechnung beachten solltest und welche Besonderheiten gegeben sind, erläutern wir dir in diesem Beitrag.

    Dazu geben wir dir eine Anleitung wie schnell und einfach es ist deine Rechnung als Kleinunternehmer zu schreiben.

    Inklusive kostenfreier Rechnungsvorlage zum Download.

    Darfst du überhaupt eine Kleinunternehmer Rechnung schreiben?

    Zunächst solltest du überprüfen, ob du überhaupt als Kleinunternehmer zählst und somit die Kleinunternehmerregelung §19 UStG für dich greift.

    Kurz gesagt, erleichtert die Kleinunternehmerregelung Unternehmen mit geringem Umsatz den steuerlichen Verwaltungsaufwand.

    Du bist als Kleinunternehmer anerkannt, wenn du im Gründungsjahr die Grenze von 22.000 Euro Umsatz und im darauffolgenden Jahr die Grenze von 50.000 Euro Umsatz nicht überschreitest. Wenn dies der Fall ist, so giltst du offiziell als Kleinunternehmer.

    Das heißt du bist von der Umsatzsteuer befreit und musst diese weder auf deinen Kleinunternehmer Rechnungen ausweisen, noch die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

    Beachte: Die Umsatzgrenze von 22.000 Euro im Gründungsjahr bezieht sich auf das gesamte Jahr. Fand deine Gründung während dem Jahr satt, musst du deinen voraussichtlichen Umsatz auf 12 Kalendermonate hochrechnen. Es handelt sich bei den Umsatzgrenzen zudem um Bruttobeträge.

    orbnet-kleinunternehmer-rechnung-künstlerin

    Was ist das Besondere an der Kleinunternehmer Rechnung?

    Die Rechnung, die du als Kleinunternehmer stellst unterscheidet sich von anderen Rechnungen letztendlich dadurch, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer fehlt.

    Wie bereits erwähnt, musst du als Kleinunternehmer die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen nicht angeben, da hier § 19 UStG greift.

    Jedoch musst du in jedem Fall auf deiner Kleinunternehmer Rechnung einen Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung vermerken. Beispiele hierzu, findest du weiter unten.

    Es ist egal, ob du deine Rechnung in Deutschland stellst oder ob du sie ins Ausland innerhalb der EU stellst. In beiden Fällen greift die Kleinunternehmerregelung und du darfst keine Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ausweisen.

    Kleinunternehmerrechnung erstellen – Was du beachten musst

    Nun, da du über die Kleinunternehmerregelung Bescheid weißt, zeigen wir dir im Folgenden, welche Angaben auf deiner Rechnung auf keinen Fall fehlen dürfen und auf was du sonst noch achten musst.

    Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer Rechnung

    Zunächst gehen wir auf den Inhalt deiner Rechnung ein.

    Um eine saubere Kleinunternehmer Rechnung zu schreiben, dürfen folgende Pflichtangaben nicht fehlen:

    1. Vor-, Nachname und Adresse des Kleinunternehmers
    2. Vor-, Nachname und Adresse des Rechnungsempfängers
    3. Deine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
    4. Das Ausstellungsdatum der Rechnung
    5. Die Rechnungsnummer
    6. Menge und Art der gelieferten Ware, oder Art und Umfang der Dienstleistung
    7. Monatsgenaues Datum der Lieferung oder Leistung àdies kannst du durch den Hinweis „Liefer-/Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“ ersetzen
    8. Entgelt und eventuelle Rabatte, Skonti, Abschlagszahlungen oder Boni
    9. Hinweis-Formulierung zur Umsatzsteuerbefreiung gemäß §19 UStG
    10. Zusätzlich, bei grundstücksbezogenen Leistungen für private Leistungsempfänger: Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht der Rechnung

    Wie das Ganze in fertiger Rechnungsform aussieht, veranschaulicht dir unser Beispiel:

    orbnet-kleinunternehmer-rechnung-beispiel
    Beispiel Rechnung Kleinunternehmer in orbnet

    § 19 UStG – Formulierungsbeispiele

    Damit du bei einer Prüfung seitens des Finanzamtes keinerlei Probleme bekommst, müssen neben den “Pflichtangaben auf einer Rechnung” auch die korrekten Formulierungen und Bezeichnungen vorhanden sein.

    Hier findest du einige Beispiele hierzu:

    • „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
    • „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“
    • „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
    • „Umsatzsteuerfrei (Kleinunternehmer gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz)“
    • „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“
    orbnet-kleinunternehmer-rechnung-business

    Fehler auf der Kleinunternehmer Rechnung

    Hast du einmal verinnerlicht, wie du als Kleinunternehmer eine ordentliche Rechnung schreibst, dann ist das bald kein Hexenwerk mehr.

    Generell solltest du Fehler auf der Rechnung möglichst immer vermeiden.

    Pflichtangaben-Fehler

    Trotz genauer Prüfung, kann es jedoch immer mal passieren, dass sich Fehler auf deiner Kleinunternehmer Rechnung einschleichen.

    Tippfehler, die den Sinn nicht verfälschen, musst du nicht korrigieren. Hast du etwas bei den Pflichtangaben falsch gemacht, oder fehlen diese gar teilweise, so musst du die Rechnung überarbeiten.

    Ist die fehlerhafte Rechnung noch nicht bezahlt, so schreibst du eine neue Rechnung. Deine neue Rechnung muss dieselbe Rechnungsnummer, wie die fehlerhafte Rechnung aufweisen.

    Bitte beachte hierzu die unten stehenden Details zur GoBD.

    Wurde die fehlerhafte Rechnung schon gebucht, so bleibt dir nichts anderes, als diese zu stornieren. Anschließend musst du eine korrigierte Rechnung schreiben (eine sog. “Stornorechnung”), worin du einen negativen Rechnungsbetrag vermerkst, genauso wie die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum der Fehlerrechnung. Danach musst du auch noch eine neue Rechnung, mit neuer Rechnungsnummer an den Kunden senden.

    Hier nochmal die drei Schritte, wenn die fehlerhafte Rechnung schon gebucht ist:

    • Fehlerhafte Rechnung stornieren
    • Rechnungskorrektur mit negativem Rechnungsbetrag schreiben, in der Rechnungsnummer und -datum der Fehlerrechnung vermerkt sind
    • Neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer an Kunden senden

    Umsatzsteuer angegeben

    Genauso kann es passieren, dass du fehlerhafterweise die Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ausweist, trotz deinem Kleinunternehmertum.

    Weil dir als Kleinunternehmer der rechtliche Anspruch auf die Umsatzsteuer fehlt, kann dieser Fehler auf deiner Rechnung teuer werden. Er sollte daher möglichst vermieden werden.

    Ist es doch dazu gekommen, so bist du dazu verpflichtet die vom Kunden gezahlte Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Außerdem musst du deinem Kunden in solch einem Fall schnellstens eine korrigierte Rechnung senden.

    Behältst du den Umsatzsteuer-Betrag ein, und unterlässt die Berichtigung, so kann dir ein Strafverfahren wegen Betruges drohen.

    Die Kleinunternehmer Rechnung versenden

    Wenn es um den Versand deiner Rechnung geht, so gibt es für dich verschiedene Wege die du in Anspruch nehmen kannst. Du kannst deine Kleinunternehmer Rechnung etwa per Post, per E-Mail oder per Fax an deinen Kunden senden.

    Alle drei Optionen sind zulässig, soweit deine Rechnung echt ist, nachträglich nicht mehr verändert wurde, und für deinen Kunden gut leserlich ist.

    Aufbewahrungsfrist der Kleinunternehmer Rechnung

    Für Rechnungen und somit auch für die Kleinunternehmer Rechnung gibt es Aufbewahrungsfristen. Diese Fristen stellen sicher, dass deine Rechnungen jederzeit durch das Finanzamt überprüft werden können.

    In § 14b Absatz 1 UStG ist die Frist für dich als Rechnungssteller gesetzlich festgehalten und geregelt. Die festgelegte Aufbewahrungsfrist der Rechnungen gilt genauso im Kleinunternehmertum und beträgt 10 Jahre.

    Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem du die Rechnung ausgestellt hast.

    Die 10-Jahres-Frist gilt für Rechnungen, welche du stellst und ebenso für Rechnungen, welche du bekommst. Anders gesagt für deine Ausgangsrechnungen und auch für deine Eingangsrechnungen.

    Kleinunternehmer Rechnung – Hilfestellungen

    Eine korrekte Kleinunternehmer Rechnung zu schreiben, kann viel Zeit und Mühe kosten. Auch die Nerven bleiben nicht verschont, solltest du Sorge haben Fehler zu machen.

    Glücklicherweise gibt es online eine Vielzahl an kostenfreien Rechnungs-Vorlagen die du verwenden kannst.

    Zudem ist eine geeignete Software zur Rechnungserstellung hilfreich, um schnell und fehlerfrei deine Rechnung zu schreiben.

    Hierzu kannst du dich bei uns umsehen 🙂

    Mit orbnet ist Rechnung schreiben jeder Art in Kürze erledigt. Alle Pflichtangaben sind bereits enthalten und du musst in den Feldern lediglich deine Daten anpassen.

    Außerdem kannst du ganz einfach auswählen, um welchen Rechnungstyp es sich handelt. So wird dann der Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 19 UStG automatisch auf deiner Rechnung vermerkt.

    Abgesehen von der einfachen und schnellen Rechnungserstellung bietet orbnet viele weitere Funktionen an, die dich als Kleinunternehmer entlasten.

    DAS BESTE:

    orbnet ist für Kleinunternehmer, die bis zu 5 Rechnungen pro Monat schreiben, komplett kostenfrei erhältlich. Perfekt für den Start!

    Wir kümmern uns dabei um die steuerrechtlich relevanten Informationen.

    Damit bist du auf jeden Fall auf der sicheren Seite und sparst dir noch ordentlich Zeit und Geld bei der Rechnungsstellung.

    Zusätzlich haben wir hier noch eine Word- bzw. Excel-Vorlage für dich zum Download. Bitte beachte, dass diese nicht den aktuellen GoBD-Bestimmungen gerecht werden,

    Vorlage Excel (Bald verfügbar)

    orbnet-kleinunternehmer-rechnung-selbstständige

    Fazit

    Eine Kleinunternehmer Rechnung zu schreiben bedeutet allgemein etwas weniger Aufwand bei der Buchhaltung.

    Trotzdem musst du ein paar wichtige Punkte befolgen, um alles richtig abzuwickeln.

    Die Umsatzsteuer nicht auf der gestellten Rechnung auszuweisen und alle Pflichtangaben sorgfältig auszufüllen, haben oberste Priorität.

    Sollte doch einmal ein Fehler bei der Rechnungserstellung passiert sein, so ist dies, bei konformer und schneller Berichtigung, kein Weltuntergang.

    Fehlerhafte Kleinunternehmer Rechnungen zu berichtigen stellt jedoch einen gewissen bürokratischen Aufwand für dich dar.

    Überprüfe deine Angaben lieber einmal mehr, als einmal zu wenig.

    Die Nutzung einer kostenlosen Vorlage klingt zwar für den Anfang verlockend, mit einem Rechnungsprogramm zur Rechnungserstellung hast du jedoch nicht nur eine höhere Sicherheit, sondern die Erstellung ist ebenfalls komfortabel und schnell erledigt.

    Der wichtigste Vorteil ist aber, dass die Erstellung per Word und Excel NICHT GOBD-KONFORM ist. Bei einer Prüfung seitens des Finanzamtes könntest du somit zu Steuernachzahlungen herangezogen werden.

    Hoffentlich konnten wir dir helfen, deine Fragen rund um die Rechnungserstellung als Kleinunternehmer zu beantworten.

    Wir wünschen viel Freude beim Erstellen deiner Rechnungen und guten Umsatz!

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