Der perfekte Jahresabschluss mit orbnet.de

In einem Monat steht nicht nur das Weihnachtskind, sondern bald auch das Finanzamt auf der Matte und will den Jahresabschluss sehen. Einen Teil davon macht sicher der Steuerberater – aber auch der muss sich in eurer Buchhaltung zurechtfinden und braucht die Unterlagen. Darum empfehlen wir euch, jetzt schon langsam anzufangen, die wichtigsten Dokumente vorzubereiten. Aber keine Sorge, mit unserer Checkliste für den Jahresabschluss im orbnet Hub habt ihr den vollen Überblick, was erledigt werden muss – und bis wann. Solltet Ihr zudem noch auf der Suche nach einem intelligenten Rechnungsprogramm sein, stehen wir euch, wie immer, zur Seite.

Aus was besteht der Jahresabschluss?

Bevor ihr euch durch die Papiere wühlt, geben wir euch kurz einen Überblick, aus was der Jahresabschluss besteht. Jedes ins Handelsregister eingetragene Unternehmen muss vorweisen:

  • Bilanz
  • Gewinn- und Verlustrechnung (dazu bald mehr auf dem Blog)
  • Abschreibungs- und Bewertungsmethoden
  • Beteiligungen (am Unternehmen)
  • Anhang: Übersicht über die Mitglieder der Geschäftsführung und ggf. des Aufsichtsrates. Außerdem müsst ihr die Bezüge (Gehälter) angeben und die Anzahl eurer Angestellten.
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Bis wann muss der Jahresabschluss erstellt werden?

Das Handelsgesetzbuch (HGB) schreibt vor, dass der Jahresabschluss grundsätzlich innerhalb der ersten 3 Monate nach Ablauf eures Geschäftsjahres aufgestellt werden muss. Kleinstgesellschaften und kleine Gesellschaften haben eine Abgabefrist von sechs Monaten und müssen die Bilanz bis zum 30. Juni (bei Abschlussstichtag 31. Dezember) im nächsten Jahr abgeben.

Eine sogenannte Kleinstgesellschaft seid ihr, wenn ihr mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllt:

  • weniger als 350.000 Euro Bilanzsumme
  • weniger als 700.000 Umsatz in den letzten 12 Monaten
  • im Durchschnitt weniger als 10 Angestellte

Bei einer kleinen Gesellschaft sind die Staffelungen:

  • weniger als 6 Mio. Euro Bilanzsumme
  • weniger als 12 Mio. Euro Umsatzerlöse in den letzten 12 Monaten
  • im Durchschnitt weniger als 50 Angestellte

Alle anderen (mittelgroße und große Gesellschaften) sind nach dem HGB dazu verpflichtet, innerhalb von 3 Monaten nach Geschäftsjahresende ihren Jahresabschluss abzugeben.

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Jahresabschluss 2017 – Nur keine Fehler machen!

Offenlegungsfrist: 12 Monate, sonst wird’s teuer

Die Geschäftsführer müssen die Jahresabschlüsse übrigens persönlich unterschreiben. Als Kapitalgesellschaft (AG, GmbH, UG) und Personenhandelsgesellschaft (OHG, KG) müsst ihr den Jahresabschluss veröffentlichen. Und zwar innerhalb von 12 Monaten nach dem Abschlussstichtag. Wenn ihr die Frist versäumt, kommt ein Ordnungsgeld zwischen 2.500 und 25.000 Euro auf euch zu.

Der Jahresabschluss wird im Bundesanzeiger veröffentlicht. Man kann sich selber registrieren oder den Zugang vom Steuerberater nutzen.

Zahlen, Zahlen, Zahlen – und dann bezahlen

Anlagevermögen: Vermögensgegenstände erfassen

Zum Anlagevermögen gehört eine Übersicht aller Vermögensgegenstände. Vermögensgegenstände sind Computer, Büroausstattung, Firmenwagen, etc. Erstellt eine Liste und achtet darauf, dass alle Zu- und Abgänge (Neukäufe und Verkäufe) richtig erfasst werden. Hier bitte gegebenenfalls mit eurem Steuerberater Rücksprache halten und sich abstimmen Auch Wertminderungen werden dabei berücksichtigt (siehe Abschreibungen).

Abschreibungen

Anschreiben kann man beim Finanzamt leider nicht, abschreiben schon. Das bedeutet, dass die Wertminderungen eures Anlagevermögens entsprechend der Nutzungsdauer berücksichtigt wird. Wenn ihr euch mit den verschiedenen Abschreibungsregeln auskennt, könnt ihr das natürlich selber machen. Ansonsten empfehlen wir euch, die Gegenstände selber zu erfassen, die Abschreibungen aber dem Steuerberater zu überlassen, damit ihr keine steuerlichen Nachteile habt.

Umlaufvermögen: Vorräte erfassen

Man nennt es auch „körperliche Bestandsaufnahme“: Die Vorräte für das Umlaufvermögen erfassen. Das übernimmt leider auch kein Steuerberater für euch. Dafür müssen alle Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, halbfertige Produkte, Handelswaren, Treib- und Schmierstoffe aufgelistet werden. Durch Wiegen, Messen und Zählen werden die genauen Werte ermittelt (die klassische Inventur also). Als Kaufmann werdet ihr davon nur befreit, wenn das unzumutbar ist. Das heißt, wenn ihr zum Beispiel eine Kiesgrube besitzt, müsst ihr nicht jedes einzelne Sandkorn zählen 😉 Der Bestand wird dann geschätzt.

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Fahrtenbuch: Fehleranfällig, beliebt bei Betriebsprüfern

Sind wir mal ehrlich: Wären wir Betriebsprüfer, würden wir uns auch das Fahrtenbuch genauer ansehen. Hier gibt’s übrigens die meisten Beanstandungen. Darum Hand auf’s Herz: Private Fahrten an den Gardasee werden auch als solche gekennzeichnet und versteuert. Betriebliche Fahrten müssen lückenlos aufgeführt werden – auch der Kilometerstand muss genau stimmen. Geht beim Fahrtenbuch chronologisch nach Datum und Kilometerstand vor, damit die Fahrten nachvollziehbar sind.

WICHTIG: Schreibt euer Fahrtenbuch NICHT kurz vor dem Gang zum Steuerberater (am besten noch mit verschiedenen Farben). Das sieht er nicht so gerne.

!Achtung: Der Betriebsprüfer akzeptiert nur ein handgeschriebenes Fahrtenbuch (also keine Excel-Tabellen, digitalen Aufstellungen oder gar Tonbandaufnahmen!)

Verträge

Schmeißt den Kopierer an und lasst ihn heiß laufen! Denn für den Jahresabschluss ist eine Übersicht aller Verträge fällig. Arbeitsverträge, Versicherungen, Darlehensvereinbarungen, Leasingverträge, etc. – alles muss als Kopie vorgelegt werden!

Belege sortieren

Und weiter geht’s mit dem Papier-Tango: Alle Belege eurer Einnahmen und Ausgaben müssen vorhanden sein – und der Nachvollziehbarkeit halber chronologisch sortiert. Achtet darauf, dass die Rechnungsadressen richtig angegeben sind. Sonst müsst ihr bei euren Geschäftspartnern um die Berichtigung bitten. Ein Beleg hat sich verabschiedet? In diesem Fall habt ihr die Möglichkeit, einen sogenannten Eigenbeleg (Quittung) zu erstellen. Der Nachteil: Bei Eigenbelegen dürft ihr keine Vorsteuer abziehen.

Forderungen und Verbindlichkeiten

Denkt daran, auch Forderungen und Verbindlichkeiten aufzuschreiben. Das macht ihr am besten mit den Saldenbestätigungen – ja, es heißt wirklich so und meint eine schriftliche Erklärung zum Saldo eines Kontos – eurer Kunden und Lieferanten. Zum Jahresabschluss müsst ihr prüfen, ob eure Rechnungen noch bezahlt werden – und ihr eure Rechnungen noch bezahlen könnt. Wenn das Risiko hoch ist, dass euer Kunde nicht mehr bezahlt, müsst ihr den Forderungsausfall berücksichtigen – als Einzel- oder Pauschalwertberichtigung. Ja, ich weiß, was ihr denkt: Toll, und was heißt das? Hier eine kurze Erklärung:

Einzelwertberichtigung
Das Risiko, dass der Kunde die letzte Rechnung nicht mehr bezahlt ist sehr hoch. Euer Kunde ist insolvent, ihr habt schon ein Inkassounternehmen beauftragt oder seid im Rechtsstreit. Dann müsst ihr den Wert der Rechnung berichtigen.

Pauschalwertberichtigung
In den letzten Jahren hast du verschiedene Forderungsausfälle gehabt. Davon berechnest du den Durchschnittswert und buchst in dieser Höhe eine Pauschalwertberichtigung.

Jahresabschluss Tipps und Tricks orbnet
Jahresabschluss 2017: – Diese Tipps & Tricks darfst du nicht verpassen!

 

Tipps & Tricks zum Jahresabschluss

Unsere Tipps zum Jahresabschluss

  • Rückstellungen bilden: Pensionen, Steuern, eventuelle Verluste, etc. stehen noch nicht explizit fest, kommen aber mit hoher Wahrscheinlichkeit auf euch zu. Darum könnt ihr das schon mal als Verbindlichkeiten verbuchen, die den Gewinn mindern.
  • Investitionen vorziehen: Ihr wisst genau, dass ihr nächstes Jahr zwei neue Arbeitsplätze braucht. Dann kauft ihr die Schreibtische, Bürostühle und Computer am besten noch vor Jahresende. Damit mindert ihr nämlich den Gewinn und damit auch die Abgaben.
  • Rechnungen vorziehen und nach hinten verschieben: Bezahlt alle Rechnungen vor Ende des Geschäftsjahres. Auch damit könnt ihr den Gewinn mindern. Außerdem könnt ihr eure Kunden bitten, Rechnungen mit hohen Beträgen erst im neuen Jahr zu überweisen.

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