Als Unternehmer hast du wahrscheinlich schon einmal von diesen ominösen „GoBD“ gehört. Doch weißt du was eigentlich dahinter steckt bzw. warum du sie lieber beachten solltest? In diesem Artikel versuchen wir dir das Thema anhand von Praxisbeispielen und hilfreichen Informationen ein wenig näher zu erläuten. Kommen wir doch gleich einmal zur Bedeutung:

GoBD 2017 – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Unternehmer müssen sich bei ihrer Buchhaltung und vor allem bei der Rechnungsstellung an die Vorgaben des Bundesfinanzministeriums halten. Es gibt verschiedene Grundsätze, die dabei beachtet werden müssen – zum Beispiel die GoBD, die 2015 in Kraft getreten sind und unter anderem dafür sorgen, dass Daten nicht manipulierbar sind. Bisher wurde Unternehmern eine „Schonfrist“ gewährt, um sich auf die neuen Regelungen einzustellen. Ab 1. Januar 2017 werden die Richtlinien allerdings ohne Wenn-und-Aber durchgesetzt. Damit ihr bei der Buchhaltung auf der sicheren Seite seid, stellen wir euch die wichtigsten Punkte und Änderungen für 2017 vor.

Was bedeutet GoBD 2017?

Vielen Dank an das Bundesfinanzministerium für diese selbsterklärende Abkürzung! GoBD (2017) bedeutet nämlich „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD legen also die Anforderungen an die Buchhaltung und die Aufbewahrung von Daten und Dokumenten (auch in Papierform) fest – unter Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Seit 2015 gelten die GoBD und sorgen unter anderem dafür, dass Daten nicht manipuliert werden. Sie gelten auch bei digitalen Aufzeichnungen von Bareinnahmen – mit Kassensystemen, PC-Kassen oder Taxometern.

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GoBD – ab 2017 sind bei Kassensystemen & Co. keine Ausnahmen mehr erlaubt.

Was ist bei den GoBD 2017 zu beachten?

Die Änderungen zu den GoBD 2017 treffen keine genauen Aussagen über Form, Inhalt und Umfang der Unterlagen. Der Unternehmer kann selber entscheiden, wie er die Einhaltung der GoBD mit seinen betrieblichen Abläufen koordiniert – solange die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten werden. Registrierkasse adieu – Kassensystem bonjour! Die GoBD geben vor, dass alle steuerrelevanten Daten in einem Kassensystem elektronisch gespeichert und aufbewahrt werden müssen. Welche technischen Standards die Kasse dafür erfüllen muss, ist nicht vorgegeben. Idealerweise kann das Kassensystem folgende Punkte erfüllen:

  • Tagesabschluss (Z-Bons)
  • Belege inklusive der Pflichtangaben: Datum und Uhrzeit der Buchung, fortlaufende Belegnummer, Belegaussteller und -empfänger, Geschäftsvorfall, Betrag, Einzelpreis, ggf. Rabatt/Skonto, Mengenangaben, Währung, Mehrwertsteuer und -betrag, Zahlungsart (bar, EC, etc.), Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Stornobuchungen
  • Retouren
  • Dokumentation der Kassenentnahmen
  • Aufführung der Einnahmen nach Steuersätzen
  • Zugriffsschutz

GoBD – Die wichtigsten Fakten in Kurzform

Was heißt GoBD eigentlich?
Woher kommt GoBD?
Seit wann gelten die GoBD?
Welche Regeln beinhalten die GoBD?
Ist meine Software GoBD-konform?
Wie archiviere ich meine Dokumente GoBD-konform?
Wer trägt die Verantwortung und die Kosten bei Feststellung von nicht-GoBD-konformen Prozessen?
Darf ich meine Rechnungen weiterhin mit Word und Excel schreiben?
Darf ich E-Mails mit meinen Rechnungen als Anhang versenden?
Muss ich E-Mails mit einer Rechnung im Anhang archivieren?
Was muss ich machen, wenn ich dennoch meine Rechnungen in Word oder Excel schreiben möchte?
Kann ich nicht einfach das PDF-Format nutzen?
 

Wer muss sich an die GoBD halten?

Alle Unternehmer die Rechnungen erstellen – und dazu zählst du hoffentlich auch 😉 – sind verpflichtet die GoBD einzuhalten. Egal, ob du deine Rechnungen mit Hilfe von PC-Kassen, PC-verbundenen Registrierkassen oder weiteren Kassensystemen erstellst, die die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnungen erfüllen, bist du verpflichtet diese Regelungen einzuhalten. Kleinunternehmer , Freelancer, Berater, Coaches & Co., die momentan noch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung  erstellen, müssen die Regelungen einhalten, wenn Sie elektronische Buchhaltungssysteme einsetzen (dazu gehört ebenfalls die elektronische Auftragsverwaltung) oder steuerlich relevante Unterlagen erzeugen. Dazu gehört nicht das Schreiben einer Rechnung in Word, Excel etc. da die Dokumente in diesem Fall nachträglich abgeändert werden können.

GoBD 2017: Das hat sich geändert

Ein wichtiger Punkt bei der GoBD ist das Thema E-Mail-Archivierung. Geschäftsvorfälle, die ihr über E-Mails koordiniert, müssen genauso archiviert werden wie alle anderen Unterlagen. Das heißt, wenn ihr Angebote oder Rechnungen im E-Mail-Text versendet, müsst ihr diese E-Mail aufbewahren. Das gilt ebenfalls bei Belegen, die ihr von Lieferanten bekommt. E-Mails, die der Archivierungspflicht unterliegen, müssen inklusive der Dateianhänge jederzeit verfügbar, vollständig und geschützt vor Manipulationen vorliegen – und maschinell auswertbar sein. Bei verschlüsselter Archivierung müsst ihr gewährleisten, dass der Steuerprüfer jederzeit einen unverschlüsselten Zugriff auf die Mails hat.

Was nicht gilt: Die E-Mail auszudrucken und in Papierform abzulegen. Wenn ihr aber lediglich eine Rechnung anhängt und der E-Mail-Text ein Begleitschreiben wie „Sehr geehrter Herr Kunde, anbei finden Sie die Rechnung“ ist, kann die Mail gelöscht werden. Die reine Botschaft könnt ihr nämlich von der Bedeutung mit einem Briefumschlag vergleichen. Allerdings muss die Rechnung archiviert werden. (Abschnitt 121, siehe auch hier)

Je nach steuerlicher Relevanz der E-Mails ist eine Aufbewahrungspflicht von sechs bis zehn Jahren vorgeschrieben.

Was bedeuten die GoBD 2017 für Rechnungen mit Word, Excel und Co.?

Wie schon erwähnt, sollen Geschäftsvorfälle durch die GoBD unter anderem vor Manipulation geschützt werden. Das Bundesfinanzministerium schreibt vor, dass die Ablage von digitalen Belegen in ein normales Dateisystem wie z.B. den Windows Explorer nicht den Anforderungen entsprechen. Denn das System muss so konzipiert sein, dass es eine Historie anlegt und Unveränderbarkeit garantiert. Ob dieses System auf der Hard-, Software oder in der Cloud des Unternehmens läuft, wird nicht näher definiert. Es sind also alle Implementierungen möglich.

Kurz gesagt: Rechnungen, die mit Word, Excel oder vergleichbaren Programmen erstellt werden, sind leicht veränderbar. Wenn ihr die Rechnungen jetzt auch noch lokal auf dem PC ablegt, fahrt ihr die GoBD-Grundsätze voll an die Wand.

Aber: Ihr könnt eure Rechnungen weiterhin in Word und Excel schreiben, wenn ihr sie auf einem Dateisystem abspeichert, das Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit garantiert – und eine Historie anlegt (ein sog. „DMS“ [= Dokumenten-Management-System] hilft euch dabei). Ausnahmen: Wenn ihr die Rechnung in Word erstellt, aber anschließend nicht elektronisch abspeichert (also GAR NICHT SPEICHERT), sondern in Papierform ausdruckt, reicht es, wenn ihr die Rechnung im Printformat aufbewahrt. Das ist dann der Sonderfall der umgespeicherten „Masken-Rechnung“. Wird die Rechnung aber elektronisch abgespeichert, gelten die Regeln von oben.

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Was passiert, wenn man gegen die GoBD verstößt?

Wer die GoBD-Grundsätze nicht einhält, kann im Fall einer Steuerprüfung Ärger bekommen. Denn wer gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verstößt, dem drohen der Verlust des Vorsteuerabzugs oder eine Steuerschätzung.

GoBD 2017 – Wie schütze ich mich vor einer Steuerschätzung?

Wenn ihr eure Rechnungen als Coach, Berater, Consultant bzw. Dienstleister über orbnet schreibt und diese dort abspeichert, seid ihr auf der sicheren Seite. Denn orbnet verwaltet Geschäftsvorfälle GoBD-konform und passt Neuerungen sofort in den Vorlagen an. So müsst ihr euch keine Gedanken machen, ob ihr die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhaltet – das übernehmen wir für euch.

Ist das Schreiben mit orbnet GoBD-konform?

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