2. Dezember 2020
Gregor | @orbnet

E-Rechnung - Hintergründe und Fakten klar erklärt

    Die E-Rechnung beschreibt die Vorgabe bei der Abrechnung von Dienstleistungen und Produkten an Bundesministerien und Verfassungsorgane.

    Seit dem 17.04.2020 ist diese Art der Rechnungsstellung für die Dienstleister, welche an Kommunen, Länderregierungen und Ministerien Rechnungen ausstellen, verpflichtend.

    Im Übrigen kennst du sicherlich die Stichwörter “B2B” (Business to Business) und “B2C” (Business to Customer). Im Bereich von öffentlichen Einrichtungen spricht man von sog. “B2G” (Business to Government) Rechnungen.

    In diesem Artikel erläutern wir die Hintergründe und geben dir wichtige Tipps mit auf dem Weg, damit deine Rechnungen auch akzeptiert werden.

    Was ist eine E-Rechnung eigentlich?

    Wie bei vielen Vorgaben seitens der Bundesregierung ist auch hier eine Richtlinie für die Namensgebung, sowie Definition zuständig.

    Dieses Mal ist es jedoch eine EU-Richtlinie, da die Vorgabe für die E-Rechnung auf EU-Ebene entschiedenen wurde, um sämtliche Mitgliedsstaaten bei der Rechnungsverarbeitung zu entlasten.

    Die Europäische Richtlinie 204/55/EU (16.04.2014) beschreibt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (dem sogenannten E-Invoicing). Die zugrundeliegende EU-Norm ist EN 16931.

    E-Rechnung im B2G Bereich ist verpflichtend

    Öffentliche Einrichtungen müssen demnach Rechnungen in einer besonderen “Form” verarbeiten. Somit ist diese Form für alle Dienstleister dieser Einrichtungen verbindlich.

    Bei der E-Rechnung gab es seit der offiziellen Einführung am 27.11.2018 mehrere Stadien, in denen diese flächendeckend bis zur kommunalen Ebene eingeführt worden ist.

    Technisch gesehen ist eine E-Rechnung ein besonderes PDF-Format, das sogenannte PDF/A3-Format, mit zusätzlichen Strukturdaten im XML-Format.

    Das hört sich jetzt erst einmal sehr technisch an, im Grunde ist es eine PDF, die im Anhang die Rechnungsinformationen enthält, welche von Drittsoftware weiterverarbeitet können.

    Die deutsche Antwort auf die E-Rechnung ist die XRechnung. Hintergrund hierfür ist die “E-Rechnungsverordnung” (E-Rech-V), welche seit dem 06.09.2017 verpflichtend ist.

    Die XRechnung ist somit der deutsche Standard für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber und soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vereinheitlichen und vereinfachen.

    Wichtig zu wissen:

    Aufgrund der Definition der EU-Richtlinie sind “elektronische Rechnungen” Rechnungen in diesem besonderen Format.

    Nicht inbegriffen, somit auch nicht konform, sind alle weiteren Rechnungen, welche im umgangssprachlichen Gebrauch ebenfalls “elektronisch” sind.

    Bedeutet:

    Eingescannte Bilder, PDFs, usw. welche zwar elektronisch erstellt, jedoch im Nachgang nicht elektronisch verarbeitet werden können, sind keine “elektronischen Rechnungen”.

    Was ist ZUGFeRD?

    Die XRechnung wurde zwar als Standard für die elektronische Rechnungsstellung definiert, es gibt jedoch aber auch weitere Formate, welche den Definitionen der EU-Richtlinie entsprechen.

    ZUGFeRD ist eine Spezifikation für elektronische Rechnungen und steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”.

    Es ist erstaunlich, wie bestimmte Instanzen sich einfach zu merkende Akronyme ausdenken, damit Unternehmen und Privatpersonen auf jeden Fall schnell und einfach erkennen, um was es sich handelt.

    ZUGFeRD gibt es in unterschiedlichen Versionen.

    Um den Verwirrungsgrad nicht noch mehr zu erhöhen, sprechen wir immer von der aktuell neuesten Version, welche 2.1 ist und seit 24.03.2020 eingeführt worden ist.

    Unabhängig davon, erhalten wir im Bereich der Rechnungsstellung immer wieder die Frage “Was ist denn Zugpferd eigentlich?” 🙂

    E-Rechnung: ZUGFeRD Format in orbnet
    E-Rechnung: ZUGFeRD Format in orbnet

    Um zu verstehen, was genau der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung ist muss man sich die Begrifflichkeiten und Definitionen im Bereich “E-Rechnung” ansehen.

    Es gibt verschiedene “Rechnungsformate”!

    Per Definition ist die Rechnung an sich lediglich ein steuerrechtliches Dokument, welches in verschiedenen Formaten ausgestellt werden kann. Einige dieser Formate werden somit von öffentlichen Auftraggebern akzeptiert, andere wiederum nicht.

    Folgende Rechnungsformate gilt es zu unterscheiden:

    1. Strukturierte Datenformate: XRechnung, XML, JSON
    2. Unstrukturierte Datenformate: Bildhafte Formate (JPG, TIFF, PNG, PDF)
    3. Hybride Datenformate: ZUGFeRD, PDF/A3

    Strukturierte Daten nennt man Daten, die in einem bestimmten Format mit Zusatzinformationen bestückt werden.

    Du kennst strukturierte Daten sicherlich aus dem Online-Marketing im Zusammenhang mit “Schema.org”.

    Damit kannst du HTML mit Zusatzinformationen anreichern, um bei Google z.B. Rich Snippets zu erhalten, also erweiterte Suchergebnisse von Google, die zusätzlich interessante Informationen enthalten.

    Hier ein Beispiel auf die Google-Suche “Rezept Kekse” und ein Suchergebnis mit zusätzlichen Inhalten.

    Strukturierte Daten am Beispiel von Rich Snippets

    Unstrukturierte Datenformate sind Formate, die umgangssprachlich als “elektronisch” bezeichnet werden. Heißt, wenn du eine Rechnung mit deinem Handy “einscannst” und als Foto bzw. PDF abspeicherst, wäre das ein unstrukturiertes Datenformat.

    Zu guter Letzt noch das hybride Datenformat.

    Hybride Datenformate, darunter eben auch das ZUGFeRD-Format, unterstützen das beste aus beiden Welten.

    Du kannst eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ganz normal öffnen und lesen, jedoch kann diese ebenfalls sehr gut maschinell verarbeitet werden, da sie zusätzlich noch weitere Inhalte als XML-Anhang in der PDF-Datei hat.

    Wir bei orbnet erstellen grundsätzlich alle Rechnungen im ZUGFeRD-Format, sodass du dir keine Gedanken, um deinen Auftraggeber mehr machen musst.

    Egal, ob Privatpersonen, Unternehmen oder öffentliche Einrichtung, du bist auf der sicheren Seite 🙂

    Hier kannst du dir ein Beispiel einer ZUGFeRD-Rechnung herunterladen und einmal selbst inspizieren.

    HIER DER DOWNLOAD

    Öffne diese Rechnung am besten mit dem Reader von Adobe. Du siehst die Strukturdatei dann im Anhang.

    ZUGFeRD-Strukturdatei in einer Rechnung von orbnet
    ZUGFeRD-Strukturdatei in einer Rechnung von orbnet

    Was ist nun der Unterschied von XRechnung und ZUGFeRD?

    Zusammenfassend kann man sagen, dass die XRechnung nicht von Menschen lesbar ist, da sie lediglich für die Verarbeitung von Maschinen erstellt wurde.

    Große ERP-System können eine XRechnung schnell und einfach verarbeiten, ohne, dass ein Mensch die Rechnungsprüfung machen muss. Das spart viel Zeit und Geld.

    Das ZUGFeRD-Format hat ebenfalls Strukturdaten, jedoch auch eine Bilddatei, welche es dem Empfänger möglich macht, den Inhalt zu lesen.

    Das ZUGFeRD-Format ist somit das Beste beider Welten.

    Unterschied XRechnung zu ZUGFeRD
    Unterschied XRechnung zu ZUGFeRD

    Welchen Vorteil hat eine E-Rechnung?

    Grundsätzlich kann man sagen: Alle 🙂

    Der Rechnungsersteller, also du, spart sich Geld und Zeit.

    Einerseits musst du nicht mehr Rechnungen ausdrucken kuvertieren und zur Post bringen, sondern kannst diese ganz einfach per Mail an den Rechnungsempfänger verschicken.

    Zusätzlich kannst du digital archivieren, wenn deine Archivierungsprogramme den Richtlinien ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen.

    Auf der Empfängerseite ist jedoch das Einsparpotenzial ebenfalls sehr große.

    Der Rechnungsempfänger bzw. dein Auftraggeber muss nicht umständlich manuell die Rechnungen in sein ERP-System einpflegen, sondern kann diese direkt maschinell verarbeiten.

    Zusätzlich gelangt die Rechnung meisten über einen digitalen Weg zum Auftraggeber (z.B. E-Mail). Durch die schnellere Verarbeitung beim Kunden hast du somit auch schneller das Geld in der Tasche.

    Auch bei etwaigen Unregelmäßigkeiten oder Fragen zu Rechnungen kannst du und dein Auftraggeber schnell durch das digitale Archiv und die digitale Belegvewaltung die richtige Rechnung finden und gegebenenfalls nachbearbeiten.

    Da das EU-Ausland sich ebenfalls an die Digitalisierungsrichtlinie der Europäischen Union halten muss, sind Rechnung ins EU-Ausland somit ebenfalls einfacher und schneller zu bearbeiten.

    E-Invoicing in Deutschland - Andere EU-Staaten sind weiter!
    E-Invoicing in Deutschland - Andere EU-Staaten sind weiter!

    Einige EU-Mitgliedsstaaten sind im Bereich E-Invoicing schon viel weiter als Deutschland. Vor allem die nordischen Länder, wie Dänemark, Schweden, Norwegen usw. gelten hier als Vorreiter.

    Norwegen z.B. hat bereits schon 2012 seine Zulieferer von Regierungsbehörden zum E-Invoicing bzw. zur E-Rechnung verpflichtet.

    E-Rechnung ist Pflicht ab November 2020

    Wie du siehst, ist das Thema E-Rechnung schon jetzt relevant.

    Stichtag: 27. November 2020

    Ab diesem Tag sind Unternehmen, die öffentliche Einrichtungen als Auftraggeber haben, verpflichtet Rechnungen im elektronischen Format zu stellen.

    Bzw. seitens der Richtlinie dürfen Bundesbehörden nur noch Rechnungen im E-Format weiterverarbeiten und auch annehmen.

    Das gilt für alle Rechnungen, außer sogenannte “Direktaufträge”, welche eine Grenze von 1000 EUR nicht überschreiten dürfen.

    Die Verantwortung zur Umsetzung liegt bei den Unternehmen. Diese müssen nun ihre System auf das neue Format umstellen.

    Vorteilhaft hat sich hierbei das weiter oben beschriebene hybride Forma “ZUGFeRD” in der Version 2.1.1. herausgestellt, da es Bilddaten und Strukturdaten kombiniert.

    Solltest du mit öffentlichen Einrichtungen arbeiten und Rechnungen an diese stellen, haben sie dir wahrscheinlich schon alle relevanten Informationen hierzu mitgeteilt.

    Jeder Lieferant braucht somit eine “Leitweg-ID” seitens der Bundesbehörde.

    Zentraler Rechnungseingang des Bundes (ZRE Bund) - Login
    Zentraler Rechnungseingang des Bundes (ZRE Bund) - Login

    Diese Leitweg ID identifiziert nicht den Lieferanten, sondern bestimmt den genauen Rechnungsempfänger der Rechnung, wenn eine Rechnung in die zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes eingereicht wird.

    Somit kann die Behörde genau ermittelt werden und die Weiterleitung an diese durch die Systeme automatisch erfolgen.

    Die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes schaut z.B. so aus:

    xrechnung.bund.de

    Weitere Informationen zum korrekten Rechnungsversand, sowie zum Thema E-Rechnung erhältst du auch auf den Seiten der Bundesregierung unter: https://www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller/

    E-Rechnung erstellen mit Hilfe von orbnet

    Puh, das Thema elektronische Rechnung kann schon teilweise sehr trocken wirken, oder?

    Damit du dir keinen Kopf um Details machen brauchst und dich auf das fokussieren kannst, was dir Spaß macht und worin deine Kompetenz besteht, gibt es glücklicherweise Online-Rechnungsprogramme, die dich bei der Rechnungsstellung unterstützen.

    E-Rechnung erstellen mit orbnet
    E-Rechnung erstellen mit orbnet

    Der große Vorteil hierbei:

    Die gesamte Implementierung und steuerrechtliche Konformität bleibt nicht an dir hängen.

    Bei orbnet hast du das zuvor angesprochene digitale Rechnungsformat “ZUGFeRD” schon automatisch bei jeder Rechnung implementiert.

    Sämtliche Strukturdaten sind in jeder Rechnung integriert.

    Eine Rechnung erstellst du mit orbnet in wenigen Klicks und das sogar kostenfrei - perfekt zum ausprobieren und für den Start als Jungunternehmer/in 🙂

    Das Beste:

    Wir kümmern uns nicht nur um das Thema Rechnungen, sondern auch unterstützen dich auch bei den Themen Kundenverwaltung, Online-Terminvereinbarung, Belegverwaltung, Online-Banking und vielem mehr! 🙂

    Weitere Posts:

    11. August 2020
    Mit smarter Online Terminvereinbarung den Umsatz steigern!

    Steigere deinen Umsatz drastisch mit unserem Guide zur Online Terminvereinbarung. Jetzt informieren und durchstarten!

    Mehr erfahren
    26. Februar 2021
    Coaching Gespräch - Tipps für umsatzsteigernde Erstgespräche

    Coaching Gespräch sind, vorausgesetzt du wendest diese korrekt an, einer der wichtigsten Umsatztreiber in deinem Business. In diesem Beitrag erhältst du einige Tipps, wie du dein Coaching Gespräch optimieren kannst.

    Mehr erfahren
    10. August 2017
    Coaching im Vollerwerb oder im Nebenberuf

    Du bist in einer Firma angestellt und möchtest für dich selbst und für dein Leben einen neuen Weg gehen. Der Traum nach Selbstständigkeit nagt an dir, jedoch weißt du nicht genau, wie und wann der beste Zeitpunkt hierfür ist bzw. welche Möglichkeiten du überhaupt bzgl. deiner Selbstständigkeit wahrnehmen kannst. Erfahre mehr zu diesem Thema in unserem Interview mit Petra Haasmann.

    Mehr erfahren
    KEIN RISIKO

    Testen Sie orbnet kostenfrei und unverbindlich

    Unser Einrichtungsassistent begleitet Sie bei der Registrierung. Loslegen in 10 Minuten - schnell, einfach, unverbindlich!
    Meine Testphase starten
    Ihre Probezeitraum endet automatisch - Es entstehen Ihnen keine Kosten!
    orbnet-datev-schnittstelle-header-small
    Aus Leidenschaft für Coaching, Beratung und Training​
    Mit 🤟 erstellt in Augsburg​
    Top pencilmagic-wanduseruserscalendar-fullrocketsmilemicenter-downquestion-circlechevron-right-circle