30. November 2016
Gregor | @orbnet

Die goldenen Buchhaltungsregeln

… und dein Steuerberater zollt dir Respekt!

Mit diesen Buchhaltungsregeln wird deine Buchhaltung zum Kinderspiel!

Buchhaltung kann sehr zeitraubend und nervend sein. Immer wieder sitzt man vor Massen an Belegen, sortiert diese und bereitet alles vor, damit der eigene Steuerberater einen Überblick über den aktuellen Unternehmensstatus erhält. Oft überfordert einen die eigene Buchhaltung, sodass man auf externe Hilfe angefordert ist. Das muss jedoch nicht sein! Schon kleine Tipps und Tricks können die Buchhaltung und deren Mysterien einfacher und vor allem klarer gestalten.

Zusätzlich dienen dir diese Buchhaltungsregeln als wichtige Orientierungshilfe zur Einhaltung der  GoBD 

Buchhaltung kann manchmal anstrengend sein. Nichts ist nerviger, als am Ende des Monats noch einmal die letzten Belege für den Steuerberater zusammen suchen zu müssen. Falls man mal gerade kein Rechnungsprogramm zur Hand hat, kann das schon einmal eine halbe Ewigkeit dauern. Um dir das Leben einfacher zu machen haben wir uns etwas Besonderes überlegt.

Wir haben für dich einige Buchhaltungstipps und -tricks vorbereitet, sowie die wichtigsten Buchhaltungsregeln zusammen gestellt. Zusätzlich werden wir zukünftig auf Facebook, sowie Twitter die neuesten Buchhaltungsregeln regelmäßig präsentieren, damit auch du mehr Durchblick bei deiner Buchhaltung erhältst und dich endlich wieder mehr auf dein Kerngeschäft fokussieren kannst.

Wir nennen diese Serie: "Die goldenen Buchhaltungsregeln"

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Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit

Die Eintragungen in den Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

Das heißt, die Geschäftsvorfälle sollten möglichst genau in der Buchhaltung erfasst bzw. korrekt abgebildet werden, so dass man sie einfach nachvollziehen kann – hier solltest du die wahrscheinlichste Annahme verwenden (Willkürfreiheit).

Beispiel: Du buchst eine Rechnung am 28.10.2016 über 148,95 Euro. Das heißt, dass du die Rechnung spätestens bis Ende des Geschäftsjahres buchhalterisch erfasst – mit dem genauen Betrag und nicht auf 149,00 Euro aufrundest. Wenn es sich um einen Bewirtungsbeleg handelt, den du Bar bezahlt hast und dir nicht mehr sicher bist, wie viel Trinkgeld du gegeben hast, geht vom Wahrscheinlichsten aus. Das heißt, wenn du immer 10% Trinkgeld gibst, buchst du das auch entsprechend.

Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit (Nachprüfbarkeit)

Die Buchführung muss klar und übersichtlich durchgeführt werden, so dass ein sachverständiger Dritte die Geschäftsvorfälle nachvollziehen kann.

Das heißt, deine Buchhaltung muss geordnet sein, damit sich ein Sachverständiger innerhalb kurzer Zeit einen Überblick über die Buchungen und die Lage des Unternehmens verschaffen – also nachprüfen kann.

Beispiel: Du erfasst die Buchungen von Oktober. Auf dem Kontoauszug sind die Buchungen nach Datum geordnet. Also musst du auch die Belege entsprechend dem Kontoauszug ordnen und dahinter abheften, damit ein Betriebsprüfer den Bewirtungsbeleg vom 14.10.2016 auch sofort findet, wenn er ihn sucht.

Grundsatz der Einzelbewertung

Jeder Kaufmann hat die einzelnen Vermögensgegenstände bzw. die einzelnen Wirtschaftsgüter und Schulden für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs aufzunehmen. Die Vermögensgegenstände und Schulden zum Abschlussstichtag einzeln zu bewerten.

Das heißt, jeder Posten muss einzeln aufgeführt werden. Das hat den Hintergrund, dass die Aktiv- und Passivseite der Bilanz klar voneinander getrennt werden können. Die gute Nachricht, es gibt Ausnahmen – zum Beispiel bei Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, die regelmäßig ersetzt werden.

Beispiel: Du kaufst ein Auto, Winterreifen, neue Felgen, etc. All diese Vermögensgegenstände führst du extra auf. Wenn du aber Tonnen von Sand, hunderte Schrauben, Drähte, etc. hast, musst du nicht alles extra wiegen und zählen, sondern darfst schätzen. Der Gesetzgeber hält eine Einzelbewertung für unzumutbar.

Stichtagsprinzip

Vermögensgegenstände und Schulden sind zum Abschlussstichtag zu bewerten.

Das heißt, der letzte Tag eures Geschäftsjahres ist der Stichtag. Zu diesem Tag werden alle deine Vermögensgegenstände wie Handys, Computer, Fahrzeuge mit ihrem Wert erfasst.

Beispiel: Am 31. Dezember 2016 steht das Smartphone mit einem Buchwert von 500 Euro in der Bilanz. Am 1. Januar 2017 geht das Handy kaputt, aber trotzdem muss der Wert des Handys zum Stichtag am 31. Dezember 2016 noch für das alte Geschäftsjahr berücksichtigt werden.

Grundsatz der Vollständigkeit

Alle erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

Das heißt, es dürfen keine Geschäftsvorfälle weggelassen oder hinzugefügt werden. Jede Buchung muss so dargestellt werden, wie sie tatsächlich war – auch die Kontoangaben müssen stimmen.

Beispiel: Du hast einen Beleg, den du bar bezahlt hast. Beim Rausgehen aus dem Laden fällt dir der Beleg auf den Boden und die Beträge sind unleserlich. Den Beleg kannst du so nicht mehr einreichen, da er gegen den Grundsatz der Vollständigkeit verstößt. Unser Tipp: Eigenbeleg ausstellen und den unleserlichen Beleg dazu heften.

Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit

Alle Geschäftsvorfälle müssen zeitnah und chronologisch verbucht werden.

Das heißt, wie der Satz oben schon sagt, musst du alle Belege deines Geschäftsjahres chronologisch sortiert verwalten. Als Orientierung gilt, dass Geschäftsvorfälle, die nicht mit Bargeld bezahlt wurden, innerhalb von zehn Tagen erfasst werden müssen. Beim Kassenbuch gilt eine tagesaktuelle Regelung.

Beispiel: Ihr habt einen Laden und führt Kassenbuch. Die einzelnen Verkäufe und daraus resultierenden Einnahmen musst du chronologisch erfassen und abends buchen.

Grundsatz der Sicherheit

Alle Unterlagen müssen ordnungsgemäß archiviert werden.

Das heißt, du musst deine Buchhaltung so organisieren, dass sie nicht verloren gehen kann. Wir empfehlen dafür ja die digitale Lösung 😉 Denn sogar bei unverschuldetem Verlust von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen bist du nicht von der ordnungsmäßigen Buchführung befreit. Darum solltest du deine Daten sichern – und zwar 10 Jahre lang. Der Gesetzgeber nennt das auch „organisatorische Maßnahmen zur Sicherung aller Aufnahmen und Unterlagen“.

Beispiel: Du hast einen Wasserschaden oder einen Brand im Büro und die Belege werden zerstört. Hast du die Buchhaltung elektronisch erfasst, ist das kein Problem. Wenn aber keine Datensicherung vorliegt, hast du gegen den Grundsatz der Sicherheit verstoßen und musst dafür haften. Das Gleiche gilt, wenn du beim Ausmisten die Ordner von vor fünf Jahren schredderst.

Belegprinzip

Keine Buchung ohne Beleg.

Unser Lieblings-Grundsatz, da er so einfach zu verstehen und manchmal doch so schwer einzuhalten ist.

Beispiel: Du kaufst beim Discounter Kaffee für 12,95 Euro. Du buchst 12,95 Euro als Ausgaben für Büroausstattung/Bewirtung und fügst den Originalbeleg dazu.

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