Der Jahresabschluss - mit diesen Regeln glänzt du beim Finanzamt!

Der perfekte Jahresabschluss

In einem Monat steht nicht nur das Weihnachtskind, sondern bald auch das Finanzamt auf der Matte und will den Jahresabschluss sehen. Einen Teil davon macht sicher der Steuerberater – aber auch der muss sich in deiner Buchhaltung zurechtfinden und braucht die Unterlagen. Darum empfehlen wir dir, jetzt schon langsam anzufangen, die wichtigsten Dokumente vorzubereiten. Aber keine Sorge, mit unserer Checkliste für den Jahresabschluss im orbnet Hub hast du den vollen Überblick, was erledigt werden muss – und bis wann. Solltest du zudem noch auf der Suche nach einem intelligenten Rechnungsprogramm sein, stehen wir dir wie immer zur Seite.

Aus was besteht der Jahresabschluss?

Bevor du dich durch die Papiere wühlst, geben wir dir kurz einen Überblick, aus was der Jahresabschluss besteht. Jedes ins Handelsregister eingetragene Unternehmen muss vorweisen:

• Bilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Abschreibungs- und Bewertungsmethoden
• Beteiligungen am Unternehmen
• Anhang: Übersicht über die Mitglieder der Geschäftsführung und ggf. des Aufsichtsrates. Außerdem musst du die Bezüge (Gehälter) angeben und die Anzahl deiner Angestellten.

Bis wann muss der Jahresabschluss erstellt werden?

Das Handelsgesetzbuch (HGB) schreibt vor, dass der Jahresabschluss grundsätzlich innerhalb der ersten 3 Monate nach Ablauf deines Geschäftsjahres aufgestellt werden muss. Kleinstgesellschaften und kleine Gesellschaften haben eine Abgabefrist von sechs Monaten und müssen die Bilanz bis zum 30. Juni (bei Abschlussstichtag 31. Dezember) im nächsten Jahr abgeben.

Eine sogenannte Kleinstgesellschaft bist du, wenn du mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllt:

• weniger als 350.000 Euro Bilanzsumme
• weniger als 700.000 Umsatz in den letzten 12 Monaten
• im Durchschnitt weniger als 10 Angestellte

Bei einer kleinen Gesellschaft sind die Staffelungen:

• weniger als 6 Mio. Euro Bilanzsumme
• weniger als 12 Mio. Euro Umsatzerlöse in den letzten 12 Monaten
• im Durchschnitt weniger als 50 Angestellte

Alle anderen, mittelgroße und große Gesellschaften, sind nach dem HGB dazu verpflichtet, innerhalb von 3 Monaten nach Geschäftsjahresende den Jahresabschluss abzugeben.

Offenlegungsfrist: 12 Monate, sonst wird’s teuer

Die Geschäftsführer müssen die Jahresabschlüsse übrigens persönlich unterschreiben. Als Kapitalgesellschaft (AG, GmbH, UG) und Personenhandelsgesellschaft (OHG, KG) musst du den Jahresabschluss veröffentlichen und zwar innerhalb von 12 Monaten nach dem Abschlussstichtag. Wenn du die Frist versäumst, kommt ein Ordnungsgeld zwischen 2.500 und 25.000 Euro auf dich zu.

Der Jahresabschluss wird im Bundesanzeiger veröffentlicht. Man kann sich selber registrieren oder den Zugang vom Steuerberater nutzen.

Anlagevermögen: Vermögensgegenstände erfassen

Zum Anlagevermögen gehört eine Übersicht aller Vermögensgegenstände. Vermögensgegenstände sind Computer, Büroausstattung, Firmenwagen, etc. Erstelle eine Liste und achte darauf, dass alle Zu- und Abgänge (Neukäufe und Verkäufe) richtig erfasst werden. Hier bitte gegebenenfalls mit deinem Steuerberater Rücksprache halten und sich abstimmen Auch Wertminderungen werden dabei berücksichtigt (siehe Abschreibungen).

Abschreibungen

Anschreiben kann man beim Finanzamt leider nicht, abschreiben schon. Das bedeutet, dass die Wertminderungen deines Anlagevermögens entsprechend der Nutzungsdauer berücksichtigt wird. Wenn du dich mit den verschiedenen Abschreibungsregeln auskennst, kannst du das natürlich selber machen. Ansonsten empfehlen wir dir, die Gegenstände selber zu erfassen, die Abschreibungen aber dem Steuerberater zu überlassen, damit du keine steuerlichen Nachteile hast.

Umlaufvermögen: Vorräte erfassen

Man nennt es auch „körperliche Bestandsaufnahme“: die Vorräte für das Umlaufvermögen erfassen. Das übernimmt leider auch kein Steuerberater für dich. Dafür müssen alle Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, halbfertige Produkte, Handelswaren, Treib- und Schmierstoffe aufgelistet werden. Durch Wiegen, Messen und Zählen werden die genauen Werte ermittelt (die klassische Inventur also). Als Kaufmann wirst du davon nur befreit, wenn das unzumutbar ist. Das heißt, wenn du zum Beispiel eine Kiesgrube besitzt, musst du nicht jedes einzelne Sandkorn zählen 😉 Der Bestand wird dann geschätzt.

Fahrtenbuch: Fehleranfällig, beliebt bei Betriebsprüfern

Sind wir mal ehrlich: Wärest du Betriebsprüfer, würdest du dir auch das Fahrtenbuch genauer ansehen. Hier gibt’s übrigens die meisten Beanstandungen. Darum Hand auf’s Herz: private Fahrten an den Gardasee werden auch als solche gekennzeichnet und versteuert. Betriebliche Fahrten müssen lückenlos aufgeführt werden, auch der Kilometerstand muss genau stimmen. Geht beim Fahrtenbuch chronologisch nach Datum und Kilometerstand vor, damit die Fahrten nachvollziehbar sind.

WICHTIG: schreibt euer Fahrtenbuch NICHT kurz vor dem Gang zum Steuerberater (am besten noch mit verschiedenen Farben). Das sieht er nicht so gerne.

Achtung: der Betriebsprüfer akzeptiert nur ein handgeschriebenes Fahrtenbuch, also keine Excel-Tabellen, digitalen Aufstellungen oder gar Tonbandaufnahmen!

Verträge

Schmeiß den Kopierer an und lass ihn heiß laufen! Denn für den Jahresabschluss ist eine Übersicht aller Verträge fällig. Arbeitsverträge, Versicherungen, Darlehensvereinbarungen, Leasingverträge, etc. – alles muss als Kopie vorgelegt werden!

Belege sortieren

Und weiter geht’s mit dem Papier-Tango: alle Belege deiner Einnahmen und Ausgaben müssen vorhanden sein und der Nachvollziehbarkeit halber chronologisch sortiert. Achte darauf, dass die Rechnungsadressen richtig angegeben sind. Sonst musst du bei euren Geschäftspartnern um die Berichtigung bitten. Ein Beleg hat sich verabschiedet? In diesem Fall hast du die Möglichkeit, einen sogenannten Eigenbeleg (Quittung) zu erstellen. Der Nachteil, bei Eigenbelegen darfst du keine Vorsteuer abziehen.

Forderungen und Verbindlichkeiten

Denk daran, auch Forderungen und Verbindlichkeiten aufzuschreiben. Das machst du am besten mit den Saldenbestätigungen – ja, es heißt wirklich so und meint eine schriftliche Erklärung zum Saldo eines Kontos deiner Kunden und Lieferanten. Zum Jahresabschluss musst du prüfen, ob deine Rechnungen noch bezahlt werden und du deine Rechnungen noch bezahlen kannst. Wenn das Risiko hoch ist, dass deine Kunde nicht mehr bezahlen, musst du den Forderungsausfall als Einzel- oder Pauschalwertberichtigung berücksichtigen. Ja, ich weiß, was ihr denkt. Toll, und was heißt das? Hier eine kurze Erklärung:

Einzelwertberichtigung: das Risiko, dass der Kunde die letzte Rechnung nicht mehr bezahlt ist sehr hoch. Euer Kunde ist insolvent, ihr habt schon ein Inkassounternehmen beauftragt oder seid im Rechtsstreit. Dann musst du den Wert der Rechnung berichtigen.

Pauschalwertberichtigung: in den letzten Jahren hast du verschiedene Forderungsausfälle gehabt. Davon berechnest du den Durchschnittswert und buchst in dieser Höhe eine Pauschalwertberichtigung.

Tipps & Tricks zum Jahresabschluss

• Rückstellungen bilden: Pensionen, Steuern, eventuelle Verluste, etc. stehen noch nicht explizit fest, kommen aber mit hoher Wahrscheinlichkeit auf dich zu. Darum kannst du das schon mal als Verbindlichkeiten verbuchen, die den Gewinn mindern.
• Investitionen vorziehen: du weißt genau, dass du nächstes Jahr zwei neue Arbeitsplätze brauchst. Dann kauf die Schreibtische, Bürostühle und Computer am besten noch vor Jahresende. Damit minderst du nämlich den Gewinn und damit auch die Abgaben.
• Rechnungen vorziehen und nach hinten verschieben: Bezahl alle Rechnungen vor Ende des Geschäftsjahres. Auch damit kannst du den Gewinn mindern. Außerdem kannst du deine Kunden bitten, Rechnungen mit hohen Beträgen erst im neuen Jahr zu überweisen.