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25. Januar 2022
Jenny | @orbnet

Stress im Business? Verwende eines dieser 5 Online Buchungssysteme!

    Du möchtest deinen Kunden auf deiner Website Onlinetermine anbieten, suchst aber noch nach der richtigen Software dafür? Wir stellen dir die Top 5 Online Buchungssysteme vor und verraten dir, worauf du achten musst!

    Das Wichtigste in Kürze

    • Mit einem Online Buchungssystem lassen sich zahlreiche aufwändige Alltagsaufgaben im Business ersetzen.
    • Onlinetermine reduzieren Terminausfälle um bis zu 70 % oder mehr.
    • Kunden lieben es, wenn sie sich 24/7 ihre Termine selber online buchen können.
    • Online Terminvereinbarung Softwares sollten sich deinem Business anpassen können und flexibel sein.
    • Die in unseren Augen besten Anbieter für Online-Terminvereinbarung findest du im Ranking.
    • orbnet ist derzeit der einzige Anbieter auf dem Markt, der neben der Onlineterminierung auch Buchhaltung inbegriffen hat.

    Du liegst gerade 2022 absolut im Trend, wenn du als Coach, Berater, Trainer oder Dienstleister aller Art, deinen Kunden Onlinetermine zur Terminvereinbarung zur Verfügung stellen möchtest! Und du bist hier, weil du dir jetzt folgende Fragen stellst:

    • Was muss ein Online Buchungssystem können?
    • Was versteht man unter einem Online Buchungssystem?
    • Welche Vorteile hat die Online Terminvereinbarung für meine Kunden und mich?
    • Warum sollten meine Kunden online buchen?
    • Welche Anbieter für Onlinetermine gehören zu den Besten auf dem Markt?
    • Gibt es auch ein gutes Online Buchungssystem für Kurse und Veranstaltungen?

    Wie sieht ein gutes Online Buchungssystem aus?

    Ein Online Buchungssystem regelt primär eine essenzielle Sache in deinem Unternehmeralltag: Sie vereinfacht die meist lästigen Terminvereinbarungsvorgänge und verschafft dir mehr Zeit und Freiraum für das Wichtige!

    Mehr Zeit im Alltag
    Online Buchung verschafft mehr Zeit für Privates!

    Heißt im Klartext: Du und deine Mitarbeiter ersparen sich stundenlanges Telefonieren, nerviges E-Mail Pingpong mit neuen oder bestehenden Kunden und vor allem kostspielige Terminausfälle.

    Der Grund: Deine Kunden buchen, verschieben oder stornieren ihre Termine selbst. Über dein Online Buchungssystem auf deiner Website. Kurz vor dem Termin erhalten sie eine Terminerinnerung per Mail oder SMS und vergessen diesen nicht.

    Lesetipp: Wenn du mehr darüber wissen möchtest, wie du teure Terminausfälle vermeiden kannst, lies unseren Artikel hierzu.

    Damit du dich jetzt aber auch für die richtige Software entscheiden kannst, hier die wichtigsten Punkte, auf die du bei deiner Wahl achten solltest:

    Flexible Anpassung an dein Business

    Eine der wichtigsten Anforderungen an deine Software: Sie muss sich flexibel an dein Unternehmen und an dich anpassen können. Flexibilität.

    Du solltest die nötigen Optionen haben, deine Onlinebuchungen flexibel und individuell zu gestalten. Es ist nur logisch, dass ein Coach & Berater andere Anforderungen an ihre Online Terminbuchung haben, als ein Dienstleister aus dem Handwerk.

    Wie könnte das aussehen? Beispielsweise sollte die Möglichkeit bestehen, dass deine Kunden dir eine Notiz zu ihrem gebuchten Termin hinterlassen können. Etwa für besondere Wünsche oder Anmerkungen. So kannst auch du dich besser auf den bevorstehenden Termin vorbereiten.

    Oder aber der Kunde sollte angeben können, ob er zum ersten Mal einen Termin bei dir bucht oder bereits als Stammkunde bei dir hinterlegt ist. Auch dies macht vieles planbarer, da du den Überblick darüber behältst, wie viele Neukunden du gewinnst und wie effektiv deine Arbeit bezüglich des Stammkundenaufbaus ist.

    Online Bezahlfunktion

    Auch dieser Punkt kann eine sehr entscheidende Rolle in deinem Business spielen. Achte darauf, dass deine Kunden, die gebuchte Dienstleistung direkt online bezahlen können. Gerade jetzt zu Coronazeiten legen viele Menschen Wert darauf, bargeldlos zu bezahlen. Zudem vereinfacht es erneut einen weiteren Vorgang in deinem Alltag, für den du andernfalls zusätzlich Aufwand betreiben müsstest.

    Das große Plus: Weniger Umsatzeinbußen. Werden Termine zu kurzfristig storniert, so hast du zumindest keinen finanziellen Schaden zu tragen.

    Kalendersynchronisierung

    Du wirst wahrscheinlich weniger Lust darauf haben, alle Informationen, Termine und Daten doppelt und dreifach überall einzutragen, richtig? Wenn dem so ist, achte auf die Funktion der Kalendersynchronisierung.

    Du solltest die Software mit deinem Google- oder Outlook-Kalender synchronisieren können. So werden beispielsweise auch automatisch alle gesetzlichen Feiertage, Schließzeiten deines Ladens oder Terminüberschneidungen eingetragen.

    Ebenso können auf diese Weise von dir eingetragene private Termine mit dem Online Buchungskalender für deine Kunden synchronisiert werden. Kunden stehen diese Termine dann automatisch nicht mehr zur Buchung zur Verfügung.

    Optionen zur Onlineterminierung

    Du solltest auf jeden Fall sicherstellen, dass deine Kunden über mehrere Wege Zugang zur Onlineterminierung haben. So solltest du beispielsweise per Link auf deiner Facebook oder Instagramseite auf die Online Terminvereinbarung zugreifen können.

    Onlinetermine via Social Media
    Lass dich über deine Social Media Kanäle einfach buchen!

    Wichtig ist, dass die Software dazu mehrere Möglichkeiten bietet. Integriert unter anderem die Software die Erstellung einer Landingpage, so kannst du auch über diese mehr Kunden dafür begeistern, online einen Termin bei dir zu buchen.

    Geräteunterstützung

    Du willst die Software natürlich auch von deinem Smartphone oder Tablett nutzen können. Etwa dann, wenn du unterwegs bist oder auch in der Arbeit andere Endgeräte als deinen Computer verwenden möchtest. Stelle also sicher, dass deine Software die Geräte hierfür unterstützt.

    DSGVO / Datenschutz

    Da bei einer Online Buchungssoftware stets persönliche Daten übermittelt werden, musst du dich an die gesetzliche Datenschutzgrundverordnung halten. Stelle hier also sicher, dass deine gewählte Software den europäischen Datenschutzstandards entspricht.

    Wie finde ich jetzt das beste Buchungssystem für Onlinetermine?

    Um für dich als Unternehmer das beste System und die beste Software zu finden, solltest du wissen, wie du bei deiner Suche danach vorgehst:

    1. Stelle fest, wie du dir die Online Terminbuchung für deine Kunden vorstellst und was dir bei einem System noch wichtig ist.
    2. Erstelle eine Liste mit all deinen Kriterien: Welche Funktionen muss die Software aufweisen?
    3. Vergleiche die Anbieter auf dem Markt, hinsichtlich des Preis- und Leistungsverhältnisses.

    Bevor wir jetzt zu den Details einzelner Softwares von beliebten Anbietern kommen, hier ein paar Fakten:

    1. Online-Buchungssysteme gibt es inzwischen zur Genüge.
    2. Die meisten Softwares kommen in einer angemessenen Qualität daher.
    3. Die verschiedenen Preisstufen unterscheiden sich jedoch drastisch voneinander.
    4. Die einzelnen Softwares sind größtenteils sehr unterschiedlich und individuell, was gut ist, denn jeder Dienstleister ist es schließlich auch.
    5. Die Optionen zur Terminbuchung sind ebenfalls in jeder Software unterschiedlich.
    6. Moderne Terminbuchungssysteme können alles, was du brauchst und darüber hinaus.
    7. Die Onlineterminbuchung nimmt jedem Selbstständigen viel Arbeit ab und vereinfacht den Workflow.
    8. Auch gibt es Softwares zur Terminvereinbarung, die sogar eine Buchhaltung und Kundenverwaltung integrieren.

    Diese Fakten machen es zwar nicht unbedingt einfacher, das passende System für sich selbst zu finden, allerdings ist die Vielfalt und Auswahlmöglichkeit super.

    Wie funktioniert ein Online-Terminbuchungssystem auf meiner Website?

    Stell dir ein großes dickes Buch zur Terminverwaltung vor, so wie sie vor Ort von vielen Dienstleistern typischerweise genutzt werden. Und jetzt übertrage das Ganze in den Onlinebereich. That's it!

    Online Terminvereinbarung überall
    Egal wo du bist, dein Online Kalender ist überall einsehbar

    Es finden sich vorab eingestellte freie Termine in deinem Kalender, die sich unter anderem auch bestimmten Mitarbeitern zuteilen lassen. Diese werden dann in einer Datenbank verwaltet, also online auf deiner Website. Sichtbar wird das Ganze in Form einer Liste oder einer Kalenderansicht.

    Wurde ein Termin gebucht, so wird er intern gespeichert und automatisch für andere Kunden blockiert, bzw. unsichtbar gemacht. Die Buchung selbst passiert über ein Formular auf deiner Website - je nach System ist dieses in wenigen Minuten integriert.

    Warum sollten Kunden ihre Termine online buchen?

    Die digitale Terminbuchung bringt viele Vorteile mit - für beide Seiten:

    • Kunden können 24/7 Termine bei dir buchen, egal ob am Wochenende, an Feiertagen oder spät abends.
    • Auch außerhalb deiner Geschäftszeiten sind die Termine buchbar.
    • Die meisten Buchungssysteme ermöglichen auch die Stornierung oder Verschiebung eines Termins.
    • Die Integration einer Online Bezahlfunktion ist in den meisten Buchungssystemen ebenfalls vorhanden. Auch das Hinterlegen der Kreditkartendaten als Sicherheit ist möglich.
    • Die meisten Softwares lassen sich mit deinem Online Kalender synchronisieren.
    • Die Systeme kosten größtenteils weit weniger als das Personal, welches du einstellst.

    Kunden und Unternehmer profitieren beiderseits!

    Wie läuft eine typische Online-Terminvereinbarung ab?

    1. Dein Kunde möchte einen Termin bei dir vereinbaren, ohne dich dafür telefonisch kontaktieren oder dir eine Mail schreiben zu müssen.
    2. Er klickt auf deiner Website auf einen integrierten Button “Termin vereinbaren“ und gelangt automatisch zum Kalender.
    3. Der Kunde wählt die gewünschte Dienstleistung, woraufhin ihm die freien Termine zur Auswahl angezeigt werden.
    4. Jetzt wählt der Kunde aus, ob er direkt bezahlen möchte (oder muss) und schließt dann seine Buchung ab.
    5. Währenddessen wird der Kunde noch nach persönlich benötigten Daten gefragt.

    Natürlich ist es - je nach System - möglich, auch weitere Buchungsschritte zu integrieren. So könnte ein Termin beispielsweise für mehrere Personen gebucht werden. Oder eine Zusatzleistung wird zur Terminbuchung hinzugefügt.

    Diese 5 Softwarelösungen für Onlinetermine solltest du kennen:

    Nachfolgend stellen wir dir hier die bekanntesten und mitunter besten Online Buchungssysteme vor, die du gerne selbst einmal in Sachen Leistung und Preis gegenüberstellen kannst. Welche Software am Ende am besten zu dir passt, musst natürlich du entscheiden. Alle Anbieter im Vergleich:

    1. Calendly - Online Terminvereinbarung
    2. Acuity Scheduling - Sprachfunktion
    3. orbnet - Onlinetermine, Buchhaltung + Kundenverwaltung
    4. timify - für viele Branchen und Großunternehmen
    5. cituro - digitale Terminplanung & Online Buchung

    Calendly

    calendly Terminvereinbarung
    Calendly

    Calendly gehört zu den wohl bekanntesten Terminplanungs-Softwares und vor allem Neugründer profitieren von der Benutzerfreundlichkeit und der schönen übersichtlichen Oberfläche. Außerdem stehen hier unbegrenzt viele Termine zur Verfügung und das schon in der Free-Version.

    Für wen eignet sich Calendly?

    Calendly konzentriert sich auf die Planung und Organisation von Terminen, überwiegend solchen, die online stattfinden. Größere Gruppentermine lassen sich mit dieser Software super organisieren und planen. Für viele Branchen geeignet.

    Vorteile von Calendly

    • Terminplanung in verschiedenen Zeitzonen möglich, für viele eine wichtige Funktion
    • Gruppentermine sind einfach per einmaligem Calendly-Link organisiert
    • Einzel- oder Gruppentermine sind sinnvoll planbar
    • Calendly kann mit dem Kalender von Google oder anderen Anbietern verbunden werden
    • Viele Funktionen bereits in der kostenlosen Grundversion verfügbar
    • Benutzerfreundlich, einfach und schnell integriert
    • 14 Tage gratis Testversion mit allen Funktionen

    Nachteile von Calendly

    • Option zur Online Zahlungsabwicklung erst im Pro-Tarif möglich
    • Zudem kann nur in USD bezahlt werden
    • Zusätzliche Tools für Kundenbetreuung oder Buchhaltung notwendig

    Acuity Scheduling

    Acuity Scheduling Online Terminplanung
    Acuity Scheduling

    Acuity Scheduling wird gerne von großen Unternehmen genutzt und stellt eine benutzerfreundliche Planungslösung dar. Kunden sehen die Verfügbarkeit von Terminen in Echtzeit, können direkt online bezahlen und auch die leistungsstarke Kalenderkoordination sticht hier hervor.

    Für wen eignet sich Acuity Scheduling?

    Für kleine aufstrebende Unternehmen mit großer Konkurrenz stellt diese Software die perfekte Lösung dar. Viel Flexibilität bieten die vielen individuellen Funktionen, die sich individuell an das Unternehmens-CI anpassen lassen.

    Tatsächlich ist Acuity Scheduling die Terminplanungssoftware mit dem größten Funktionsumfang. Es geht hier darum, dich bei deinen Terminen mit deinen Kunden zu unterstützen und alles automatisiert zu planen.

    Gut zu wissen: Acuity Scheduling gehört zum Unternehmen Squarespace, welches als Website-Builder bekannt ist.

    Vorteile von Acuity Scheduling

    • Versenden individuell designter Terminerinnerungen, Bestätigungs- oder Nacherfassungsmails
    • Online Bezahlfunktion per PayPal und anderen Anbietern
    • Verknüpfbar mit anderen Online-Diensten
    • schöne, selbsterklärende Oberfläche
    • verschiedene Terminarten möglich
    • Terminpakete und Gruppentermine
    • Zeitzonen-Management
    • nahtlose Integrationen in die eigenen Systeme

    Nachteile von Acuity Scheduling

    • Die Kosten für die Nutzung der Funktionen können mit der Zeit steigen
    • Es kann etwas Zeit in Anspruch nehmen, ehe man mit den ganzen Funktionen vertraut ist

    orbnet

    orbnet all in softwarelösung für dienstleister
    orbnet All in One Softwarelösung

    Orbnet macht Schluss mit tausend Tool-Lösungen und verknüpft als einzige Software in Deutschland Buchhaltung, Online Terminvereinbarung und Kundenbetreuung. Zahlreiche bekannte und gängige Funktionen werden hier mit neuen und recht ausgeklügelten Integrationen ergänzt.

    Für wen eignet sich orbnet?

    Generell richtet sich die Software hauptsächlich an Coaches, Berater, Trainer (Personal Trainer) und Co. Dafür wurde orbnet konzipiert. Aber auch kleine und mittelständische Dienstleister, wie etwa Handwerker, Therapeuten, Physioleute, der kleine Blumenladen von Nebenan, Tierärzte und Weitere, vertrauen inzwischen ebenfalls auf das ALL-IN-ONE Paket von orbnet.

    Somit ist orbnet mega praktisch, wenn man nicht für alles ein eigenes Tool verwenden möchte. Die Buchhaltung auf der einen Software, die Terminvereinbarung von diesem Anbieter und die Kundenverwaltung übernimmt erneut ein anderes Programm - orbnet vereint und vereinfacht all das.

    Vorteile von orbnet

    • Buchhaltungsfunktionen, Online Terminvereinbarung und Kundenverwaltung in einem Tool!
    • Made in Germany (Augsburg)
    • Versenden individuell designter Terminerinnerungen
    • Online Bezahlfunktion per PayPal und anderen Anbietern
    • Verknüpfbar mit anderen Online-Diensten
    • benutzerfreundliche Oberfläche
    • nahtlose Integrationen in die eigenen Systeme
    • Buchhaltung (Belegverwaltung, Rechnungsstellung, Mahnwesen etc.) inkl. Steuerberaterzugriff
    • übersichtliches Finanz-Dashboard
    • Erstellung von Landingpages meist inklusive

    Nachteile von orbnet

    • orbnet arbeitet derzeit noch an fehlenden Integrationen, die es in anderen Tools bereits gibt

    timify

    timify schnelle Terminbuchung
    timify

    timify wirbt mit einer leistungsstarken und effizienten Terminplanung für Unternehmen und Teams. Dabei bietet die Software umfangreiche Funktionen mit viel Flexibilität, was auch in größeren Unternehmen funktioniert.

    Für wen eignet sich timify?

    Unternehmen, die bereits eine bestehende IT-Infrastruktur haben und auf der Suche nach einem sicheren Tool sind, eignet sich timify super. Der Fokus liegt hier natürlich auch hauptsächlich auf der Terminvereinbarung, diverse Apps ermöglichen jedoch auch nötige Erweiterungen im Bereich der Buchhaltung.

    Vorteile von timify

    • anwendbar in vielen Branchen
    • leistungsfähiges Dashboard mit lokaler und globaler Anpassung
    • Verwaltung von Teams, Leistungen und Ressourcen an mehreren Standorten
    • viele Sprachen möglich
    • individuelle CI Anpassung
    • großer App Marketplace zur Erweiterung von Funktionen

    Nachteile von timify

    • Zugriff auf timify Marketplace Apps erst ab der Premium-Version
    • Engagierte Kundenbetreuung erst ab der Enterprise-Version
    • sehr eingeschränkte Funktionen in der Free Version
    • Abonnement für mindestens 1 Jahr

    cituro

    cituroe online terminbuchungssystem
    cituro

    cituro ist ebenfalls auf den Zug der Online Terminbuchung und Kundenverwaltung aufgesprungen und bietet neben einem Onlinekalender auch praktische Basis-Funktionen und eine faire Preisstaffelung.

    Für wen eignet sich cituro?

    Cituro ist eine gute Lösung für mittelständische und große Unternehmen, aber auch Behörden, Verwaltungen, Versicherungsmakler oder den Einzelhandel im Allgemeinen. Einfach integrierbar lässt sich cituro schnell und unkompliziert direkt anwenden.

    Vorteile von cituro

    • anwendbar in vielen Branchen
    • übersichtliches Dashboard
    • 1 Monat kostenlos und unverbindlich testen
    • automatische Terminerinnerung
    • Ressourcenverwaltung
    • Dienstplanerstellung
    • Praktische Standortverwaltung mehrerer Filialen

    Nachteile von cituro

    • monatliche Zahlung pro Kalender / Staffelung

    Zugegeben, es ist gar nicht so einfach, sich für einen Anbieter zu entscheiden. Achte bei deiner Wahl darauf, dass die Software zu deinem Unternehmen passt. Möchtest du unter anderem ein Tool nutzen, welches neben einer Online Terminierung auch deine Buchhaltung erledigt, wäre orbnet eine gute Option. Aber auch andere Softwares können dir gute Dienste leisten, wenn du lediglich auf der Suche nach einem Online-Terminbuchungssystem bist.

    Fazit

    Onlinetermine liegen im Trend, sowohl bei Unternehmen als auch bei Kunden. Viele von ihnen bevorzugen inzwischen sogar Firmen, die auf ihren Websites die Option der Online Terminvereinbarung anbieten. Es ist einfach, schnell und unkompliziert und das Unternehmen profitiert von weniger Terminausfällen.

    Auf der Suche nach der passenden Online Buchungssoftware stoßen wir auf zahlreiche Anbieter, die sich problemlos und schnell in das eigene System integrieren lassen und cloudbasiert arbeiten. Je nach Anforderungen an die Software sind die von uns im Ranking genannten Anbieter eine gute Wahl.

    Experten wissen warum!

    In Sachen Buchhaltung und Online Terminvereinbarung kennen wir uns aus. Selbst als Entwickler einer praktischen All-in-one-Lösung für Coaches, Berater und Dienstleister, möchten wir dir von den vielen Vorzügen der einzelnen Online Lösungen berichten. Wir sind aus eigener Erfahrung heraus überzeugt davon, dass sich viele betriebliche Zeitfresser und Probleme automatisieren und lösen lassen.

    KEIN RISIKO

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