24. November 2020
Gregor | @orbnet

Calendly oder orbnet - Wo ist der Unterschied?

    Calendly oder orbnet - Aktuell gibt es zahlreiche Anbieter von Terminplanungssoftware.

    Der Platzhirsch ist aktuell Calendly mit einer überwiegenden Mehrheit an Nutzern. Aktuell nutzen nach eigenen Angaben über 5 Millionen Nutzer Calendly monatlich.

    In diesem Artikel beantworten wir die Frage “Calendly oder orbnet” und gehen auf die jeweiligen Unterschiede der beiden Anbieter ein.

    So viel schon einmal vorweg: Es gibt keinen klaren Gewinner oder Verlierer. Jede Software ist auf seine Art und Weise für ihren Zweck “richtig”. Es kommt eben darauf an, was man wie machen möchte und welchen Fokus man in seiner Arbeit setzt.

    Was ist Calendly?

    Calendly ist eine Terminplanungssoftware für kleine Unternehmen, die sich um die automatisierte Terminvergabe kümmert.

    Im Prinzip ein persönlicher Assistent, der prüft, wann du noch Verfügbarkeiten hast und die die lästige Terminvereinbarung mit “E-Mail Ping-Pong” abnimmt.

    Nachdem du dir in Calendly deine Verfügbarkeiten eingestellt hast und auf Wunsch externe Kalender, wie Google Calendar, oder Office 365 eingebunden hast, kannst du bestimmte Buchungsintervalle einstellen.

    Die Buchungsintervalle werden entsprechend auf der Buchungsseite von Calendly angezeigt.

    Nehmen wir an du möchtest 15-Minuten “Kennenlernsessions” kostenfrei anbieten.

    Dein Kunde kann dann komfortabel auf der Buchungsseite diese, je nach Wunsch, buchen. Du erhältst darauf hin eine Bestätigung und weitere Optionen, die diesen Termin betreffen.

    Dein Kunde erhält eine personalisierte Buchungsbestätigung, und, je nach Konfiguration, weitere Einzelheiten zum Termin (z.B “Zoom-Link” usw.).

    Calendly Buchungsseite

    In den Einstellungen von Calendly gibt es diverse Konfigurationsmöglichkeiten. Du kannst Pufferzeiten einfügen, unterschiedliche Meeting-Typen definieren, sogar Zahlungsanbieter einfügen, um deine Termine automatisiert zu verkaufen.

    Calendly hat sich dabei auch auf die Terminvereinbarung zwischen unterschiedlichen Gruppen spezialisiert. Hier können unterschiedliche User in einer Auswahl an Terminen ihre möglichen Wunschtermine “ankreuzen”, sodass am Ende der Terminbuchung ein gemeinsamer Termin gefunden werden kann.

    Zusätzlich können sogenannte “Collective Events” eingebunden werden. Hier wählt man z.B. eine Abteilung, welche mehrere User zugewiesen hat. Der Endkunde kann dann einen Termin wählen, an welchem alle Mitarbeiter Zeit haben.

    Use-Case:

    Stelle dir vor du hast ein “Sales-Team”. Dieses besteht aus Peter und Paul.

    Ein Kunde interessiert sich für dein Produkt bzw. deine Dienstleistung. Dieser kann nun die Abteilung “Sales” aussuchen und hier entweder mit Peter, Paul oder mit beiden gleichzeitig einen Termin vereinbaren.

    Calendly zeigt dann nur die Termine an, an denen Peter und Paul gemeinsam Zeit haben. Das spart noch einmal ordentlich Zeit bei der Terminvereinbarung.

    Wie funktioniert Calendly?

    Calendly ist ein reines Online-Tool, welches komplett ohne Installation auskommt.

    Ebenfalls bietet Calendly für Android und iPhone eigene Apps an, welche eine mobile Nutzung der Software ermöglichen und erleichtern.

    Hier findest du die Apps von Calendly:

    Android (hier klicken)

    IPhone (hier klicken)

    Zusätzlich bietet Calendly zahlreiche Drittintegrationen an, wie z.B. Microsoft Teams, Hubspot, Paypal, Zoom usw.

    Du findest alle Integrationen unter: INTEGRATIONEN CALENDLY

    Du kannst Calendly ebenfalls auf deine eigene Webseite einbinden. Entweder als Weiterleitung zur Buchungsseite von Calendly oder aber nativ in deine Seite eingebunden (Stichwort IFrame).

    In der letzteren Variante ist es jedoch ratsam sich ein wenig mit HTML auszukennen, damit die Einbindung in die eigene Website tadellos funktioniert.

    Calendly macht es jedoch einem auch hier relativ einfach und unterstützt dich in den möglichen Einbindungsvarianten.

    Calendly Widget Einbindung

    Was ist orbnet?

    Wir bieten mit orbnet eine sogenannten “All-In-One” Lösung für Coaches, Berater und Trainer an.

    Diese ist speziell auf die Bedürfnisse dieser Zielgruppe zugeschnitten und hat somit auch Überschneidungen zu Calendlys Terminvereinbarungssoftware.

    Im Bezug auf die Frage “Calendly oder orbnet” hat orbnet jedoch noch einige weitere Features, die so nicht oder nur teilweise in Calendly integriert sind.

    Bei den Grundfunktionen im Zusammenhang der Terminvereinbarung sind sich Calendly oder orbnet gar nicht so unterschiedlich.

    Auch hier kannst du Verfügbarkeiten definieren, Zahlungsanbieter zum Verkauf einbinden oder Reminder und Danke-Bestätigungen konfigurieren.

    Ein großer Vorteil ist hier jedoch auch die Erstellung eigener personalisierter Landingpages, sodass du dich von anderen Nutzern von orbnet deutlich abheben kannst.

    calendly oder orbnet - Personalisierte Landingpage in orbnet

    Eine personalisierte Landingpage kann durchaus die Klickrate, sowie auch die Buchungsrate von Terminen deutlich erhöhen, wenn diese ordentlich optimiert worden ist.

    Hier findest du weitere Details zu unserem Landingpage-Generator.

    Zusätzlich bietet orbnet dir einen eigenständigen Kalender, den du für die Terminvereinbarung nutzen und synchronisieren kannst.

    Anstatt von Google Calendar oder Office 365 hast du somit eine komplett DSGVO-konforme Einbindungsmöglichkeit, da unsere Software in Deutschland entwickelt wurde und auf deutschen Servern gehostet wird.

    Hinweis:

    Eine Nutzung von Google Calendar z.B., selbst in der kostenpflichtigen Version , ist mittlerweile nicht mehr ganz DSGVO-konform. Weitere Details hierzu findest du in unserem Artikel zum Thema “Terminvereinbarung”.

    Ein weiterer Vorteil von orbnet ist die zentralisierte Kundenverwaltung.

    In der Kundenverwaltung werden sämtliche Informationen zum Kunden automatisch eingefügt und sortiert.

    Du musst dich somit nicht mit einer netten “Datenbankfunktion” herumschlagen, sondern orbnet übernimmt für dich schon einen Großteil der Arbeit.

    Unter uns: Nichts ist schlimmer als eine Software zur Kundenpflege zu pflegen, oder?

    Deswegen übernimmt orbnet die teilweise Anlage und Aktualisierung der Datensätze und informiert dich über Änderungen und anstehende Termine. Der Fokus bei dir kann endlich wieder auf dem eigentlichen Coaching liegen.

    Aber der größte Vorteil von orbnet ist der Part der Buchhaltung.

    Buchhaltung ist nach Auffassung der meisten unserer Kunden “unsexy”, kostet Zeit und Geld und gibt einem nicht gerade “Glücksgefühle” bei der Abarbeitung.

    Wir übernehmen für dich diesen Part fast komplett automatisch.

    Folgendes Beispiel:

    1. Kunde bucht ein PAID-Coaching bei dir über eine Stunde z.B.
    2. Kunde wird automatisch in der Kundenverwaltung als “Kunde” angelegt
    3. Kunde zahlt z.B. per PayPal
    4. orbnet erstellt eine Rechnung vollkommen automatisch auf Basis der Informationen des Kunden (steuerrechtliche Konformität)
    5. Du erhältst eine Buchungsbestätigung, Kunde erhält eine Buchungsbestätigung mit integrierten Terminerinnerungen
    6. Am Monatsende exportiert dein Steuerberater alle steuerrelevanten Belege automatisch im DATEV-Format

    Cool? Sehr cool!

    orbnet erstellt für dich automatisch eine Rechnung

    Zusätzlich haben wir noch weitere Funktionen, die dir das Leben noch weiter erleichtern.

    Wie z.B. ein Online-Banking, oder eine Belegverwaltung oder vieles mehr.

    Du kannst orbnet auch direkt unverbindlich und kostenfrei ausprobieren 🙂

    Wie funktioniert orbnet?

    Die Software ist ein reines Software-as-a-Service Produkt. Das heißt deine Daten liegen in der Cloud und wir kümmern uns ausschließlich um die Funktionsvielfalt, die Sicherung und den Datenschutz.

    Unser Serverstandort ist in Deutschland, die Software wird im schönen Augsburg entwickelt und betreut und du genießt persönliche Onboardings mit unseren Mitarbeitern.

    Aktuell befindet sich orbnet in der Planungsphase zu eigenen Apps in den jeweiligen Appstores, sowie der Integration von Drittanbietern.

    Wir wissen natürlich, dass du noch weitere Software nutzt bzw. nutzen möchtest, also öffnen wir orbnet nicht nur für Drittanbieter, sondern auch zur Schnittstelle mit einer eigenen API.

    Bezüglich der Anbindung der Terminvereinbarung auf deiner eigenen Website hast du ebenfalls mehrere Möglichkeiten.

    Die meisten Nutzer von orbnet bedienen sich dem Landingpage-Generator und binden die Landingpages z.B. über Ihre Navigation bzw. deren Menüs an, mit einem Klick auf “Buche einen Termin” kommt man dann direkt auf die Landingpage von orbnet.

    Zusätzlich kannst du bei uns eigene “Buttons” erstellen, welche sich nahtlos in dein CI einbinden und den Buchungskalender direkt in einem Pop-Up auf deiner Website aufrufen.

    Du kannst orbnet mit versch. Optionen in deine Website einbinden

    Das ist für die meisten deiner Kunden sehr komfortabel, da diese deine Website nicht verlassen müssen.

    Insgesamt hast du somit drei Möglichkeiten zur Einbindung:

    1. Eigene Landingpage erstellen mit dem Buchungskalender
    2. Buchungskalender direkt auf einer Unterseite von dir einbinden
    3. Buchungskalender per “Button” und Pop-Up auf deiner Website einbinden

    Teilweise empfiehlt es sich auch mit den diversen Einbindungsmöglichkeiten zu spielen bzw. diese einfach zu testen. Somit weist du am Ende, welche Möglichkeit deiner Zielgruppe am besten gefällt, und welche die höchste Conversion-Rate bringt.

    Was unterscheidet Calendly zu orbnet?

    Der Hauptunterschied bei Calendly oder orbnet besteht in den Funktionen und der Integration dieser Funktionen.

    Calendly hat sich auf eine dezentrale Integration spezialisiert. Unterschiedliche Anbieter können direkt oder per Zapier angebunden werden. So kann man sich seine eigene “Konfiguration” an Software zusammen stellen.

    Bei orbnet haben wir uns auf die native Integration fokussiert, um bestimmte Prozesse noch weiter zu optimieren und zu vereinfachen. Die Anbindung übernehmen wir somit für dich und sichern somit eine einfachere und standardisierte Anbindung deiner Prozesse.

    Wir sind kein reiner Anbieter von Terminvereinbarung, sondern verstehen uns als Automatisierungssoftware für die internen Prozesse von Coaches, Berater und Trainern.

    Das heißt neben der Terminvereinbarung optimieren wir deine Kundenverwaltung, deine Rechnungsstellung, dein Projektmanagement, sowie weitere einzelne Aspekte deines Unternehmens und verbinden diese smart miteinander.

    Ein Beispiel hierzu habe ich dir im Abschnitt “Was ist orbnet” gegeben.

    Der Punkt der Terminvereinbarung ist bei uns ständig im Ausbau und wir erweitern diesen mit neuen Funktionen. Bezüglich der Grundfunktionen unterscheiden sich Calendly und orbnet nicht voneinander.

    Wenn man sich jedoch die Details ansieht gibt es hier Unterschiede.

    Calendly hat sich sehr auf die Vereinbarung von Terminen mit unterschiedlichen Usern spezialisiert. Spezielle Funktionen, wie “Round Robin” oder “Collective Appointment” erleichtern Teams die Buchung ungemein.

    Aktueller Fokus bei orbnet ist die Automatisierung von Einzelterminen, Workshops und Seminaren.

    Team-Funktionen stehen bei uns auf der Roadmap und werden in den nächsten Releases ausgerollt, sodass wir auch hier größere Teams mit mehreren Beratern gut unterstützen können.

    Calendly oder orbnet? Auf die Wünsche kommt es an...

    Calendly oder orbnet, was ist besser?

    Ein Anwalt würde hier wahrscheinlich sagen: “Das kommt darauf an...”

    Ähnlich ist es auch bei Calendly oder orbnet.

    Je nachdem, welche Funktionen du als wichtig erachtest, ist entweder Calendly oder orbnet die bessere Wahl.

    Folgende Fragen solltest du dir hierbei überlegen:

    • Arbeite ich alleine oder mit einem Team?

    Falls du im Team arbeitest und hier mehrere Team-Mitglieder in “Abteilungen” anbinden möchtest, würde ich dir aktuell (noch) zu Calendly raten.

    • Möchte ich meine Buchhaltung automatisieren?

    Da Buchhaltung in Calendly nicht integriert ist und die Rechnungsstellung manuell nach der Buchung eines Termins gemacht werden muss, würde ich dir, falls du die Buchhaltung ebenfalls optimieren möchtest, aktuell zu orbnet raten. Falls Buchhaltung aktuell keine Rolle spielt, ist entweder Calendly, oder aber auch orbnet in der kostenfreien Variante, eine gute Option.

    • Brauche ich eine Kundenverwaltung?

    Möchtest du wissen, wer wann was bei dir gebucht hat? Möchtest du Kunden tatsächlich als Einträge verwalten und diesen im Nachgang weitere Dienstleistungen anbieten?

    Wir bieten dir mit der integrierten Kundenverwaltung eine gute und übersichtliche Möglichkeiten deine Kunden im Überblick zu behalten.

    • Ist mir Datenschutz wichtig bzw. eine DSGVO-Konformität?

    Aktuell bietet Calendly leider keine Möglichkeit an zu 100% DSGVO-konform eingebunden zu werden, da der Serverstandort außerhalb der EU liegt.

    Wir hosten orbnet zu 100% in Deutschland in einem deutschen Rechenzentrum und gewährleisten somit eine 100%ige Datenschutzkonformität.

    Zusätzlich unterstützen wir dich natürlich im Support zu den normalen Geschäftszeiten.

    • Möchte ich eine Software nutzen anstatt Drittanbieter-Software anzubieten?

    Falls du dir einen komplexen Sales-Funnel mit diverser Software aufgbaut hast und diese miteinander verbinden möchtest ist Calendly die richtige Wahl. Unabhängig vom DSGVO-Aspekt kannst du mit Calendly durch die Anbindung von Zapier fast jede x-beliebige Software anbinden.

    Bitte beachte aber auch, dass Zapier einen weiteren Account erfordert und, je nach Komplexität des Funnels, zusätzliche Kosten verursacht.

    • Möchtest du wissen, ob Coachings schon bezahlt wurden und das Finanzielle immer im Überblick behalten?

    Durch das integrierte Online-Banking zusammen mit der automatisierten Rechnungsstellulng und der Belegverwaltung weiß orbnet immer, wann und ob deine Coachings vom Kunden bezahlt wurden.

    Zusätzlich bieten wir unseren Kunden die in Deutschland sehr beliebten Kaufformen “Kauf auf Rechnung”, sowie “Barzahlung” an.

    “Kauf auf Rechnung” wird z.B. sehr häufig für Offline-Workshops und Seminare verwendet. Die Option der Barzahlung wird oft von Personal Trainern und Fitness-Coaches bevorzugt.

    Je nachdem, was dich persönlich im Business weiterbringt und worauf der Fokus bei dir liegt, unterstützt dich sowohl Calendly, als auch orbnet bei der Optimierung deiner Prozesse.

    Denn eines ist ganz klar: EINE Software ist schon einmal besser als KEINE 🙂

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