Buchhaltung mal einfach: Diese Buchhaltungsregeln helfen dir garantiert!

Mit diesen Buchhaltungsregeln wird deine Buchhaltung zum Kinderspiel!

Buchhaltung kann sehr zeitraubend und nervend sein. Immer wieder sitzt man vor Massen an Belegen, sortiert diese und bereitet alles vor, damit der eigene Steuerberater einen Überblick über den aktuellen Unternehmensstatus erhält. Oft überfordert einen die eigene Buchhaltung, sodass man auf externe Hilfe angefordert ist. Das muss jedoch nicht sein! Schon kleine Tipps und Tricks können die Buchhaltung und deren Mysterien einfacher und vor allem klarer gestalten.

Buchhaltung kann manchmal anstregend sein. Nichts ist nerviger, als am Ende des Monats noch einmal die letzten Belege für den Steuerberater zusammen suchen zu müssen. Falls man mal gerade kein Rechnungsprogramm zur Hand hat, kann das schon einmal eine halbe Ewigkeit dauern. Um dir das Leben einfacher zu machen haben wir uns etwas Besonderes überlegt.

Wir haben für dich einige Buchhaltungstipps und -tricks vorbereitet, sowie die wichtigsten Buchhaltungsregeln zusammen gestellt. Zusätzlich werden wir zukünftig auf Facebook, sowie Twitter die neuesten Buchhaltungsregeln regelmäßig präsentieren, damit auch du mehr Durchblick bei deiner Buchhaltung erhälst und dich endlich wieder mehr auf dein Kerngeschäft fokussieren kannst.

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Wir nennen diese Serie: „Die goldenen Buchhaltungsregeln“

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Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit

Die Eintragungen in den Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

Das heißt: Die Geschäftsvorfälle sollten möglichst genau in der Buchhaltung erfasst bzw. korrekt abgebildet werden, so dass man sie einfach nachvollziehen kann – hier solltet ihr die wahrscheinlichste Annahme verwenden (Willkürfreiheit).

Beispiel: Ihr bucht eine Rechnung am 28.10.2016 über 148,95 Euro. Das heißt, dass ihr die Rechnung spätestens bis Ende des Geschäftsjahres buchhalterisch erfasst – mit dem genauen Betrag und nicht auf 149 Euro aufrundet. Wenn es sich um einen Bewirtungsbeleg handelt, den ihr Bar bezahlt habt und euch nicht mehr sicher seid, wie viel Trinkgeld ihr gegeben habt, geht ihr vom Wahrscheinlichsten aus. Das heißt, wenn ihr immer 10 Prozent Trinkgeld gebt, bucht ihr das auch entsprechend.

Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit (Nachprüfbarkeit)

Die Buchführung muss klar und übersichtlich durchgeführt werden, so dass ein sachverständiger Dritte die Geschäftsvorfälle nachvollziehen kann.

Das heißt: Eure Buchhaltung muss geordnet sein, damit sich ein Sachverständiger innerhalb kurzer Zeit einen Überblick über die Buchungen und die Lade des Unternehmens verschaffen – also nachprüfen kann.

Beispiel: Ihr erfasst die Buchungen von Oktober. Auf dem Kontoauszug sind die Buchungen nach Datum geordnet. Also müsst ihr auch die Belege entsprechend dem Kontoauszug ordnen und dahinter abheften, damit ein Betriebsprüfer den Bewirtungsbeleg vom 14.10.2016 auch sofort findet, wenn er ihn sucht.

Grundsatz der Einzelbewertung

Jeder Kaufmann hat die einzelnen Vermögensgegenstände bzw. die einzelnen Wirtschaftsgüter und Schulden für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs aufzunehmen. Die Vermögensgegenstände und Schulden zum Abschlussstichtag einzeln zu bewerten.

Das heißt: Jeder Posten muss einzeln aufgeführt werden. Das hat den Hintergrund, dass die Aktiv- und Passivseite der Bilanz klar voneinander getrennt werden können. Die gute Nachricht: Es gibt Ausnahmen – zum Beispiel bei Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, die regelmäßig ersetzt werden.

Beispiel: Ihr kauft ein Auto, Winterreifen, neue Felgen, etc. All diese Vermögensgegenstände führt ihr extra auf. Wenn ihr aber Tonnen von Sand, hunderte Schrauben, Drähte, etc. habt, müsst ihr nicht alle extra wiegen und zählen, sondern dürft schätzen. Der Gesetzgeber hält eine Einzelbewertung für unzumutbar.

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Stichtagsprinzip

Vermögensgegenstände und Schulden sind zum Abschlussstichtag zu bewerten.

Das heißt: Der letzte Tag eures Geschäftsjahres ist der Stichtag. Zu diesem Tag werden alle eure Vermögensgegenstände wie Handys, Computer, Fahrzeuge mit ihrem Wert erfasst.

Beispiel: Am 31. Dezember 2016 steht das Smartphone mit einem Buchwert von 500 Euro in der Bilanz. Am 1. Januar 2017 geht das Handy kaputt, aber trotzdem muss der Wert des Handys zum Stichtag am 31. Dezember 2016 noch für das alte Geschäftsjahr berücksichtigt werden.

Grundsatz der Vollständigkeit

Alle erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

Das heißt: Es dürfen keine Geschäftsvorfälle weggelassen oder hinzugefügt werden. Jede Buchung muss so dargestellt werden, wie sie tatsächlich war – auch die Kontoangaben müssen stimmen.

Beispiel: Ihr habt einen Beleg, den ihr Bar bezahlt habt. Beim Rausgehen aus dem Laden fällt euch der Beleg auf den Boden und die Beträge sind unleserlich. Den Beleg könnt ihr so nicht mehr einreichen, da er gegen den Grundsatz der Vollständigkeit verstößt. Unser Tipp: Eigenbeleg ausstellen und den unleserlichen Beleg dazu heften.

Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit

Alle Geschäftsvorfälle müssen zeitnah und chronologisch verbucht werden.

Das heißt: Wie der Satz oben schon sagt, müsst ihr alle Belege eures Geschäftsjahres chronologisch sortiert verwalten. Als Orientierung gilt, dass Geschäftsvorfälle, die nicht mit Bargeld bezahlt wurden, innerhalb von zehn Tagen erfasst werden müssen. Beim Kassenbuch gilt eine tagesaktuelle Regelung.

Beispiel: Ihr habt einen Laden und führt Kassenbuch. Die einzelnen Verkäufe und daraus resultierenden Einnahmen müsst ihr chronologisch erfassen und abends buchen.

Grundsatz der Sicherheit

Alle Unterlagen müssen ordnungsgemäß archiviert werden.

Das heißt: Ihr müsst eure Buchhaltung so organisieren, dass sie nicht verloren gehen kann. Wir empfehlen dafür ja die digitale Lösung 😉 Denn sogar bei unverschuldetem Verlust von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen seid ihr nicht von der ordnungsmäßigen Buchführung befreit. Darum müsst ihr eure Daten sichern – und zwar 10 Jahre lang. Der Gesetzgeber nennt das auch „organisatorische Maßnahmen zur Sicherung aller Aufnahmen und Unterlagen“.

Beispiel: Ihr habt einen Wasserschaden oder einen Brand im Büro und die Belege werden zerstört. Habt ihr die Buchhaltung elektronisch erfasst, ist das kein Problem. Wenn aber keine Datensicherung vorliegt, habt ihr gegen den Grundsatz der Sicherheit verstoßen und müsst dafür haften. Das Gleiche gilt, wenn ihr beim Ausmisten die Ordner von vor fünf Jahren schreddert.

Belegprinzip

Keine Buchung ohne Beleg.

Das heißt: Stimmt. Unser Lieblings-Grundsatz, da er so einfach zu verstehen und manchmal doch so schwer einzuhalten ist.

Beispiel: Ihr kauft beim Rewe Kaffee für 12,95 Euro. Ihr bucht 12,95 Euro als Ausgaben für Büroausstattung/Bewirtung und fügt den Originalbeleg dazu.

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